Marcin Kowalski jest konsultantem w firmie Human Partner i pełnomocnikiem na Dolny Śląsk Polskiej Izby Firm Szkoleniowych. Swoją pierwszą konferencję organizował sześć lat temu. Dotyczyła rozwoju i wspierania małych i średnich przedsiębiorstw. Gdyby mógł cofnąć czas, co by zmienił? — Na pewno wcześniej zamówiłbym zaproszenia i wysłał je do uczestników imprezy. Było z tym trochę nerwów — mówi Kowalski. Dodaje, że gdyby dziś robił tamtą konferencję, to do zaproszeń dołączyłby mapkę miejsca, w którym odbywała się impreza oraz zawalczył o większy patronat medialny nad imprezą.
Jak dobrze zorganizować konferencję? Co powinny wiedzieć osoby, które zabierają się za to po raz pierwszy? Potrzebne informacje można znaleźć m.in. na portalu www.konferencje.info.pl. — Organizacja takich imprez to ciekawe wyzwanie i na pewno wszystko pójdzie dobrze — uważają autorzy poradnika.
Pierwszym krokiem, jaki trzeba zrobić przed organizacją takiej imprezy, jest wymyślenie całej koncepcji, tematu, formuły jej organizacji, a także imprez towarzyszących jak wystawy, pokazy, targi czy sesje panelowe. Organizatorzy powinni już o tym myśleć rok — dwa przed datą rozpoczęcia konferencji. Następnym krokiem przy organizacji jest ustalenie przybliżonego budżetu imprezy. Powinien być on znany na roku do 1,5 przed jej rozpoczęciem. W tym samym czasie organizator powinien myśleć już o warunkach uczestnictwa, wstępnej liście prelegentów, gości, VIP-ów, wybrać organizatora, który będzie realizował zamierzenia. Trzeba też myśleć już nad datą imprezy, miejscem. Można też wstępnie zarezerwować salę, gdzie odbędzie się konferencją. — Rok przed imprezą należy też myśleć o strategii promocji, szukać sponsorów i patronów medialnych — radzą autorzy z portalu konferencje.info.pl.
Gdy do konferencji został rok, warto pojechać i obejrzeć obiekt, w którym odbędzie się impreza. Trzeba zwrócić uwagę na jego funkcjonalność. Nie wolno ominąć żadnej sali, w której będą nasi goście. Co dalej robić? Trzeba ustalić listę i rodzaj potrzebnego sprzętu, który będziemy chcieli wykorzystać podczas spotkania i wybrać jego dostawcę. Jeśli konferencja ma być międzynarodowa, to już pół roku przed nią warto zarezerwować doświadczonych tłumaczy. Poza tym trzeba wybrać dostawców usług okołokonferencyjnych, czyli np. transport, katering, oprawa plastyczna czy filmowa. — Głównym kryterium wyboru nie może być cena, a doświadczenie i referencje — tłumaczą specjaliści z konferencje.info.pl. Potwierdza to Marcin Kowalski. — Wszystkie te rzeczy mają wpływ na to, czy uczestnicy odbiorą konferencję jako udaną, czy nie. Nie może być tak, że na trwającym kilka godzin spotkaniu nie będzie nic do jedzenia, bo nawet najlepsi mówcy nie są w stanie skupić na sobie uwagi, gdy słuchacze są głodni – tłumaczy konsultant z Human Partner.
Reklamuj się przed, reklamuj się w czasie
