#RZECZoBIZNESIE: Sylwia Ciemińska: Firmy powinny zarządzać wydatkami odpowiednio wcześniej

Jak efektywnie zarządzać środkami służbowymi? Co zrobić, by pieniądze nie wyciekały?

- Przede wszystkim firmy powinny zarządzać tymi środkami, jak i całym procesem wydatków służbowych – podkreśla Sylwia Ciemińska.

- A zarządzanie to nie znaczy zbieranie informacji już po wydatkach, czyli na koniec okresu rozliczeniowego, tylko zarządzanie nimi przed wydatkami, jak i w trakcie ich realizacji przez pracowników firm – uzupełnia.

Zdaniem Sylwii Ciemińskiej, największym problemem jest fakt, że pracownicy często nie przestrzegają określonej przez firmę polityki wydatków służbowych.

- Pracownicy albo nie są o nich poinformowani, albo nie do końca znają zasady, które w firmach panują – wyjaśnia.

Polityka zarządzania wydatkami służbowymi musi być zatem znana i zrozumiana przez wszystkich pracowników.

Ważne jest również, by nadzorować wydatki służbowe pracowników w taki sposób, by bieżąca informacja docierała do osób zarządzających finansami firmy. Jak zaznacza Ciemińska, pozwoli im to działać już trakcie okresu rozliczeniowego, a nie po nim.

Jak planować podróże służbowe? – Dobrze jest zaplanować zarówno wydatki, jak i rezerwację hoteli i biletów odpowiednio wcześnie – odpowiada Ciemińska. Nie dotyczy to oczywiście wyjazdów nagłym, jednak zdarzają się one zacznie rzadziej.

- Na same podróże służbowe średnie firmy w Polsce, czyli do dwustu osób, wydają ponad milion złotych rocznie. Dodając do tego całą resztę wydatków, jak restauracje, to są naprawdę duże pieniądze – podkreśla.

Czy karty przedpłacone to dobre rozwiązanie dla firm?

– Karty przedpłacone sprawdzają się, jeżeli chodzi o planowanie wydatków i o ich bezpieczeństwo – odpowiada Ciemińska i wyjaśnia, że pozwalają one na elastyczne ustalanie limitów oraz konkretnych wydatków pracowników. Dla firm jest to zatem dobry sposób, by kontrolować budżet.