Wypłata trzynastki do końca pierwszego kwartału

Wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Wyjątek od tej zasady dotyczy jedynie pracowników, z którymi rozwiązano stosunki pracy w związku z likwidacją pracodawcy. W takim przypadku trzynastkę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy. Jeśli zatem stosunek pracy ustaje w trakcie roku kalendarzowego, np. z powodu przejścia na emeryturę czy rentę, to na pracodawcy nie ciąży obowiązek wcześniejszej wypłaty trzynastki. Może to zrobić, ale nie musi.

Grzywna i odsetki

Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym nie wskazuje żadnych sankcji za niedotrzymanie terminu wypłaty trzynastki. Jednak z kodeksu pracy wynika, że grzywna za niewypłacenie w ustalonym terminie pensji albo innego świadczenia przysługującego pracownikowi może wynieść od 1 do 30 tys. zł. Ponadto uprawnionemu pracownikowi za każdy dzień opóźnienia w wypłacie trzynastki przysługują odsetki. Obecnie wynoszą one 8 proc. w skali roku.

Konieczne oskładkowanie

Z uwagi na to, że trzynastka nie jest wymieniona w przepisach wśród przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek, pracodawca musi je naliczyć. Jeżeli więc w danym miesiącu pracownik oprócz wynagrodzenia otrzymuje trzynastkę, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinny być obliczone od łącznego przychodu, jaki zostanie mu wypłacony.

Zdarza się, że dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługuje pracownikom korzystającym z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych. Również w takich sytuacjach składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są należne. Wypłata trzynastki nie zmienia tytułu do ubezpieczeń tych osób. Osoba, która przebywa na urlopie wychowawczym, nadal podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na tym urlopie, jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu – gdy nie ma innego tytułu do ubezpieczeń. Natomiast osoba uprawniona do zasiłku macierzyńskiego w miesiącu wypłaty trzynastki wciąż podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania tego zasiłku.

Pracodawca jest również zobowiązany do rozliczania składek za byłych pracowników, którym wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne. Z uwagi na to, że wypłata jest dokonywana na rzecz osoby, która została już wyrejestrowana z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, rozliczenie należnych składek powinno nastąpić w raporcie ZUS RCA z kodem 30 00 XX.

Przykład:

Anna B. zatrudniona od ponad 20 lat w jednostce budżetowej zmarła w czerwcu 2014 roku. Nabyła ona prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego, bo w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze śmiercią pracownika nie wymaga się przepracowania co najmniej 6 miesięcy w 2014 roku. Pracodawca powinien wypłacić trzynastkę w równych częściach małżonkowi zmarłej pracownicy i innym osobom, które mogą ubiegać się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Tak wynika z kodeksu pracy.

Trzynastka wypłacana rodzinie zmarłego pracownika nie jest traktowana jak wypłata przychodu ze stosunku pracy. Jest przychodem z tytułu nabytych praw majątkowych i dlatego nie stanowi podstawy wymiaru składek.

Podstawa prawna: art. 2, art. 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1144)

Podstawa prawna: art. 9 ust. 1c, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1442 ze zm.)

Podstawa prawna: art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.)

Podstawa prawna: art. 631 § 2,  art. 282 § 1 pkt 1, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1502)