Gmina jest zobowiązana do sporządzania sprawozdań rzeczowo-finansowych z opieki nad dziećmi w wieku do lat trzech i przekazywania ich wojewodzie. Wzór i terminy składania tych sprawozdań określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej, które 6 września wchodzi w życie.
Zgodnie z nim w tym roku sprawozdania składa się do 20 października za okres od 4 kwietnia do 30 września 2011 r. Za okres od 1 października do końca roku należy je złożyć do 20 stycznia 2012 r.
W latach kolejnych (od 2012 r.) gminy będą składać sprawozdania również dwa razy do roku. Za pierwsze sześć miesięcy (od 1 stycznia do 30 czerwca) w terminie do 15 lipca, kolejne – za okres od 1 lipca do 31 grudnia – już w roku następnym, do 15 stycznia.
W formularzu sprawozdania, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia, samorządy będą musiały podać m.in.: liczbę żłobków i klubów dziecięcych utworzonych i prowadzonych przez gminę lub inne podmioty, liczbę miejsc dla dzieci, liczbę zatrudnionych osób oraz koszty związane z pobytem dziecka w żłobki (klubie dziecięcym).
W części D sprawozdania samorząd poinformuje o niezaspokojonym zapotrzebowaniu na miejsca w instytucjach opieki nad dzieckiem według stanu na ostatni dzień okresu sprawozdawczego. Informację tę sporządza się na podstawie danych z list rezerwowych oraz z innych źródeł.
