Obywatel nie mógł się doczekać wydania aktu zgonu dla bliskiej osoby, przez co utrudniona była organizacja pogrzebu. Rzecznik praw obywatelskich Adam Bodnar zwrócił się do ministerstwa spraw wewnętrznych i administracji o wyjaśnienia i interwencję.

MSWiA odpowiada: - Rzeczywiście, zdarzają się kłopoty, ale są na to procedury szczególne. Jeśli urząd stanu cywilnego nie może wydać aktu zgonu z powodu kłopotów z systemem komputerowym, to można zorganizować pogrzeb bez aktu zgonu. Wystarczy część karty zgonu dla administracji cmentarza z adnotacją o zgłoszeniu zgonu. Potem otrzymuje się bezpłatnie odpis aktu zgonu, który trzeba dostarczyć administracji cmentarza.

Skąd kłopoty z uzyskaniem odpisu aktu? Od 1 września 2015 r. akta stanu cywilnego są prowadzone elektronicznie. Komputeryzacja ma ten plus, że obywatele mogą dostawać odpisy aktów stanu cywilnego w dowolnej miejscowości – tam, gdzie mieszkają lub pracują – a nie tam, gdzie papierowy dokument został kiedyś sporządzony. Akt stanu cywilnego z elektronicznego rejestru powinien zostać wydany:

- w ciągu 7 dni roboczych – jeśli papierowe akta znajdowały się w urzędzie, do którego się zwrócił

- w ciągu 10 dni roboczych – jeśli papierowe akta znajdują się w innym urzędzie.

Kiedy system ruszał, centralna baza aktów stanu cywilnego była pusta – zapełnia się stopniowo nowymi wpisami (śluby, narodziny, zgony). Wpisy archiwalne trafiają tam wtedy, gdy obywatel zwróci się o odpis aktu stanu cywilnego. To z tym jest największy kłopot, bo żeby wydać obywatelowi odpis, należy najpierw dane przenieść do systemu elektronicznego. Potem dane będą już na stałe w systemie – o kolejny odpis będzie już łatwiej. Jeśli akt nie ma w urzędzie, to sprawność obsługi obywatela zależy od pracy kolejnego urzędu.

Większość petentów występuje o odpisy aktów w dużych miastach. Największy problem jest w Warszawie. Nie tylko ze względu na liczbę wniosków obywateli. W Warszawie są też największe w kraju zbiory aktów stanu cywilnego (w tym tzw. akta zabużańskie czy rejestry małżeństw przed polskimi konsulami). To znaczy, że urzędy stanu cywilnego bardzo często zwracają się do Warszawy o akta. Zatem dobra organizacja warszawskiego Urzędu Stanu Cywilnego jest kluczowa dla całego kraju.

Co w tej sprawie robi administracja rządowa? Jak napisał do rzecznika praw obywatelskich wiceminister spraw wewnętrznych i administracji Tomasz Zdzikot, centralny elektroniczny rejestr stanu cywilnego jest cały czas poprawiany i udoskonalany, kierownicy urzędów stanu cywilnego są szkoleni. Ich uwagi zostały w dużej mierze uwzględnione w nowelizacji Prawa o aktach stanu cywilnego. Urzędowi Stanu Cywilnego w Warszawie poświęcana jest specjalna uwaga. W sierpniu 2015 r., tuż przed przejściem na elektroniczny obrót aktami stanu cywilnego, odbyły się – jak informuje MSWiA - trzy robocze spotkania Ministerstwa z przedstawicielami stołecznego Urzędu Stanu Cywilnego.

Poza tym od 2015 roku ministerstwo finansów inaczej dzieli dotacje dla samorządów na zadania zlecone z zakresu spraw obywatelskich. Chodzi o to, by pieniądze trafiały tam, gdzie urzędy załatwiają więcej spraw. Wojewodowie są uczulani, by informować samorządy o konieczności zmian organizacyjnych w podległych im urzędach, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb urzędów stanu cywilnego.