Koszt druku ma bardzo duży wpływ na wynik finansowy firmy. Do jego obniżenia nie wystarczy wymiana drukarek na bardziej wydajne. Obecnie firmy sięgają po nowoczesne oprogramowanie, by zbudować przemyślany system środowiska druku.

Dyscyplina finansowa w sferze kosztów druku w zdecydowanej większości przedsiębiorstw i organizacji praktycznie nie istnieje. Aż dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw w ogóle nie monitoruje tych kosztów. A chodzi o kwoty niebagatelne. Szacuje się, że koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów (nie tylko z drukiem) pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Według firmy analitycznej Gartner kompletna optymalizacja procesu druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc.

Pierwszym krokiem do stworzenia optymalnego systemu wydruku dokumentów w firmie jest uzmysłowienie sobie istniejącego problemu i poważne potraktowanie sprawy. Niestety, w większości organizacji koszty wydruku są analizowane głównie przez pryzmat kosztów zakupu sprzętu. To błąd, ponieważ zakup drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego stanowi zaledwie od 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z ich eksploatacją.

Audyt określi koszty

Określenie kosztów druku w dużej firmie, posiadającej np. wiele oddziałów terenowych (sklepy, banki, etc.) jest zadaniem wymagającym profesjonalnego audytu druku. Pomoc w tej sprawie można znaleźć w Arcusie. Podstawowy poziom audytu polega na zebraniu informacji o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych – ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. W małych organizacjach, w których np. kilkanaście osób pracuje w jednym biurze, już na tym poziomie można uzyskać duże oszczędności, przeważnie redukując liczbę urządzeń na rzecz wydajnej drukarki lub urządzenia wielofunkcyjnego.

Podczas szczegółowych audytów określa się m.in. specyfikę prac, do których wykorzystywane są urządzenia. Pozwala to stwierdzić, czy maszyna jest właściwie wykorzystywana. Badanie wykazuje też, kto i w jaki sposób używa maszyn, czyli ile i jakim kosztem drukują poszczególni pracownicy.

– Rzetelnie przeprowadzony audyt druku powinien zawierać rekomendacje nie tylko dotyczące obniżenia kosztów druku i lepszego wykorzystania posiadanych urządzeń, ale również wskazówki, jak usprawnić organizację pracy biura – wyjaśnia Łukasz Rumowski z Arcusa.

W biurach pracują technicznie sprawne, ale przestarzałe maszyny, których eksploatacja dużo kosztuje. Powodem są zbyt drogie materiały eksploatacyjne. Często też urządzenia są niedostosowane do potrzeb firmy.

– Przykładem błędnego wykorzystania drukarki jest m.in. udostępnianie możliwości druku kolorowego, który jest droższy, wszystkim pracownikom, bez względu na ich potrzeby – mówi Łukasz Rumowski.

Innym przykładem generowania niepotrzebnych kosztów są różne urządzenia pochodzące od różnych producentów. Efektem jest konieczność magazynowania dużych ilości części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych. Taka sytuacja wymusza także zawieranie umów z różnymi firmami serwisowymi, co nie pozostaje bez wpływu na koszty druku.

Tani druk dzięki oprogramowaniu

Kolejnym sposobem ograniczania kosztów jest zmiana systemu zarządzania drukiem, który instaluje się w zależności od potrzeb firmy po przeprowadzonym audycie. Zaawansowane oprogramowanie pozwala m.in. na zdalne zarządzanie drukarkami, aktualizację sterowników drukarek, dokładne rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z podziałem na użytkownika, departamenty, działy czy projekty. Zdalna kontrola urządzeń pozwala na podjęcie działań jeszcze przed identyfikacją problemu przez użytkownika.

– Systemy pozwalają również na określenie obiegu dokumentów oraz wpływają na podwyższenie bezpieczeństwa przy ich przetwarzaniu, np. wydruk bezpieczny – wyjaśnia Łukasz Rumowski. – W skład systemów druku wchodzą rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych – maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero wtedy, gdy uwierzytelni się pracownik zlecający zadanie.

Zdaniem eksperta potrzeba autoryzacji użytkowników ma wpływ na obniżenie kosztów druku.

– Konieczność osobistej autoryzacji wydruków sprawia, że pracownicy nie zapominają o skierowanych na drukarki dokumentach. Jeśli się pomylą, coś zmieniają i wprowadzą poprawki, rezygnują z poprzedniej kopii przed jej wydrukowaniem. Kolejne rozwiązania systemowe służą do archiwizacji danych – dodaje Łukasz Rumowski.

Tego typu systemy zarządzania drukiem dają firmie wiele korzyści. Umożliwiają m.in. odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom, określenie limitów wydruków dla danego działu w firmie lub indywidualnego użytkownika albo możliwość druku kolorowego lub A3. Miesięczne raporty wykażą, kiedy i jaką liczbę kopii wydrukowała dana osoba.

– Sama świadomość istnienia systemu monitorującego wywiera wpływ na pracowników, którzy starają się ograniczać liczbę wydruków do niezbędnego minimum. Im większa firma, tym większe są uzyskiwane dzięki temu oszczędności – przekonuje Rumowski. Nie trzeba kupować

Bardzo wygodną i zdobywającą coraz większą popularność formą pozyskiwania drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych jest dzierżawa drukarek. W ten sposób firmy mogą wyposażyć swoje biura w nowoczesne urządzenia przy nakładzie inwestycyjnym stanowiącym ułamek budżetu potrzebnego na zakup nowych maszyn. Zamiast tego płacą niewielki miesięczny czynsz.

Istotnym argumentem przemawiającym za dzierżawą jest możliwość finansowania jej z bieżących środków obrotowych. Niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie nie naruszają płynności finansowej. Ponadto opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżając podatek dochodowy. Oferta dzierżawy firmy Arcus dotyczy praktycznie całego asortymentu urządzeń biurowych – od drukarki do biura i rozbudowanych urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej marki Kyocera przez system wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes po oprogramowanie służące do zarządzania obiegiem dokumentów.