Organizator wypoczynku (kolonii, obozu) musi zgłosić wyjazd do  kuratorium oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora. Oznacza to, że firma z Warszawy organizująca kolonie nad morzem dla dzieci ze Śląska, zgłasza wyjazd w Warszawie.
    W zgłoszeniu ma obowiązek podać m.in. dane dotyczące miejsca wypoczynku i rodzaju zakwaterowania, liczby uczestników, zatrudnionej kadry oraz programu pracy z dziećmi. Musi również podać informacje na temat opieki medycznej, którą zapewnia dzieciom. Dzięki temu wizytatorzy mogą skontrolować miejsca wypoczynku nie tylko przed, ale i w trakcie pobytu dzieci. Podobne kontrole może przeprowadzać straż pożarna, sanepid, nadzór budowlany.