W firmie przeprowadzono audyt druku, w wyniku którego ustalono, że drukarki są przestarzałe, materiały eksploatacyjne i serwis są drogie, a w efekcie koszty druku bardzo wysokie. Powodem tego był także brak kontroli nad tym, co drukują pracownicy.

Obecnie liczba urządzeń drukujących została zredukowana do kilkudziesięciu urządzeń marki Kyocera – część z nich to duże urządzenia wielofunkcyjne, tzw. korytarzowe, które oprócz drukowania i kopiowania pozwalają na skanowanie dokumentów z wysłaniem bezpośrednio na e-mail użytkownika w formacie PDF.

Zdecydowaliśmy się na dzierżawę sprzętu od firmy Arcus – dzięki temu wymiana wysłużonych urządzeń drukujących nie wymagała inwestycji. W ramach projektu wdrożone zostało również oprogramowanie do zarządzania wydrukiem MyQ. Każdy wydruk jest odnotowywany w systemie i przypisany do konkretnego użytkownika. Dzięki temu pracownicy drukują tylko niezbędne materiały, a koszty wydruków można łatwo rozliczać.

Bardzo dużą zaletą oprogramowania MyQ jest też możliwość tzw. wydruku podążającego – dzięki tej funkcji użytkownicy, wysyłając dokument do druku, nie wybierają konkretnej drukarki, ale dopiero po podejściu do dowolnego urządzenia logują się i odbierają gotowy wydruk.

Ze względu na fakt, że dotychczaswe urządzenia drukujące były już wyeksploatowane i generowały coraz wyższe koszty serwisowania, wymiana na nowszy sprzęt pozwoliła na uzyskanie ok. 70–proc. oszczędności.