Rozwiązania oparte na technologii chmurowej wkroczyły w nasze życie z dużym impetem. Korzystamy z nich zarówno w pracy zawodowej, jak i w życiu prywatnym, często nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Jednym z ostatnich bastionów tradycyjnych rozwiązań IT były do niedawna finanse, jednak i tu nastąpiły duże zmiany.
– Głównie za sprawą naszych oczekiwań w stosunku do technologii, która zawsze i wszędzie powinna nas wspierać i udostępniać kluczowe usługi i informacje bez względu na to, gdzie jesteśmy – podkreśla Marcin Lebiecki, dyrektor pionu usług chmurowych w Asseco Data Systems. Dodaje, że nowoczesne środowisko pracy to środowisko w chmurze, która zapewnia odpowiednie i skalowalne zasoby do przetwarzania danych, usługi wspierające komunikację i pracę grupową czy podpis elektroniczny pozwalający na pracę z ważnymi dokumentami, nawet z wykorzystaniem urządzenia mobilnego. – Ofertę można dostosować do potrzeb firmy niezależnie od jej wielkości – podsumowuje przedstawiciel Asseco.
Stosowane w e-księgowości rozwiązania IT pozwalają już na zdalne przekazywanie dokumentów, co obecnie staje się bardzo przydatne. Jest to podstawowa funkcja, która ułatwia pracę i księgowym, i przedsiębiorcom, a przy okazji eliminuje konieczność papierowego obiegu dokumentów.
– Można je przesyłać zarówno przez aplikację WWW w przeglądarce, jak i aplikację mobilną – mówi Wiktor Sarota, prezes w firmie inFakt. Podkreśla, że przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej jest dozwolone, bezpieczne i w pełni legalne. Wskazuje również, że dużym ułatwieniem dla księgowych jest automatyczne odczytywanie danych z dokumentów dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków. Dzięki niej system „wyciąga" najważniejsze dane z przesłanych skanów i przenosi do odpowiednich pól w aplikacji. Z kolei sztuczna inteligencja wkracza do akcji, gdy po odczytaniu danych z dokumentów można zaksięgować je na podstawie dotychczasowej pracy księgowego. Dla przedsiębiorcy ważnym ułatwieniem jest również to, że każdy dołączony dokument czy płatności do ZUS lub podatki mogą być w aplikacjach księgowych bezpośrednio opłacane dzięki zastosowaniu tzw. bramek płatności. Jest to bardzo duże ułatwienie również dla księgowych – w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości.
– W przypadku pełnej księgowości rekoncyliacja rozliczeń jest niezbędna i bardzo ułatwia pracę księgowemu, gdy z każdym dokumentem ma powiązaną płatność – mówi Sarota. Zaznacza, że oczywiście te wszystkie wspomniane wcześniej rozwiązania są oparte na chmurze.
– Warto zadbać o takiego dostawcę, który zapewni zgodność z wymogami RODO, jak np. europejska chmura AWS od Amazonu, Google Cloud czy chmura krajowa – wymienia prezes inFaktu.
Z publikowanych badań wynika, że zdecydowana większość krajowych przedsiębiorców, którzy korzystają z chmury, dostrzega korzyści z tym związane. Mowa tu w szczególności o elastyczności i możliwości przetwarzania rosnącej liczby danych, o niższych kosztach i bezpieczeństwie informacji. Paradoskalnie, gdy w badaniach pyta się przedsiębiorców o zagrożenia związane z wykorzystaniem chmury, często na pierwszym miejscu podają oni obawę o bezpieczeństwo i wyciek danych wskutek awarii. Eksperci od IT przekonują jednak, że dane w chmurze wbrew pozorom są bezpieczeniejsze niż te, zapisane na tradycyjnych serwerach.
