Załatwianie sprawy w urzędzie wielu osobom kojarzy się głównie z kolejkami i koniecznością przedstawiania licznych papierowych dokumentów. Ale w Polsce w ostatnich latach zaszły w tej dziedzinie duże zmiany.

Dotyczy to zarówno urzędów centralnych, jak i szczebla samorządowego. W przechodzeniu od administracji analogowej do cyfrowej pomogły fundusze unijne. Nie wykorzystano by ich jednak, gdyby nie wola samych urzędników i decydentów.

W ramach programu „Polska cyfrowa" ogłoszono już kilkanaście naborów na dofinansowanie projektów z funduszy Unii Europejskiej, łącznie na kwotę 7,5 mld zł. Stanowi to 82 proc. środków dostępnych w ramach programu. Pieniądze te płyną na internet szerokopasmowy, e-administrację i poprawę kompetencji cyfrowych społeczeństwa.

Dostęp do urzędu online

Praktyczne efekty e-rewolucji – jak zapisano w dokumencie Ministerstwa Cyfryzacji „Od papierowej do cyfrowej Polski" – mają być dwojakie. Za pięć lat połowa obywateli ma załatwiać większość spraw administracyjnych online, natomiast udział transakcji bezgotówkowych ma wzrosnąć do 85 proc.

– Realizacja tych zadań nie będzie możliwa bez masowego wykorzystania powszechnie dostępnego internetu – podkreśla Mateusz Walewski, ekonomista PwC.

Jak mówi, zgodnie z założeniami programu w 2020 r. Polska ma być w pierwszej siódemce krajów UE pod względem odsetka osób załatwiających sprawy urzędowe online. Żeby tak się stało, konieczne jest zapewnienie odpowiednich warunków do inwestycji w infrastrukturę łączności, w tym także w technologie mobilne.

Aż 90 proc. osób aktywnie korzystających z dostępnych e-rozwiązań ocenia je pozytywnie – wynika z badań Ministerstwa Cyfryzacji. 98 proc. ankietowanych zapowiada, że w przyszłości skorzysta z usług e-administracji.

Z roku na rok rośnie znajomość serwisów internetowych instytucji publicznych. Dwie trzecie internautów zna platformę usług elektronicznych ZUS, 60 proc. – ePUAP, a 45 proc. – Elektroniczną Księgę Wieczystą.

W administracji cyfrowej odchodzi się od papieru, a przechodzi do komunikacji elektronicznej, zarówno w relacjach obywatel – urząd, jak i między urzędami. Każdego dnia między różnymi podmiotami wymieniane są wielkie ilości danych, by zachować ciągłość funkcjonowania państwa oraz sprawnie obsługiwać obywateli. Dziś ta wymiana w dużej mierze odbywa się już w sposób w pełni zautomatyzowany, bez angażowania pracowników.

– Ważnym wymiarem e-administracji jest codzienna obsługa obywatela. Dotyczy to np. możliwości elektronicznego złożenia wniosku o świadczenie z programu Rodzina 500+; usługi wstępnego wypełnienia formularza podatkowego PIT-37 oraz wniosku o jego przygotowanie PIT-WZ; wypisów z Krajowego Rejestru Sądowego – wymienia Roman Durka, wiceprezes Sygnity.

Informatyka ułatwia codzienne życie

Kolejnym pozytywnym przejawem budowy e-administracji jest upowszechnianie profilu zaufanego. Dzięki niemu zwiększa się dostęp obywateli do e-usług.

– Na przykład administracja skarbowa może szybko i sprawnie wypełnić za nas zeznanie roczne dzięki elementowi systemu e-Podatki wykonanemu na zlecenie Ministerstwa Finansów. Nowością jest możliwość podpisania elektronicznego wniosku o tę usługę profilem zaufanym – mówi wiceprezes Sygnity.

Wyraźnie widać coraz większe zapotrzebowanie na rozwiązania informatyczne, które mają ułatwiać codzienne życie. Prywatne przedsiębiorstwa chcą w ten sposób przyciągnąć nowych klientów, a instytucje publiczne – usprawnić swoje działanie.

– Jednym z coraz silniejszych trendów jest stale rosnące zainteresowanie rozwiązaniami z zakresu internetu rzeczy. Jako przykład mogę podać nasz projekt e-Pionier realizowany w ramach grantu z NCBiR. Jego celem jest pozyskanie rozwiązań programistycznych do zastosowania w administracji i gospodarce – wskazuje Grzegorz Czapla, prezes Indaty.

Przybywa wdrożeń informatycznych w ramach tzw. inteligentnych miast. Nie tylko poprawiają one ich funkcjonowanie (np. zarządzanie ruchem, aby rozładować korki), ale też bezpieczeństwo mieszkańców (np. automatyczna reakcja w razie zagrożenia).

Jest jednak kilka przeszkód, które stoją na drodze do powstania prawdziwego, dojrzałego e-państwa. Jedną z nich jest efektywność wydawanych środków.

– W poprzedniej perspektywie finansowej UE (2007 – 2013) administracja miewała problemy z pomysłami na dobre zagospodarowanie unijnych środków przeznaczonych na cyfryzację. Pieniędzy było dużo, gorzej było z rozwiązaniami, które faktycznie służyłyby ludziom – mówi Jarosław Jastrzębski, wiceprezes Asseco Data Systems.

Jedna z kontroli wykazała na przykład, że niektóre gminy potrafiły wykupić nawet kilkaset e-usług, z których realnie używana była tylko jedna bądź dwie. Proces wydawania pieniędzy z nowej perspektywy unijnej powinien zacząć się od refleksji, co naprawdę jest potrzebne mieszkańcom.

– W Asseco Data Systems stworzyliśmy aplikację „Moje miasto" łączącą cyfrowe funkcje, które dziś są rozsiane. Dzięki niej, korzystając z jednego portalu, obywatel może zalogować się do dziennika elektronicznego swojego dziecka, sprawdzić stan swoich należności wobec gminy (i wykonać od razu płatność), zarejestrować dziecko do przedszkola czy zagłosować w budżecie partycypacyjnym – mówi wiceprezes Asseco DS.

Wtóruje mu Dawid Wójcicki, prezes Voicetel Communications. Podkreśla, że rozwiązania mające ułatwić dostęp do informacji powstają nierzadko w oderwaniu od społecznych potrzeb. Widoczne są różnice między sektorem prywatnym a publicznym. W tym pierwszym „głosujemy" pieniędzmi, a państwo – jeśli nawet udostępni niefunkcjonalną usługę – nie musi obawiać się utraty klienta.

Potrzebne zmiany przepisów

Barierą, która utrudnia tworzenie dojrzałych e-usług, jest też prawo. W wielu aspektach nie jest ono dostosowanie do dzisiejszych czasów. Przykładem mogą być przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, które uniemożliwiają organom administracyjnym stworzenie cyfrowego rejestru wszystkich mieszkańców miasta.

– Z danych ewidencjonowanych w systemie podatkowym miasto może korzystać tylko w celach obsługi procesów podatkowych. Nie może użyć tej samej kartoteki do przyjęcia pisma w obiegu dokumentów czy do celów socjalnych – mówi wiceprezes Asseco DS.

W efekcie miasta nie mogą tworzyć jednolitych rejestrów mieszkańców i nie mogą zebrać wszystkich kontaktów z nimi w jednym miejscu, tak jak to robią np. banki czy firmy.

Opinia

Andrzej Ruciński | ekspert do spraw e-podpisu

Komercyjne e-usługi rozwijają się znacznie szybciej i efektywniej niż te świadczone przez administrację publiczną. W przypadku tych pierwszych głównym motywem jest dążenie do maksymalizacji obrotu przy minimalizacji kosztów obsługi klienta. W przypadku administracji publicznej o tempie rozwoju często decydują zupełnie inne czynniki; chodzi tu o duże systemy informatyczne i wielkie cyfrowe zasoby danych, które w Polsce nie są jeszcze na tyle rozwinięte, uporządkowane i dostępne, aby można było mówić o efektywnym e-państwie. Rząd nie powinien rozpoczynać działań od budowania własnych usług, bo są one już dostępne na rynku. Może natomiast szukać sposobów formalno-prawnych, aby obywatele mogli z nich korzystać nieodpłatnie. Osobną kwestią jest znalezienie dla nich szerokiego zastosowania. Bezpłatna platforma usług ePUAP do niedawna była praktycznie niewykorzystywana. Profil zaufany przydał się dopiero przy składaniu wniosków w programie 500+, a od niedawna może być wykorzystywany przy „podpisywaniu" deklaracji PIT, choć od dawna można je składać elektronicznie bez opatrywania podpisem.

Pomoc w rozliczeniu podatku

Przykładem wykorzystania istniejących już komercyjnych systemów informatycznych przez administrację publiczną może być rozszerzanie funkcji bankowości internetowej. W ubiegłym roku w systemach ponad 20 instytucji rodzice mogli składać wnioski o pieniądze z rządowego programu Rodzina 500+. Banki umożliwiają też m.in. założenie profilu zaufanego ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej). Dzięki tej platformie można załatwić wiele spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Od niedawna z poziomu bankowości elektronicznej można złożyć wniosek o rozliczenie PIT-37. Aby skorzystać z tej opcji, trzeba wypełnić w serwisie transakcyjnym banku PIT-WZ, podając kilka informacji o sobie, np. PESEL, adres mailowy, dane teleadresowe (część danych zostanie automatycznie wypełniona przez system). Można wskazać ulgi i odliczenia od podatku oraz dane organizacji pożytku publicznego. Wniosek jest przesyłany do właściwego urzędu skarbowego, który przygotuje za podatnika zeznanie PIT-37. PIT-WZ można składać przez bankowość elektroniczną m.in. PKO BP, ING Banku Śląskiego, BGŻ BNP Paribas, Millennium.