Radny gminy w celu wykonywania zadania mającego bezpośredni związek z wykonywaniem mandatu może być wysłany w podróż służbową poza miejscowość w której znajduje się siedziba rady (§ 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy; dalej: rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy).
Delegowania dokonuje przewodniczący rady gminy, który w poleceniu wyjazdu służbowego określa termin i miejsce wykonywania zadania, a także miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej przez radnego. Z kolei czynności te w stosunku do przewodniczącego rady dokonuje wskazany przez radę wiceprzewodniczący (§ 2 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy).
Również przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu służbowego określa środek transportu do odbycia podróży służbowej przez radnego. Na wniosek radnego przewodniczący może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej pojazdem samochodowym niebędącym własnością gminy. Wówczas radnemu należy się zwrot kosztów przejazdu według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez radę gminy na podstawie przepisów dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (§ 5 ust. 1 i 3 rozporządzenia).
Zasady na jakich radnemu będzie przysługiwała dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowej określa rada gminy (art. 25 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym). Zatem to rada ustali m.in. tryb rozliczeń, wskaże za co i w jakiej wysokości będzie przysługiwała radnym dieta oraz zwrot kosztów podróży służbowej (wyrok WSA w Opolu z 7 listopada 2013 r., sygn. akt II SA/Op 316/13). Jednakże ustalone przez radę kwestie dotyczące zwrotu kosztów podróży muszą być zgodne z powszechnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami, potwierdza to wyrok WSA w Krakowie z 12 kwietnia 2007 r. (sygn. akt III SA/Kr 995/06), zgodnie z którym „organy uchwałodawcze gmin mogą podejmować rozstrzygnięcia w zakresie ustalenia zasad zwrotu kosztów podróży służbowych radnym, ale tylko w takim zakresie, w jakim nie pozostaje to w sprzeczności z treścią rozporządzenia z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (DzU nr 66, poz. 800 ze zm.)".
podstawa prawna: art. 25 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU. z 2016 r. poz. 446 ze zm.)
