Dlatego coraz bardziej istotne staje się dostosowanie systemu przetwarzania dokumentów do konkretnych potrzeb firmy lub urzędu. Tutaj z pomocą przychodzą aplikacje, które we współpracy z urządzeniami wielofunkcyjnymi i drukarkami Kyocera,  umożliwiają użytkownikom dostęp do wielu bardzo zaawansowanych funkcji. Pozwalają na dysponowanie obszarem bezpieczeństwa danych, sprawują kontrolę nad kosztami, udostępniają zdalny interfejs zarządzania środowiskiem czy wspierają przepływ dokumentów w formie elektronicznej. Coraz więcej powstaje również systemów, które dedykowane są konkretnemu sektorowi rynku lub branży, np. sektorowi medycznemu, edukacyjnemu czy administracji.

Pracownicy biur borykają się często z nierównym obciążeniem pracą poszczególnych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Jedne maszyny są wykorzystywane sporadycznie, a do innych tworzą się kolejki osób oczekujących na wydruk. Zdarza się również, że wydrukowane dokumenty, zawierające np. dane wrażliwe, leżą kilka dni koło urządzenia. Nikt nie pamięta, aby je zabrać. W uniknięciu takich sytuacji pomaga kompleksowa aplikacja MyQ, czyli rozbudowany serwer umożliwiający zarządzanie całym procesem przetwarzania dokumentów. Zainstalowana na serwerze komunikuje się z drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi działającymi w biurze. Użytkownik komputera wysyła dokument do druku, nie wybierając przy tym konkretnego urządzenia, tylko serwer MyQ, który nimi zarządza. Prosty w obsłudze interfejs i spersonalizowane skróty najczęściej wykorzystywanych funkcji ułatwiają również kopiowanie, skanowanie czy faksowanie dokumentów. Ponadto aplikacja umożliwia tworzenie precyzyjnych statystyk dotyczących kosztów druku generowanych przez użytkownika, cały dział czy przypisanie ich do konkretnych projektów.

Bogata funkcjonalność MyQ wyróżnia rozwiązanie Arcusa na rynku i pomaga w jeszcze bardziej efektywny i łatwy sposób korzystać z urządzeń Kyocery, a także innych producentów. System MyQ po-zwala użytkownikom m.in. na obsługę urządzeń mobilnych i zasobów chmurowych, np. One Drive czy GoogleDrive, opcję skanu do siebie czy wydruki podążające.

Całkowicie inną aplikacją wykorzystywaną w środowisku dokumentów jest system Scanner Vision, który pozwala na przetworzenie pracy i jej dystrybucję we wskazane miejsce. Oferuje on funkcję OCR, odczytanie kodów kreskowych, współpracę z SharePoint czy automatyczne generowanie metadanych. Jest niezastąpionym narzędziem w przetwarzaniu dokumentu w formie elektronicznej.

Kontrola i bezpieczeństwo wydruku

MyQ

Aplikacja stanowi rozbudowany system serwerowy przeznaczony do kompleksowego zarządzania procesem przetwarzania dokumentów organizacji (skanowaniem, kopiowaniem, drukowaniem). MyQ posiada liczne funkcje: wydruk podążający, bezpośredni, bezpieczny, system raportów ilościowych i kosztowych. Bezpieczeństwo drukowanych dokumentów gwarantuje autoryzacja użytkownika przy urządzeniu wielofunkcyjnym za pomocą PIN, loginu, hasła czy karty zbliżeniowej. MyQ posiada różne funkcje m.in. „skan do siebie” (umożliwia przesłanie na adres e-mail użytkownika lub do wybranego przez niego folderu) czy zarządzania pracami (pozwala użytkownikowi stojącemu przy urządzeniu, zapoznać się z kosztami wydruku lub oznaczyć prace jako ulubione i drukować je bez potrzeby podchodzenia do komputera). System MyQ obsługuje urządzenia mobilne oraz pozwala na obsługę zasobów chmurowych, np. OneDrive czy GoogleDrive.

Kyocera Fleet Services

To wszechstronne rozwiązanie sieciowe przeznaczone do zdalnego zarządzania flotą urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek. Kyocera Fleet Services jest oparta na rozwiązaniu chmurowym, umożli-wia zdalne zarządzanie flotą i monitorowanie stanu urządzeń oraz obsługę powiadomień. Pozwala na łatwe identyfikowanie problemów i ich szybkie usuwanie

Data Security KIT (E)

Aplikacja szyfruje i nadpisuje na dysku twardym urządzenia, dzięki czemu ewentualna utrata dysku nie powoduje wycieku danych. Jest dedykowane użytkownikom, którzy w sposób szczególny zabezpieczają dokumentację.

Przepływ i przetwarzanie dokumentów

ScannerVision

Aplikacja „przechwytuje” dokumenty, np. zeskanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego albo przy-chodzące e-mailem. Dokumenty zostają odczytane dzięki OCR, a następnie przetwarzane zgodnie z usta-wioną regułą, np. każda zeskanowana faktura może być odczytana i wysłana automatycznie do systemu księgowego. System pozwala również na uzyskanie wersji edytowalnej dokumentu w aplikacji MS Word czy Excel. ScannerVision ułatwia pracę firmowego sekretariatu i przyspiesza obieg dokumentów w firmie

Arcus MED

Autorska aplikacja opracowana przez firmę Arcus pozwala w sposób prosty i intuicyjny tworzyć elektroniczną dokumentację medyczną, jednocześnie integrując się z takimi systemami medycznymi jak: Eskulap, AMMS oraz rozwiązaniami firmy Kamsoft. Ułatwia pracę administracyjną w placówkach medycznych np. przychodniach lub szpitalach.

Teaching Assistant

Aplikacja biznesowa przeznaczona do automatyzacji drukowania i sprawdzania testów wielokrotnego wyboru w postaci tzw. bubble-sheet. Teaching Assistant sprawdza poprawność udzielonych odpowiedzi, może również wygenerować rozbudowane raporty (w postaci tabel wyników testu, ilości poprawnych odpowiedzi czy udziału procentowego itp.). Narzędzie dedykowane szkołom wyższym, średnim i podstawowym.

Wygodne i komfortowe drukowanie

Kyocera Cloud Connect

Aplikacja pozwala na zarządzanie dokumentami przechowywanymi w chmurze Evernote lub GoogleDrive. Umożliwia użytkownikom skanowanie dokumentów bezpośrednio z urządzenia do chmury oraz drukowanie bezpośrednio z chmury, bez potrzeby uruchamiania komputera. Narzędzie dedykowane dla osób, które muszą pilnie np. na spotkanie wydrukować dokumenty umieszczone na ich dysku sieciowym. Dzięki aplikacji zeskanowane materiały są również dostępne w wersji elektronicznej poprzez urządzenia mobilne

Kyocera Mobile Print

Aplikacja przeznaczona do obsługi drukowania i skanowania dokumentów przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych. Jest dostępna na urządzenia mobilne obsługujące system Android oraz iOS. Może być pobrana bezpłatnie poprzez sklepy z aplikacjami.

MyPanel

Aplikacja pozwala na obsługę urządzenia Kyocera zdalnie przez smartfona lub tablet poprzez lokalną sieć wi-fi. Umożliwia zdalne: kopiowanie, skanowanie, wysyłanie dokumentów oraz drukowanie ze skrzynki użytkownika. Jednocześnie zapewnia zachowanie ustawień jako workflow, rozpoczęcie workflow na dowolnym wspieranym urządzeniu, generowanie i drukowanie kodów QR oraz wyświetlanie informacji o urządzeniu i ustawienia uwierzytelniania. Kyocera MyPanel umożliwia również obsługę folderów Evernote, DropBox, OneDrive. Jest rozwiązaniem dedykowanym użytkownikom urządzeń niewyposażonych w panel obsługi lub chcących wykorzystywać urządzenia mobilne w procesie przetwarzania dokumentów