#RZECZoBIZNESIE: Sylwia Ciemińska: Firmy powinny zarządzać wydatkami odpowiednio wcześniej

Jak efektywnie zarządzać środkami służbowymi? Co zrobić, by pieniądze nie wyciekały?

- Przede wszystkim firmy powinny zarządzać tymi środkami, jak i całym procesem wydatków służbowych – podkreśla Sylwia Ciemińska.

- A zarządzanie to nie znaczy zbieranie informacji już po wydatkach, czyli na koniec okresu rozliczeniowego, tylko zarządzanie nimi przed wydatkami, jak i w trakcie ich realizacji przez pracowników firm – uzupełnia.

Zdaniem Sylwii Ciemińskiej, największym problemem jest fakt, że pracownicy często nie przestrzegają określonej przez firmę polityki wydatków służbowych.

- Pracownicy albo nie są o nich poinformowani, albo nie do końca znają zasady, które w firmach panują – wyjaśnia.

Polityka zarządzania wydatkami służbowymi musi być zatem znana i zrozumiana przez wszystkich pracowników.

Ważne jest również, by nadzorować wydatki służbowe pracowników w taki sposób, by bieżąca informacja docierała do osób zarządzających finansami firmy. Jak zaznacza Ciemińska, pozwoli im to działać już trakcie okresu rozliczeniowego, a nie po nim.

Jak planować podróże służbowe? – Dobrze jest zaplanować zarówno wydatki, jak i rezerwację hoteli i biletów odpowiednio wcześnie – odpowiada Ciemińska. Nie dotyczy to oczywiście wyjazdów nagłym, jednak zdarzają się one zacznie rzadziej.

- Na same podróże służbowe średnie firmy w Polsce, czyli do dwustu osób, wydają ponad milion złotych rocznie. Dodając do tego całą resztę wydatków, jak restauracje, to są naprawdę duże pieniądze – podkreśla.

Czy karty przedpłacone to dobre rozwiązanie dla firm?

– Karty przedpłacone sprawdzają się, jeżeli chodzi o planowanie wydatków i o ich bezpieczeństwo – odpowiada Ciemińska i wyjaśnia, że pozwalają one na elastyczne ustalanie limitów oraz konkretnych wydatków pracowników. Dla firm jest to zatem dobry sposób, by kontrolować budżet.

Sylwia Ciemińska wspomniała również, że złą praktyką jest przenoszenie procesów zarządzania wydatkami firmy na jednostkę zewnętrzną. – Jeżeli oddamy zarządzanie wydatkami służbowymi na zewnątrz, tracimy tę bieżącą informację – podkreśla.