Organizator wypoczynku (kolonii, obozu) musi zgłosić wyjazd do kuratorium oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora. Oznacza to, że firma z Warszawy organizująca kolonie nad morzem dla dzieci ze Śląska, zgłasza wyjazd w Warszawie.
W zgłoszeniu ma obowiązek podać m.in. dane dotyczące miejsca wypoczynku i rodzaju zakwaterowania, liczby uczestników, zatrudnionej kadry oraz programu pracy z dziećmi. Musi również podać informacje na temat opieki medycznej, którą zapewnia dzieciom. Dzięki temu wizytatorzy mogą skontrolować miejsca wypoczynku nie tylko przed, ale i w trakcie pobytu dzieci. Podobne kontrole może przeprowadzać straż pożarna, sanepid, nadzór budowlany.
Natomiast rodzic, przed wykupieniem turnusu, może sprawdzić organizatora w specjalnie stworzonej bazie wypoczynku. Oto jej adres: http://men.gov.pl/rejestracja/index.php?param=HolidayView_holidayView . Znajdują się w niej wszystkie legalnie organizowane obozy, kolonie i inne formy zorganizowanego wypoczynku. Z bazy można uzyskać informacje o organizatorze m.in. jego adres, numer telefonu, e-mail, a także terminie i lokalizacji obozu, kolonii itp.
Nie każdy pedagog zostanie wychowawcą
Każdy organizator jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych warunków wypoczynku i właściwej opieki wychowawczej. Musi również zatrudniać odpowiednio przygotowaną kadrę pedagogiczną. Ale nie każdy pedagog może być kolonijnym wychowawcą czy kierownikiem obozu.
Kierownikiem wypoczynku może być osoba, która spełnia wszystkie poniższe warunki: