fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Pkpir: kiedy wystarczy dowód wewnętrzny

123RF
Przedsiębiorca, który nie otrzymał faktury VAT lub rachunku, ma prawo samodzielnie wystawić dokument potwierdzający firmowe zakupy. Ale tylko w sytuacjach literalnie określonych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi.

Jeśli nie ma innej możliwości, to czy można udokumentować zakup towarów, np. od rolników indywidualnych, dowodami wewnętrznymi, które wskazują, co, kiedy, ile i za ile zakupiono? Czy taki dokument wystarczy do wpisania kwoty wydatku do księgi przychodów i rozchodów? – pyta czytelnik.

W praktyce często zdarzają się sytuacje, gdy np. podatnik prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów i dokonuje zakupów np. od rolników indywidualnych. Zasadniczo dokumentami, które są podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, są faktury VAT oraz rachunki. Jednak przedsiębiorca nie zawsze ma możliwość uzyskania faktury czy rachunku na udokumentowanie poniesionego przez siebie wydatku.

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma do dyspozycji rozwiązanie polegające na możliwości sporządzenia dowodu wewnętrznego jako dokumentu księgowego, który jest podstawą do rozliczenia kosztu w księdze. Ale może je stosować tylko w określonych sytuacjach.

Jakie dane

Stosownie do § 14 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie) na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone przez podatnika dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio wydatkowały pieniądze. Są to dowody wewnętrzne. Określają one:

- w przypadku zakupu – nazwę towaru oraz jego ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

To nie budzi wątpliwości

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury VAT, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, np. dowody opłat bankowych i pocztowych, potwierdzające operację gospodarczą zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Za dowody księgowe uważa się również:

1) dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

2) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

3) dowody przesunięć;

4) dowody opłat pocztowych i bankowych;

5) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, a więc m. in. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość.

Zamknięty katalog

Jednak podatnik nie może wystawić dowodu wewnętrznego na każdą kategorię zakupów czy wydatków, uzasadniając to tylko brakiem możliwości uzyskania faktury. Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2) zakupu od ludności surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, przy czym zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu; na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru;

5) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6) zakupu od ludności surowców wtórnych, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

Przykład

Dowodem wewnętrznym mogą być dokumentowane nabywane przez podatnika części samochodowe (np. opony, lusterka, napinacze pasów, pompa wtryskowa, chłodnice wody, czujniki uderzeniowe itp.), które odpowiadają bezpośrednio pojęciu części składowych (...)(wyrok NSA w Warszawie z 16 grudnia 2010 r., II FSK 1409/09). Chodzi więc o przedmiot stanowiący jakiś dający się wyodrębnić element większej całości. Częścią może być też część zamienna, czyli element, którym można w maszynie zastąpić element zepsuty, zużyty (wyrok WSA w Poznaniu z 8 kwietnia 2009 r., I SA/Po 205/09).

7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8) opłat sądowych i notarialnych;

9) opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do 31 grudnia 2008 r.;

10) wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia (m.in. określenia wystawcy lub wskazania stron [nazwy i adresów] uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, daty wystawienia dowodu oraz daty lub okresu zrealizowania operacji gospodarczej).

Paliwo i delegacje

Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego na wydatki związane z parkowaniem samochodu jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W przypadku podróży służbowych dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

W przypadku wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów mogą one być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Trzeba pamiętać, aby paragon określał ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść poprzez wpisanie danych imiennych (nazwy zakładu), adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru.

Uwaga! Katalog kosztów, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym, jest zamknięty. To oznacza, że nie może on zostać rozszerzony o inne wydatki niewyszczególnione w przepisach.

Przykład

Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie handlu detalicznego odzieżą, opodatkowaną zryczałtowanym podatkiem. Odzież tę podatnik kupuje w sklepach w Irlandii, jednak z uwagi na niewielką wartość nabywanych towarów sprzedawca wystawia tylko paragony. Widnieją na nich dane podmiotu sprzedającego, ilość, cena jednostkowa, wartość każdego towaru oraz łączna wartość zakupów. Podatnik nie może sporządzić dowodu wewnętrznego na podstawie tych paragonów. Zakup towarów handlowych w postaci odzieży od podmiotu z zagranicy nie został wymieniony w katalogu zakupów/wydatków, co do których podatnik może wystawić dowód wewnętrzny.

Przykład

Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, skupując złom żelazny od ludności (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które nie wystawiają faktur). Podatnik ma prawo dokumentować zakup odpadów poużytkowych dowodem wewnętrznym. Ustawodawca wskazał bowiem, że dowodem wewnętrznym mogą być dokumentowane zakupy od ludności odpadów poużytkowych, które są surowcami wtórnymi, z wyjątkiem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych podatnik wpisuje do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, ale nie później niż przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub dalszej sprzedaży.

Język i waluta

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik musi przeliczyć walutę obcą na złote po kursie obowiązującym w dniu operacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w sporządzonym załączniku.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA