Jak napisać dobry list motywacyjny

Czy załączenie listu motywacyjnego do aplikacji jest konieczne? Czy CV bez listu jest od razu odrzucane przez osobę prowadzącą rekrutację?

Fakt, że w treści ogłoszenia pracodawca prosi o przesłanie dokumentów składających się z CV i listu motywacyjnego, oznacza, że równie dużą rolę przypisuje temu drugiemu dokumentowi. Spodziewa się, że znajdzie w nim intencje oraz powody, dla których osoba zdecydowała się aplikować na konkretne stanowisko. Jeśli jednak nie ma wymogu załączania listu motywacyjnego, przesłanie go wraz z CV jest mile widziane. List motywacyjny jest swego rodzaju uzupełnieniem CV.

Osoby poszukujące pracy wysyłają nawet po kilkadziesiąt aplikacji dziennie. Więc może należy przygotować uniwersalny list motywacyjny na wszystkie rekrutacje?

Jednym z podstawowych błędów jest napisanie jednego, uniwersalnego listu, który jest wysyłany do wszystkich potencjalnych pracodawców. Kandydaci zmieniają nazwę firmy w nagłówku, a czasem nawet i tego nie robią, pisząc po prostu „Wasza Firma", lub „Państwa Przedsiębiorstwo". Brak skierowania swojej prośby do konkretnej firmy powoduje, że już na wstępie czytająca taki list osoba może odnieść wrażenie, że kandydat chce pracować „gdziekolwiek", podczas gdy pracowników poszukuje się „do nas", czyli do firmy, którą reprezentuje rekruter.

Jeszcze większym błędem jest umieszczenie w liście nazwy innej firmy zamiast właściwego adresu potencjalnego pracodawcy. Błędy takie często można znaleźć np. w klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zaistniały fakt z pewnością nie przemawia za taką kandydaturą. Może świadczyć o niestaranności kandydata i o jego nieprzywiązywaniu wagi do szczegółów.

List powinien być też napisany pod kątem konkretnego stanowiska, na które kandydat aplikuje. Oznacza to, że należy dokładnie przeczytać ogłoszenie i nawiązać do niego w odpowiedzi (jeśli zgłoszenie jest odpowiedzią na ofertę) lub opisać, jakiego typu pracą kandydat jest zainteresowany.

Czym powinien się charakteryzować dobrze przygotowany list motywacyjny?

Jak sama nazwa wskazuje - list motywacyjny powinien opisywać motywację, czyli odpowiadać na dwa pytania: dlaczego kandydat chce pracować właśnie w tej firmie oraz dlaczego firma powinna zatrudnić właśnie tego kandydata. Sformułowanie „chęć rozwoju zawodowego" lub „chęć pracy w dużej międzynarodowej firmie" niewiele mówi o samym kandydacie. Są to puste zwroty, które w żaden sposób nie zachęcają pracodawcy do spotkania. List motywacyjny to miejsce na autoprezentację i autopromocję. Dlatego tak ważne jest, aby umiejętnie przedstawić w nim siebie w jak najlepszym świetle. CV stanowi przegląd doświadczenia i wykształcenia, nabytych umiejętności, z kolei w liście należy napisać, dlaczego to wszystko, co do tej pory kandydat osiągnął, przełoży się na korzyść potencjalnego pracodawcy. Dobrym punktem wyjścia będzie tu ogłoszenie – które obszary, wymagane przez pracodawcę, odpowiadają nabytym doświadczeniom i umiejętnościom.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę?

List motywacyjny powinien być uzupełnieniem (a nie powieleniem!) informacji zawartych w życiorysie zawodowym. Osoby nie posiadające doświadczenia zawodowego, powinny dołożyć wszelkich starań, aby dowiedzieć się, na czym polega praca w firmie, do której chcą wysłać zgłoszenie. Warto, aby umieściły w liście informacje, jakiego typu pracą chcą się zająć i skąd zainteresowanie firmą.

Dodatkowo list powinien być zwięzły i przedstawiać kluczowe kompetencje kandydata i argumenty za jego osobą. Osoby z dużym doświadczeniem, mogące podzielić się wieloma sukcesami, mogą się nieco bardziej rozpisać, jednakże warto spróbować się zmieścić na jednej stronie A4. Oczywiście czytelnie – nie zwiększamy, ani nie zmniejszamy objętości kosztem nieczytelnej czcionki.

A jakie informacje są zbędne w liście?

Jak już zostało wspomniane powyżej, nie należy powielać informacje już zawartych w CV. Kandydat powinien poruszyć w nim kwestie, które pozwolą lepiej poznać jego kompetencje, doświadczenie i umiejętności. Poza tym, nie powinno się zawierać w liście motywacyjnym informacji dotyczących życia prywatnego. Potencjalnego pracodawcę nie obchodzi, z jakimi osobistymi problemami boryka się dany kandydat na co dzień. Interesuje go tylko i wyłącznie na ile jego wiedza, kompetencje oraz doświadczenie mogą przyczynić się do rozwoju firmy.

Najczęstsze błędy pojawiające się w listach motywacyjnych według KPMG:

- Powielanie informacji, które już zostały zawarte w CV.

- Brak nawiązania do określonego stanowiska bądź rodzaju pracy, jaką kandydat chce wykonywać, co świadczyłoby o motywacji kandydata do pracy.

- Błędy językowe i ortograficzne.

- Niezachowanie formalnego języka komunikacji.

- Brak zastosowania wymogów formalnych odnośnie układu, formatu, adresu nadawcy, itp.

- Brak klauzuli dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych (o ile nie zastała wcześniej umieszczona w CV).

- Kopiowanie gotowych listów motywacyjnych z internetu.

- Błędnie napisana nazwa firmy potencjalnego pracodawcy i/lub stanowiska, na które kandydat aplikuje.