Reforma służby cywilnej była jednym ze sztandarowych haseł koalicji 15 października. Mijają ponad dwa lata, a projekt nowelizacji dopiero trafił do konsultacji. Co państwo robili przez ten czas?
Robiliśmy bardzo dużo – tylko nie wszystko, co robi się w służbie cywilnej, da się zmieścić w jednym projekcie ustawy. Zaczynaliśmy od prac nad wąską nowelizacją – chodziło tylko o zmianę w obsadzaniu wyższych stanowisk. Sama byłabym bardziej zadowolona, gdyby udało się to zrobić wcześniej, ale postulaty z urzędów, ze środowiska, plus moje 25 lat w służbie cywilnej zadecydowały, że pójdziemy szerzej. A jak szerzej, to potrzebny był czas, by ten proces dobrze poukładać.
Równolegle ruszyliśmy z drugim zadaniem – strategią zarządzania zasobami ludzkimi. Służba cywilna na co dzień nie budzi zainteresowania świata zewnętrznego, ale kiedy położyliśmy strategię na stole, zainteresowali się nagle wszyscy. Wpłynęło ponad 300 uwag. Rada Ministrów przyjęła ją 16 stycznia – i to był dla nas moment, w którym mogliśmy wykonać kolejny krok, którym było wyjście z projektem nowelizacji.
Czy nie jest tak, że w mediach reforma sprzedaje się jako „powrót konkursów”, a w samych urzędach ważne są inne sprawy?
Paradoksalnie dla urzędnika w urzędzie wojewódzkim czy nawet w ministerstwie sprawą najważniejszą wcale nie zawsze są wyższe stanowiska dyrektorskie. Dla mnie – owszem, to sprawa fundamentalna: powrót do konstytucyjnych wartości i próba naprawienia pewnych mechanizmów w służbie cywilnej. W środowisku urzędniczym słyszeliśmy dodatkowo: zwróćcie uwagę na narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi albo na to, żeby pierwsza umowa nie musiała być roczna – bo czasem po pół roku chcemy się z kimś rozstać, a na siłę go trzymamy. Pojawiał się też wątek pozycji szefa służby cywilnej – dla mnie początkowo siedemnasty punkt na liście, który w konsultacjach z dyrektorami i dyrektorkami generalnymi oraz kadrowymi stawał się jednym z kluczowych.
Czytaj więcej:
Szkolenia dla kadry kierowniczej, etyka i inwestowanie w talenty – takie m.in. rozwiązania znalazły się w Strategii Zarządzania Zasobami Ludzkimi w...
Pro
A obok wątków, które przyniosły konsultacje, jest jeszcze jedno wyzwanie – pokoleniowe. Demografia w korpusie wygląda źle.
To prawda, w ostatnim sprawozdaniu za 2025 r. wskazałam, że zaledwie 5,7 proc. członków i członkiń korpusu służby cywilnej jest poniżej 29. roku życia – to bardzo zły wynik. W gospodarce narodowej to ok. 14 proc., w biznesie – ok. 17 proc. Musimy zatem z jednej strony przygotować zmianę warty, ale niestety nie widać na horyzoncie, kto tę wartę zmieni. Stąd nasze intensywne wyjście do uczelni i absolwentów, bo wielu młodych ludzi nadal słyszy od rodziców, że administracja przypomina filmy Barei – pieczątki, przerzucanie papierów, praca od ósmej do szesnastej. To trzeba odczarować.
Czym chcecie ich przyciągnąć poza zmianą wizerunku? Jakie narzędzia rekrutacyjne wchodzą w grę?
Liczę, że za kilka tygodni uruchomimy centralny system e-rekrutacji. Dziś mamy tylko wirtualną tablicę ogłoszeń – stronę nabory.kprm.gov.pl. Nowy system pozwoli w jednym miejscu zobaczyć oferty z całego kraju, złożyć aplikację i komunikować się z urzędem. Logowanie będzie przez węzeł krajowy, znane z bankowości elektronicznej. Testowaliśmy go i z młodymi ludźmi, i z kadrowcami – to narzędzie dla obu stron. Aplikacja jest gotowa, trwają testy wydajnościowe i bezpieczeństwa, bo w grę wchodzą dane osobowe kandydatów i kandydatek. Muszę być pewna w 150 proc., że zadziała w 1742 urzędach.
Wróćmy do otwartych konkursów na wyższe stanowiska. Eksperci zwracają uwagę, że jeszcze przed zmianami na przełomie 2015 r. i 2016 r. konkursy bywały fikcją. Co realnie sprawi, że tym razem będą uczciwe?
Po pierwsze – skala. Wyższych stanowisk w służbie cywilnej jest 3,8 tysiąca w całym kraju, natomiast w ubiegłym roku mieliśmy ponad 600 powołań, czyli zmiana nastąpiła na 600 stanowiskach – z czego ok. 60 proc. obejmowali członkowie i członkinie korpusu służby cywilnej. To znaczy, że około 360 z nich to były prawdopodobnie awanse wewnętrzne. Po odjęciu zostaje około 240 procesów konkursowych. Moim zdaniem z tej liczby da się wybrać te, które są kluczowe albo prowadzone po raz pierwszy, i wysłać tam mojego obserwatora – bo takie narzędzie daje projekt szefowi służby cywilnej.
Poza tym doświadczenie mi podpowiada, że wystarczy kilka konkursów z udziałem obserwatora, żeby informacja o tym się rozniosła i działała prewencyjnie. By odpowiednio motywowała, żeby ktoś, kto miałby pomysł na zrobienie procedury konkursowej na skróty – użyjmy takiego określenia – dwa razy się zastanowił. Możliwość kontroli procedur konkursowych – jak zakłada projekt – otrzyma też nowa Rada Służby Cywilnej.
Czytaj więcej
Rusza kompleksowa reforma służby cywilnej, dzięki której administracja rządowa ma być nowoczesna. Eksperci wskazują, że najważniejszą zmianą będzie...
Problem może być też odwrotny od tego, jak się go najczęściej widzi – na wyższe stanowiska dyrektorskie wcale nie ma wielu chętnych.
Rzeczywiście. W wielu kluczowych urzędach ludzie wcale nie biją się o wyższe stanowiska – sporo jest miejsc, w których szuka się chętnych na funkcję dyrektora czy zastępcy. Zwolennicy nowych przepisów wskażą na odpowiedzialność i trudny chleb zarządzania ludźmi przy ograniczonych środkach. Przeciwnicy nowelizacji – że łatwo dyrektora odwołać. Prawda jest gdzieś pośrodku.
Bycie dyrektorem lub dyrektorką departamentu czy wydziału w urzędzie wojewódzkim – a tam jest jeszcze trudniej – to naprawdę ciężka praca. Dochodzą np. nowe programy rządowe, a nie ma dodatkowych etatów ani większych pieniędzy. Poza tym różnice w wynagrodzeniach między stanowiskami dyrektorskimi a koordynującymi uległy spłaszczeniu.
Awans wewnętrzny to – obok otwartego konkursu – jedna z dwóch głównych ścieżek obsadzania wyższych stanowisk.
Tak, przy czym każdy awans wewnętrzny musi być poprzedzony obowiązkowym badaniem kompetencji kierowniczych. To badanie jest bardzo ważne, ponieważ uważam, że wszystko zaczyna się i kończy na zarządzających – możemy mieć najlepszych ekspertów i ekspertki, którzy nigdy nie będą dobrymi menedżerami. Bardzo mi zależy, żeby zarządzający w służbie cywilnej mieli kompetencje miękkie – te, które dziś są najważniejsze.
W ostatnim sprawozdaniu o służbie cywilnej widać skalę wymian na stanowiskach dyrektorskich za czasów obecnej koalicji. Pojawia się zarzut, że teraz naprawiacie to, co sami robiliście.
Administracja publiczna działa na podstawie prawa i w jego granicach. Dziś wciąż obowiązują przepisy, które pozwalają powoływać i odwoływać dyrektorów. Kiedy przychodzi nowa ekipa, korzysta z tych przepisów. Jestem urzędniczką mianowaną – dziś urlopowaną – i obowiązuje mnie kodeks etyki. Tak samo, jak nie komentowałam wtedy działań rządu Zjednoczonej Prawicy, nie komentuję dziś rządu obecnego. Robię swoje.
Dlaczego utrzymujecie powołanie zamiast umowy o pracę? Powołanie nadal oznacza, że dyrektora można odwołać z dnia na dzień.
Zależy mi przede wszystkim na tym, żeby ta nowelizacja realnie weszła w życie. A to oznacza, że musi przejść przez Radę Ministrów, parlament i zostać podpisana przez prezydenta. Dlatego zaproponowałam rozwiązanie, które – moim zdaniem – ma szansę przetrwać dłużej niż jedną kadencję. Chodzi o znalezienie równowagi. Z jednej strony przepisy powinny chronić konstytucyjne wartości służby cywilnej i odejść od logiki zmian z 2016 r. Z drugiej – muszą być na tyle elastyczne, żeby mogły zostać zaakceptowane przez każdy demokratycznie wybrany rząd.
Komisje konkursowe nadal mają działać w urzędzie, w którym odbywa się nabór. To nie konflikt interesów?
To dość normalna praktyka – także w biznesie. Komórka kadrowa przygotowuje nabór zarówno na niższe, jak i na wyższe stanowiska. Dlatego zależało nam na tym, żeby w nowelizacji znalazło się narzędzie dodatkowej kontroli – poprzez obserwatora konkursu. Jego zadaniem jest pilnować, żeby kandydatów i kandydatki wybierano merytorycznie – a nie po znajomości czy z politycznego klucza. Jeżeli obserwator widzi nieprawidłowość, niezwłocznie informuje szefa służby cywilnej, który może wtedy interweniować.
Czytaj więcej:
Szefowa Służby Cywilnej Anita Noskowska-Piątkowska przedstawiła sprawozdanie za 2025 rok. Co z niego wynika?
Pro
Kolejną ważną zmianą jest wzmocnienie pozycji szefa służby cywilnej.
Co do zasady z dyrektorkami i dyrektorami generalnymi oraz kierownikami i kierowniczkami urzędów współpracuje mi się dobrze. Ale żeby szef służby cywilnej mógł standaryzować i uspójniać zarządzanie taką złożoną organizacją – musi mieć realne narzędzie. Dziś ustawa mówi, że szef służby cywilnej „czuwa”. Z całym szacunkiem dla tego pięknego słowa – co za nim idzie?
Proponujemy zatem, żeby mógł wydawać zalecenia z upoważnienia prezesa Rady Ministrów. Premier jest konstytucyjnym zwierzchnikiem służby cywilnej, a szef służby cywilnej jest jego urzędnikiem do roboty. Zalecenia nie dotyczą spraw indywidualnych – to nie jest narzędzie do przesuwania konkretnego Kowalskiego z jednego stanowiska na inne. Mają dotyczyć rozwiązań systemowych. Wprowadzamy też monitorowanie wykonania tych zaleceń – świadomość, że trzeba będzie odpowiedzieć na pytanie o etap wdrożenia, działa motywująco.
Skoro mowa o wzmacnianiu pozycji szefa służby cywilnej, to czy nie warto pójść dalej i wprowadzić publiczne wysłuchanie kandydata w parlamencie?
Nie myśleliśmy o tym, ale osobiście nie miałabym z tym problemu. Ten instrument jest dziś zarezerwowany dla stanowisk nadzorowanych przez marszałka Sejmu – takie wysłuchanie ma np. prezes Najwyższej Izby Kontroli, bo NIK podlega Sejmowi. Gdyby wprowadzić je dla szefa służby cywilnej, parlament musiałby realnie wpływać na ten wybór – wtedy konstrukcja całości byłaby zupełnie inna.
A czy szefowi służby cywilnej łatwiej byłoby rozmawiać z ministrami, gdyby sam był politykiem – członkiem rządu z prawdziwego zdarzenia? To byłoby realne wzmocnienie pozycji.
Są różne modele i rzeczywiście w niektórych państwach unijnych funkcjonuje rozwiązanie, w którym szef służby cywilnej jest jednocześnie politykiem. Obserwowałam to przed laty na stażu w administracji irlandzkiej – tam wiceminister finansów był jednocześnie szefem służby cywilnej. Z punktu widzenia inwestowania w służbę cywilną to rozwiązanie ma swoje zalety, szczególnie że nie wszystkich, również w obecnym rządzie, przekonuje to, co często powtarzam – że inwestycja w służbę cywilną się państwu opłaca. Ale wejście w politykę oznacza upolitycznienie. Polityk staje na równi z innymi politykami i o to walczy. A ja jestem wychowanką Krajowej Szkoły Administracji Publicznej i uważam, że szef służby cywilnej jest trochę pierwszym urzędnikiem. Skoro konstytucja mówi: zawodowo, rzetelnie, bezstronnie i neutralnie politycznie – nie da się tego pogodzić z byciem politykiem.
W projekcie wprowadzona jest też ocena okresowa urzędników – co 12 miesięcy zamiast co 24. Po co ten dodatkowy obowiązek?
Od kadry zarządzającej wymagam wysiłku. Dla mnie ocena okresowa to przede wszystkim informacja zwrotna. Wiem, że są miejsca, gdzie przełożeni rozmawiają z pracownikami o ich bieżącej pracy dopiero przy ocenie. To źle, ale po wejściu w życie znowelizowanych przepisów będą się spotykać częściej. Równolegle przygotowujemy zmienione rozporządzenie – sam proces ma być prostszy – dodatkowo przygotujemy cyfrowe narzędzie, które pozwoli odbiurokratyzować ten proces.
Czytaj więcej:
Wszystkie konkursy w służbie cywilnej powinny być otwarte, przygotowane tak, by nie stały się fikcją, z wytypowanym zwycięzcą – mówi Wojciech Kaczo...
Pro
Nowelizacja wprowadza też zupełnie nowy obszar – mobilność kompetencji. Co to oznacza w praktyce?
Wprowadzamy oddelegowania do trzech miesięcy – za zgodą pracownika; urzędnika mianowanego nadal można oddelegować bez zgody. Kiedy mieliśmy powódź na Dolnym Śląsku, przekierowanie inspektorów nadzoru budowlanego z Mazowsza do Opola było pospolitym ruszeniem, opartym na uprzejmości. Teraz pojawia się narzędzie. Wprowadzamy też oddelegowanie rozwojowe – jeśli w jednym urzędzie wojewódzkim poradzono sobie z konkretnym zadaniem, urzędnik z innego może pojechać tam na trzy miesiące, nauczyć się i wdrożyć rozwiązanie u siebie.
Mówiło się dużo o łamaniu silosów w służbie cywilnej – tu jest praktyczny instrument. Dochodzą do tego transfery z innych sektorów administracji. Jeżeli w urzędzie marszałkowskim mamy zidentyfikowanego człowieka z potrzebnymi kompetencjami, który przeszedł otwarty konkurencyjny nabór – możemy go przenieść, zamiast zmuszać do startowania w naborze raz jeszcze, tyle że w innej części administracji publicznej.
Czy projekt ma szansę zostać uchwalony przed końcem kadencji?
Ryzyko zawsze istnieje, ale dotrzymywanie terminów traktuję bardzo poważnie. W planie prac legislacyjnych zadeklarowałam, że do końca trzeciego kwartału przedstawię Radzie Ministrów projekt po konsultacjach. Mam też pomysł, żeby na etapie prac sejmowych spotkać się z klubami poselskimi. To będzie dla mnie wyzwanie – nie jestem polityczką – ale uważam, że warto spokojnie wytłumaczyć, czego ta nowelizacja dotyczy i co może realnie zmienić w urzędach.
Vacatio legis to trzy miesiące od podpisu prezydenta. To oznacza, że ustawa zacznie obowiązywać prawdopodobnie już w trakcie kampanii wyborczej.
Dlatego te przepisy muszą być akceptowalne szeroko. Nie przygotowuję tej nowelizacji pod siebie ani pod jedną kadencję. Kiedy administracja odczuje jej efekt, mnie na stanowisku szefa służby cywilnej najprawdopodobniej już nie będzie.
Robię to, co uważam za potrzebne służbie cywilnej – żeby państwo działało sprawnie, żeby miało lepiej zarządzane urzędy, a ludzie w administracji wiedzieli, czego się od nich oczekuje. Żeby dyrektor i dyrektorka potrafili przynajmniej raz w miesiącu powiedzieć naczelnikowi: „dobra robota”, ale też – kiedy trzeba – „słuchaj, tu popełniłeś – popełniłaś błąd, musimy to poprawić”. Bo służba cywilna nie działa sama z siebie. Jak każda organizacja, działa dobrze albo źle przede wszystkim dzięki ludziom – ich kompetencjom, odpowiedzialności i temu, czy ktoś potrafi nimi mądrze zarządzać.
