Due diligence w praktyce firm doradczych

Materiał powstał we współpracy z firmą JGA – Doradztwo Podatkowe sp. z o.o

Due diligence – czym jest i jak to rozumieć

Popularny zwrot due diligence, który po przetłumaczeniu oznacza należytą staranność, ma dziś zupełnie inne znaczenie niż to, do którego przywykliśmy. Obecnie due diligence coraz częściej nie oznacza już tylko dynamicznego audytu zagadnień prawnych, podatkowych i finansowych poprzedzającego zakup biznesu. Dzisiaj due diligence to również należyta staranność, której zgodnie z orzecznictwem nauczyliśmy się szukać na gruncie VAT (np. tzw. należyta staranność kupiecka), a od 2019 r. musimy dbać o nią w wypadku podatku u źródła.

Niestety na gruncie VAT i podatków dochodowych ustawodawca nie zdecydował się na doprecyzowanie, jak wykazać się należytą starannością, ani tym bardziej na co zwrócić szczególną uwagę w razie kontroli – przy czym niedochowanie należytej staranności w rozliczeniu podatku u źródła wiąże się z sankcją finansową.

Problem ten był przedmiotem wielu sporów z fiskusem i mimo pozytywnych dla biznesu rozstrzygnięć, nie doprowadził do złagodzenia stanowiska tego pierwszego – dalej oczekuje się od biznesu prowadzenia działalności niemalże detektywistycznej.

Uważamy jednak, że jest złoty środek między nonszalancją a nadgorliwością – może nim być strategia firmy oparta na edukacji i budowaniu świadomości oraz wytworzeniu wewnętrznych mechanizmów opartych na narzędziach informatycznych.

Praktyczne narzędzia

Budowanie należytej staranności powinno się opierać nie na wysublimowanych i drogich rozwiązaniach, ale na pracy u podstaw – czyli budowaniu świadomości pracowników, standaryzacji procesów i korzystaniu z prostych, sprawdzonych narzędzi.

Rola edukacji i budowania świadomości jest nagminnie bagatelizowana, a przedsiębiorcy nie widzą wartości w edukowaniu pracowników. Dobrym tego przykładem jest podatek u źródła, który dotyczy usług, o których dział finansowy często dowiaduje się jako ostatni – kiedy zwykle wszystko jest już uzgodnione i nie ma możliwości, żeby pozyskać pewne dokumenty i informacje. Gdyby pracownik np. działu handlowego wiedział (był przeszkolony), że kupując raport o rynku zbytu w danym kraju, generuje określone obowiązki w podatku u źródła, najprawdopodobniej prowadziłby ustalenia z kontrahentem współdziałając z finansistą – co pozwoliłoby uniknąć potencjalnych trudności.

Drugim z fundamentów budowania należytej staranności jest wprowadzenie określonych standardów (norm postępowania), które pozwalają ograniczyć ryzyko poprzez procedurę. Takie procedury powinny mieć zindywidualizowany charakter i w precyzyjny sposób odpowiadać na rzeczywiste potrzeby danego biznesu (strukturę, kontrahentów, lokalizację).

Ostatnim z elementów pozwalających na budowanie należytej staranności jest otwartość w korzystaniu z prostych narzędzi takich jak interpretacje podatkowe, konsultacje z KIS czy bieżąca współpraca z właściwym sobie organem skarbowym.

Zaawansowane narzędzia do zarządzania i budowania należytej staranności

W dobie powszechnej automatyzacji procesów biznesowych do użycia wchodzą cyfrowe narzędzia wspierające proces zachowania należytej staranności. Narzędzia te, zwane całościowo Digital Compliance IT Systems składają się z wielu aplikacji, tworzących zintegrowany system zarządzania należytą starannością w danej jednostce.

Najczęściej spotykane narzędzia to:

a)Rejestry połączone z zarządzaniem informacją o:

? konflikcie interesów;

? prezentach i korzyściach;

? umowach (w połączeniu z weryfikacją informacji o kontrahentach);

b) Biblioteki oceny ryzyk we wszystkich obszarach działań jednostki mające postać macierzy ryzyk;

c) Aplikacje zapewniające automatyzację procesów podatkowych (weryfikację zgodności danych w JPK czy rozpoznawanie oszustw); oraz

d) Platformy wisteblowlingowe.

Systemy te mogą mieć różny poziom zaawansowania, integracji i autonomiczności. Bez względu na swoje zaawansowanie mają jedno zadanie – wsparcie przedsiębiorcy w procesie dochowania należytej staranności rozumianej jako zachowanie zgodności z obowiązującymi normami we wszelkich obszarach działalności biznesu, a tym samym ograniczenie ryzyk i zmniejszenie ekspozycji na niebezpieczeństwa związane z naruszeniem prawa.

Podsumowanie

Rodzące się nowe rozumienie pojęcia due diligence jeszcze wyraźniej wskazuje na kierunek, w jaki zmierza zarządzanie ryzykiem w biznesie. Ten kierunek to compliance rozumiane wedle maksymy: „lepiej zapobiegać, niż leczyć".

Jest to kolejny obowiązek dla przedsiębiorców. Rozwój technologii pozwala na automatyzację procesów i obciążenie nimi algorytmów, które nie mają ograniczeń cechujących ludzi. Żyjemy w czasach rewolucji cyfrowej i warto otworzyć się na rozwiązania IT pozwalające skupić się na prowadzeniu interesów, a nie na realizowaniu biurokratycznych obowiązków.

- Jarosław Wiśniewski