Ci, chcąc oszczędzić, zaczynają od ograniczania wydatków działów sprzedaży i marketingu. Tymczasem sporo pieniędzy pochłaniają wyjazdy służbowe.
Spotkania z kontrahentami, potrzeba podpisywania rozmaitych umów poza siedzibą firmy, szkolenia, czy konieczność przedstawienia produktu potencjalnemu klientowi, to tylko niektóre z powodów podróży służbowych. W wielu firmach wyjazdy takie są niezbędne. Związane z nimi wydatki jednak mocno obciążają kasę przedsiębiorstwa. Kosztuje utrzymanie floty samochodowej i opłaty drogowe, które ponoszą używający służbowych pojazdów. Drogie są bilety kolejowe i lotnicze, noclegi w hotelach, diety i tzw. reprezentacja. – Warto pomyśleć o rozwiązaniach pozwalających zoptymalizować służbowe wydatki. Tym bardziej, że na rynku pojawiły się narzędzia, dzięki którym można uprościć proces rozliczania delegacji, a także wdrożyć przejrzyste zasady korzystania ze służbowych pieniędzy, unikając ewentualnych nadużyć – radzi Sylwia Ciemińska, Business Development Manager w Edenred Polska.
Niestety, z optymalizacją kosztów służbowych dobrze nie jest. Jakąkolwiek politykę dotyczącą podróży pracowniczych prowadzi zaledwie nieco ponad połowa firm i daleko jej do doskonałości. Funkcjonujący w większości przedsiębiorstw system obsługi delegacji jest na dodatek mało nowoczesny. Generuje to dodatkowe koszty i zabiera sporo cennego czasu osobom zarządzającym wydatkami firmowymi. Jak pokazują przeprowadzone na zlecenie firmy Edenred badania AC Nielsen, rozliczenia wciąż prowadzone są w formie papierowej, z wykorzystaniem Excela. Dotyczy to aż 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki oraz 77 proc. rozliczeń wydatków. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki gotówkowe. Pracownicy z konieczności więc wyruszają wyposażeni w wypchane banknotami portfele lub służbową kartę kredytową. „Plastik" minimalizuje w pewnym stopniu ryzyko związane z możliwością utraty pieniędzy ale też nie do końca. Na dodatek, to wszystko sprawia, że sam proces księgowania wyjazdów jest nie tylko długi, ale też kosztowny i na dodatek uciążliwy. Firma musi utrzymywać wiele narzędzi wspierających proces rozliczania delegacji. Wymaga to też szczególnej dbałości o prawidłowy obieg dokumentów. Potrzebni są ludzie i odpowiednie procedury.
Na rynku pojawiały się ciekawe rozwiązania ułatwiające zawiadywanie kosztami delegacji i pozwalające na oszczędności tym zakresie. O jednym z nich – Spendeo by Edenred, które składa się z przedpłaconej karty płatniczej o międzynarodowym zasięgu wspieranej przez platformę internetową – opowiada Sylwia Ciemińska z Edenred Polska. Narzędzie to pozwala zoptymalizować proces zarządzania wydatkami służbowymi na każdym etapie.
– Ze Spendeo przedsiębiorcy mogą znacząco zredukować koszty i czas poświęcany na obsługę procesu związanego z rozliczaniem podróży służbowych. Dużą korzyścią jest minimalizacja obiegu przekazywanych dokumentów – informuje Sylwia Ciemińska.
