Ciekawym przykładem outsourcingu IT są usługi związane z zarządzaniem wydrukami. W dużych, złożonych, wielooddziałowych organizacjach mogą działać setki, a nawet tysiące urządzeń drukujących. Często są rozmieszczone dość przypadkowo. Są to modele różnych producentów, co oznacza konieczność zakupu różnych tonerów i tuszy.
Koszty ich obsługi, nie tylko ludzkie, są gigantyczne.
Sposobem na oszczędności na tym polu są specjalistyczne systemy zarządzania wydrukami.
Wprowadzenie takiego rozwiązania poprzedzone jest audytem polegającym na zebraniu informacji o wszystkich maszynach drukujących, ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Analizie podlega też specyfika prac, do których wykorzystywane są urządzenia. Dzięki temu wiadomo, czy maszyna używana jest prawidłowo i czy stoi we właściwym miejscu. Badanie pozwala też wychwycić, kto drukuje najwięcej.
Rozwiązania do zarządzania wydrukami umożliwiają pełną kontrolę kosztów eksploatacji urządzeń. Pozwalają też, poprzez autoryzację dostępu, na pełną kontrolę wydruków, czyli zapobiegają wyciekowi informacji na zewnątrz firmy. Aplikacje monitorują też stan zużycia urządzeń i tonerów, co gwarantuje ciągłość ich funkcjonowania.
