1 stycznia 2019 mają wejść w życie przepisy opracowane przez resort przedsiębiorczości i technologii, które ograniczą konieczność przechowywania dokumentacji pracownika. Dziś przedsiębiorcy muszą gromadzić takie papierowa akta przez 50 lat, najdłużej w Europie. Nowe regulacje (e-Akta) skrócą ten okres do dekady. Co więcej, dokumentacja będzie mogła być gromadzona w formie cyfrowej, a nie wyłącznie papierowej. Eksperci twierdzą, że to może oznaczać dla firm potężne oszczędności. Szacuje się, że roczne koszty prowadzenia i przechowywania papierowych archiwum tego typu to aż 130 mln zł.
Cyfrowe oszczędności
- Cyfrowa dokumentacja (tzw. paperless - red.) pozwala na znaczne obniżenie kosztów przedsiębiorstw, gdyż wydatki związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają do ponad 15 proc. przychodów przedsiębiorstw - mówi nam Rafał Szczap, prezes Xerox Polska.
Według danych firmy Gartner, optymalizacja procesów druku pozwala zarówno mikroprzedsiębiorstwom, jak i wielkim firmom, na uzyskanie oszczędności na poziomie nawet do 30 proc. - Wielkie firmy kładą duży nacisk na wdrażanie cyfrowych procesów przepływu informacji. To globalny trend - podkreśla prezes Szczap.
Tym z sektora MŚP, ale również administracji państwowej ma pomóc rządowy program "Od papierowej do cyfrowej polski". Jego elementem ma być stworzenie efektywnych i przyjaznych e-usług publicznych, które pozwolą na odejście od papieru. Cyfryzacja kluczowych usług publicznych obejmuje m.in: rozwój serwisu obywatel.gov.pl, programów e-ID (identyfikacja i uwierzytelnianie w e-administracji), e-Zdrowie (elektroniczna dokumentacja medyczna, internetowe konto pacjenta), e-Faktura i e-Paragon, a także wspomniane wcześniej e-Akta. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej ma przyczynić się do przyspieszenia raczkującej cyfrowej transformacji polskich firm. - Przedsiębiorstwom zmiana ta pozwoli ograniczyć zakres formalności. Wymaga to jednak gotowości wdrożenia cyfrowych procesów i otwarcia się na cyfryzację - zaznacza szef Xerox Polska.
I dodaje, że program cyfryzacji wpłynie na zwiększenie bezpieczeństwa polskich firm. - Obieg dokumentów cyfrowych jest bardziej pewny i możliwy do skontrolowania, niż obieg dokumentów papierowych - przekonuje.
Poligrafia ma problem
Trend "paperless" nie oznacza jednak, że papier całkowicie odchodzi do lamusa. Branża poligraficzna w Polsce wciąż trzyma się mocno. Wedle prognoz produkcja sprzedana tego sektora osiągnie w br. 16,1 mld zł. Dla porównania w 2015 r. było to 13,9 mld zł. Rodzimy rynek dominuje w Europie Środkowo-Wschodniej pod względem zatrudnienia i przychodów, odpowiadając za 36 proc. wpływów w regionie. W branży pracuje ponad 50 tys. osób, co plasuje nas na 6. miejscu w UE.
Rozwój branży napędza jednak eksport - swoje produkty za granicę sprzedaje już prawie 60 proc. firm, generując dzięki temu 37 proc. udziałów polskiego rynku. Branża zmaga się jednak z problemem braku specjalistów. KPMG podaje, że 90 proc. firm na rodzimym rynku poligraficznym dotyka problem zbyt małej liczby dobrze wykształconych specjalistów. Tymczasem - jak zauważa Mateusz Woźniak, dyrektor sprzedaży systemów produkcyjnych w Konica Minolta - 56 proc. polskich drukarni wśród dominujących trendów wymienia presję na jakość i czas realizacji. Aby podołać tym wyzwaniom, potrzebna będzie wykwalifikowana kadra.
Poznaj najlepsze samorządy w Polsce
- Kształcenie studentów powinno opierać się nie tylko na najnowszej literaturze czy badaniach naukowych, ale też na doświadczeniach praktycznych - wskazuje Konrad Olejnik, dyrektor Instytutu Papiernictwa i Poligrafii Politechniki Łódzkiej.
Jego laboratorium druku otrzymało od firmy Konica Minolta zaawansowaną maszynę druku produkcyjnego. - Pomagając studentom przygotować się do zawodu przygotowujemy branżę na nadchodzące wyzwania - dodaje Mateusz Woźniak.
