1 stycznia 2019 mają wejść w życie przepisy opracowane przez resort przedsiębiorczości i technologii, które ograniczą konieczność przechowywania dokumentacji pracownika. Dziś przedsiębiorcy muszą gromadzić takie papierowa akta przez 50 lat, najdłużej w Europie. Nowe regulacje (e-Akta) skrócą ten okres do dekady. Co więcej, dokumentacja będzie mogła być gromadzona w formie cyfrowej, a nie wyłącznie papierowej. Eksperci twierdzą, że to może oznaczać dla firm potężne oszczędności. Szacuje się, że roczne koszty prowadzenia i przechowywania papierowych archiwum tego typu to aż 130 mln zł.
Cyfrowe oszczędności
- Cyfrowa dokumentacja (tzw. paperless - red.) pozwala na znaczne obniżenie kosztów przedsiębiorstw, gdyż wydatki związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają do ponad 15 proc. przychodów przedsiębiorstw - mówi nam Rafał Szczap, prezes Xerox Polska.
Według danych firmy Gartner, optymalizacja procesów druku pozwala zarówno mikroprzedsiębiorstwom, jak i wielkim firmom, na uzyskanie oszczędności na poziomie nawet do 30 proc. - Wielkie firmy kładą duży nacisk na wdrażanie cyfrowych procesów przepływu informacji. To globalny trend - podkreśla prezes Szczap.
Tym z sektora MŚP, ale również administracji państwowej ma pomóc rządowy program "Od papierowej do cyfrowej polski". Jego elementem ma być stworzenie efektywnych i przyjaznych e-usług publicznych, które pozwolą na odejście od papieru. Cyfryzacja kluczowych usług publicznych obejmuje m.in: rozwój serwisu obywatel.gov.pl, programów e-ID (identyfikacja i uwierzytelnianie w e-administracji), e-Zdrowie (elektroniczna dokumentacja medyczna, internetowe konto pacjenta), e-Faktura i e-Paragon, a także wspomniane wcześniej e-Akta. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej ma przyczynić się do przyspieszenia raczkującej cyfrowej transformacji polskich firm. - Przedsiębiorstwom zmiana ta pozwoli ograniczyć zakres formalności. Wymaga to jednak gotowości wdrożenia cyfrowych procesów i otwarcia się na cyfryzację - zaznacza szef Xerox Polska.
I dodaje, że program cyfryzacji wpłynie na zwiększenie bezpieczeństwa polskich firm. - Obieg dokumentów cyfrowych jest bardziej pewny i możliwy do skontrolowania, niż obieg dokumentów papierowych - przekonuje.
