Potrzeba nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji potrafi skutecznie zablokować na kilka dni działanie biura. Pracę w biurach w zakresie obsługi korespondencji ułatwiają takie urządzenia jak kopertownice, adresarki i otwieraczki. Pracują znacznie szybciej i sprawniej niż pracownicy. Firma Arcus oferuje urządzenia amerykańskiej firmy Pitney Bowes, które pozwalają przygotować do wysłania w krótkim czasie dużą ilość korespondencji.

– Jeden pracownik jest w stanie przygotować jeden list do wysyłki w minutę, a niektóre kopertownice potrafią zapakować nawet trzy tysiące pism w ciągu godziny. Jak łatwo oszacować, pracownikowi zajęłoby to ponad tydzień pracy – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA.

Według eksperta maszyny do obsługi korespondencji nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań, ale i pieniądze pracodawcy. Maszyny potrafią złożyć zawartość koperty, nadrukować adres, logo albo reklamę lub otworzyć otrzymane listy.

– W instytucjach, w których wysyła się setki listów tygodniowo, specjalnie skonstruowane do takich celów urządzenia są niezastąpione – wyjaśnia Maciej Ziemski. – Wysyłka korespondencji jest nie tylko wygodna, ale też pozwala np. na szybszy spływ należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Zapakowana do kopert korespondencja musi być następnie zaadresowana.

– Aby uniknąć błędów przy ręcznym wpisywaniu adresów i zadbać o estetykę, warto się zaopatrzyć w adresarkę, która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk, w wielu kolorach lub wypełni tzw. zwrotki, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – mówi Maciej Ziemski. W ofercie Pitney Bowes dostępne są trzy modele adresarek współpracujących z komputerem, które wykorzystują druk atramentowy w rozdzielczości do 600 dpi w kolorze. Najprostsze adresują do 10 000 kopert, a najbardziej wydajne do 30 000 w ciągu godziny. Format kopert nie gra roli. Obsługa korespondencji to nie tylko nadawanie listów, ale także korespondencja przychodząca.