- Biurokracja kojarzy się przedsiębiorcom głównie z nadmiernym prawodawstwem: gąszczem przepisów, które w dodatku stale się zmieniają. Jednak biurokracja ma też drugie, również uciążliwe oblicze – sprawozdawczość – zauważa firma doradcza Grant Thornton. Ponieważ instytucje publiczne muszą wiedzieć, jak wygląda sytuacja w przedsiębiorstwach, choćby na potrzeby prowadzenia polityki gospodarczej rządu czy w celu kontrolowania ściągalności podatków, firmy zmuszone są do regularnego przekazywania różnym instytucjom dokumentów i danych na swój temat.
Czytaj także: Mniej biurokracji w unijnej polityce spójności
Ile dokładnie? Jak wynika z raportu przygotowanego przez Grant Thornton pod patronatem Konfederacji Lewiatan, średnia firma w Polsce powinna przesłać do urzędów przeciętnie 208 dokumentów, tzw. elementów sprawozdawczych. W scenariuszu skrajnie optymistycznym (kiedy prowadzi maksymalnie uproszczoną działalność od strony prawnej i biznesowej) musi przekazać 55 tego rodzaju sprawozdań, a w skrajnie pesymistycznym – nawet 360.
W przypadku dużej firmy średnio wychodzi 314 elementów sprawozdawczych w ciągu roku. Tu ich maksymalna liczba może sięgnąć 573, nie mniej jednak niż 55.
Małe firmy składają w ciągu roku średnio 191 sprawozdań, ale ich maksymalna liczba to 51. Minimalna zaś 51. W przypadku mikrofirm, które zatrudniają do 10 osób, średnia liczba obowiązków sprawozdawczych sięga 114 rocznie, maksymalnie jest to 198, zaś minimalnie 31.
Liczby te zależą m.in. od formy prowadzonej działalności, branży, lokalizacji, rodzajów zatrudnienia.
- Wychodzi na to, że duża firma muszą w każdym roboczym dniu w roku składać jedno sprawozdanie. Małe mają lepiej, bo przez cały tydzień mogą się zajmować prowadzeniem biznesu, a na sprawozdania wystarczy, że poświęcą weekendy – komentowała Monika Smulewicz, partner w Grant Thornton.
Jak zaraz dodała, łatwiej jednak mają duże firmy, które mają wyspecjalizowane komórki do obsługi sprawozdawczości. Wypełnienie tych obowiązków przed mniejsze firmy jest trudniejsze, bo za księgowość czy kwestie administracyjnie odpowiada tam zwykle jedna osoba lub sam właściciel. I w tym przypadku jest to nie tylko znaczący koszt, ale też często istotna bariera w prowadzeniu biznesu.
– Biurokracja trzyma się mocno. Niestety – ocenił we wtorek w czasie prezentacji raportu Maciej Witucki, prezydent Konfederacji Lewiatan
- Jako audytorzy doskonale rozumiemy, jak ważna i potrzebna dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego jest rzetelna sprawozdawczość. Uważamy jednak, że skala obowiązku sprawozdawczego jest w Polsce zbyt duża. W wielu miejscach obowiązek ten jest niepotrzebny lub dane przekazywane urzędom dublują się. Niepokojąca jest nie tylko sama ogromna liczba pism, jakie firmy muszą składać w urzędach, ale też stopień szczegółowości informacji, jakich żąda państwo. Aby prawidłowo wypełnić niektóre formularze trzeba posiadać głęboką, specjalistyczną wiedzę finansową czy księgową, a ponadto, niektóre dane są dość trudno dostępne, bo na przykład wymagają pozyskania ich z innych działów – personalnego, produkcji, sprzedaży, magazynów czy specjalistów BHP – mówił Marcin Diakonowicz, partner w Grant Thornton.
Największym odbiorcą danych jest Narodowy Bank Polski – przeciętnie duża firma powinna mu przesłać 151 druków rocznie. Potrzebuje on przede wszystkim danych finansowych, na podstawie których liczy tzw. bilans płatniczy polskiej gospodarki, a więc rachunki pokazujące przepływy kapitałowe między polską gospodarką a zagranicą. Łącznie duża firma w skrajnym scenariuszu, jeśli prowadzi aktywnie transakcje z podmiotami zagranicznymi, powinna co miesiąc przekazywać NBP zestaw 25 krótkich formularzy i dwa sprawozdania roczne.
Drugim co do wielkości odbiorcą danych od polskich przedsiębiorstw jest obecnie Główny Urząd Statystyczny. W zeszłym roku dużej wielkości firma powinna wysłać do niego przeciętnie 72 dokumenty. GUS wymaga od firm m.in. regularnego kwartalnego raportowania na temat środków trwałych, warunków pracy, zatrudnienia i wynagrodzeń, wyników finansowych czy należności i zobowiązań.
Na trzecim miejscu są urzędy skarbowe, które od dużych firm żądały średnio 50 sprawozdań i dokumentów w ciągu roku.
Podobne badanie Grant Thornton przeprowadził pięć lat temu. I jak dziś ocenia, niestety od tego czasu niewiele się zmieniło. W przypadku średnich i dużych firm liczba wymaganych sprawozdań pozostała niemal bez zmian. Ograniczony został, na szczęście, obowiązek sprawozdawczy dla firm dużych (o 18 proc.) i mikro (o 12 proc.). - Krok naprzód jest więc widoczny, ale skala tych zmian z pewnością nie należy uznać za zadowalającą – ocenił Marcin Diakonowicz. Po stronie plusów Grant Thornton odnotował to, że spora część obowiązków sprawozdawczych ma dziś formę elektroniczną, co oczywiście ułatwia firmom ich wypełnienie.
- Niestety sprawozdania, które muszą składać firmy, są coraz bardziej skomplikowane. Co państwo żąda od nas powielania tych samych danych w różnych sprawozdaniach, na dodatek bardzo często ich nie wykorzystuje – załamywał ręce Maciej Witucki.
Jego zdaniem dobrym rozwiązaniem byłoby w tej sytuacji stworzenie jednolitej bazy, do której trafiałyby sprawozdania firm.
