Reklama

Treść zniszczonych dokumentów urzędowych nie do zdobycia

Nie ma przepisów, które umożliwiłyby zapoznanie się z treścią dokumentów zniszczonych zgodnie z prawem.

Publikacja: 10.06.2015 08:05

Treść zniszczonych dokumentów urzędowych nie do zdobycia

Foto: 123RF

Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrywał skargę kasacyjną Mariusza S. W 2012 r. zwrócił się on do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu o wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt spraw o przyznanie zasiłków i wywiadów środowiskowych z lat 1993–2010. Wydano mu je jednak tylko za okres 2006–2010 i odmówiono za lata 1993–2005 z powodu ich zniszczenia.

Likwidacja za zgodą

Mariuszowi S. zależało na wcześniejszym okresie, ponieważ zalegał w ZUS z tytułu alimentów na ponad 10 tys. zł. Gdyby miał dokumenty potwierdzające, że już od 1993 r. korzystał z pomocy społecznej, ZUS umorzyłby dług. A tak nie mógł tego uczynić.

Prezydent Kalisza wyjaśnił, że zgodnie z § 1 rozporządzenia ministra kultury z 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją (...) takie dokumenty, jak wywiady środowiskowe, decyzje z zakresu pomocy społecznej, księgi wpływu korespondencji oraz dokumenty księgowe w sprawie wypłaty świadczeń, są zaliczone do kategorii archiwalnej B-5 z obowiązującym pięcioletnim okresem przechowywania.

Na niszczenie (brakowanie) dokumentacji niearchiwalnej w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych musi wyrazić zgodę dyrektor właściwego archiwum państwowego. W 2010 r., na wniosek MOPS, dyrektor archiwum państwowego wydał taką zgodę. Zniszczenie potwierdza certyfikat.

Mariusz S. poskarżył się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Sąd orzekł jednak, że skoro dokumenty z lat 1993–2005 zniszczono, nie można potwierdzić, czy otrzymywał w tym okresie zasiłki z pomocy społecznej czy nie.

Reklama
Reklama

Na tę właśnie niemożność zwracał uwagę adwokat Grzegorz Wilga, pełnomocnik Mariusza S., podczas rozprawy kasacyjnej. NSA potwierdził jednak zasadność odmowy udostępnienia odpisów z dokumentów, które już nie istnieją. – Organ musi jednak wtedy wykazać, że dokumenty zostały fizycznie zniszczone i pozostały tylko ich wykazy – powiedziała sędzia Iwona Bogucka. – Nie ma zaś przepisów, które zmuszałyby do ich identyfikowania.

Poprzestanie na samych wykazach wybrakowanych dokumentów może jednak okazać się w wielu sytuacjach niewystarczające i nie dotyczy to tylko pomocy społecznej. Urzędy bronią się przed wprowadzeniem dłuższych okresów przechowywania akt, bo szybko mogłoby im zabraknąć miejsca i pieniędzy na ich składowanie.

Wykaz to za mało

Gdyby pozostało tak jak dziś, zniszczenie akt po stosunkowo niedługim okresie ich przechowywania może wielu ludziom sprawić kłopoty. W tle wyroku NSA pojawia się więc pytanie o skutki takiej luki prawnej. Być może w wykazach dokumentów przeznaczonych do wybrakowania należałoby umieszczać, zwłaszcza w formie elektronicznej, skrótowe ich omówienie.

sygnatura akt: I OSK 245/14

Opinia

Władysław Stępniak, naczelny dyrektor Archiwów Państwowych

Nie pierwszy raz po zniszczeniu dokumentów mających krótki okres przechowywania okazuje się, że są bardzo potrzebne. Nie jest oczywiście możliwe, ażeby rejestrować, co zawiera każdy dokument przeznaczony do wybrakowania. Ich wykazy mają więc nader ogólny charakter. Ogólne są też przepisy dotyczące zarządzania dokumentacją. W Polsce przyjęło się, że dokumenty układa się według akt sprawy, nadając im odpowiednią kategorię – A i B – i dodając okres przechowywania. Wiele podmiotów broni się przed jego wydłużeniem, tak więc sytuację może zmienić dopiero wprowadzenie kompleksowego systemu rejestracji elektronicznej.

Praca, Emerytury i renty
O tym zasiłku mało kto wie. Wypłaca go MOPS niezależnie od dochodu
Prawo drogowe
Koniec mandatów za zieloną strzałkę? Ministerstwo szykuje rewolucyjne zmiany
Nieruchomości
Zmiany w spółdzielniach mieszkaniowych. Kolejny zwrot ws. adwokatów i radców
Prawo w Polsce
Dramat warszawskich rodzin. Nawet miesiąc oczekiwania na pogrzeby bliskich
Materiał Promocyjny
Startupy poszukiwane — dołącz do Platform startowych w Polsce Wschodniej i zyskaj nowe możliwości!
Prawo w Polsce
Twoje dziecko jest ofiarą hejtu? Sprawdź, jakie kroki prawne możesz podjąć
Materiał Promocyjny
Jak rozwiązać problem rosnącej góry ubrań
Reklama
Reklama
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
Reklama
Reklama