Treść zniszczonych dokumentów urzędowych nie do zdobycia

Na tę właśnie niemożność zwracał uwagę adwokat Grzegorz Wilga, pełnomocnik Mariusza S., podczas rozprawy kasacyjnej. NSA potwierdził jednak zasadność odmowy udostępnienia odpisów z dokumentów, które już nie istnieją. – Organ musi jednak wtedy wykazać, że dokumenty zostały fizycznie zniszczone i pozostały tylko ich wykazy – powiedziała sędzia Iwona Bogucka. – Nie ma zaś przepisów, które zmuszałyby do ich identyfikowania.

Poprzestanie na samych wykazach wybrakowanych dokumentów może jednak okazać się w wielu sytuacjach niewystarczające i nie dotyczy to tylko pomocy społecznej. Urzędy bronią się przed wprowadzeniem dłuższych okresów przechowywania akt, bo szybko mogłoby im zabraknąć miejsca i pieniędzy na ich składowanie.

Wykaz to za mało

Gdyby pozostało tak jak dziś, zniszczenie akt po stosunkowo niedługim okresie ich przechowywania może wielu ludziom sprawić kłopoty. W tle wyroku NSA pojawia się więc pytanie o skutki takiej luki prawnej. Być może w wykazach dokumentów przeznaczonych do wybrakowania należałoby umieszczać, zwłaszcza w formie elektronicznej, skrótowe ich omówienie.

sygnatura akt: I OSK 245/14

Opinia

Władysław Stępniak, naczelny dyrektor Archiwów Państwowych

Nie pierwszy raz po zniszczeniu dokumentów mających krótki okres przechowywania okazuje się, że są bardzo potrzebne. Nie jest oczywiście możliwe, ażeby rejestrować, co zawiera każdy dokument przeznaczony do wybrakowania. Ich wykazy mają więc nader ogólny charakter. Ogólne są też przepisy dotyczące zarządzania dokumentacją. W Polsce przyjęło się, że dokumenty układa się według akt sprawy, nadając im odpowiednią kategorię – A i B – i dodając okres przechowywania. Wiele podmiotów broni się przed jego wydłużeniem, tak więc sytuację może zmienić dopiero wprowadzenie kompleksowego systemu rejestracji elektronicznej.