W związku z wdrażaniem w firmach nowego programu, jakim są PPK, na firmy nakładane są nowe obowiązki. To właśnie pracodawcy są odpowiedzialni za wdrożenie i prowadzenie PPK.

Komu się opłaca,komu nie

Różne doświadczenia Polaków z programami oszczędnościowymi sprawiają, że chociaż pracownicy dzięki PPK mogą jedynie zyskać, to nie wszyscy chcą przystąpić do programu. Nowy program zapisany w ustawie dotyczy jednak nie tylko ich. – PPK opłacają się pracownikom, ale także Skarbowi Państwa, rządowi. Pracownicy jednak mogą zrezygnować z uczestnictwa. Natomiast pracodawcy są zmuszeni przez ustawę do przystąpienia do PPK bez względu na to, czy im się to opłaca, czy nie – zaznaczała Ewa Jakubczyk-Cały, partner zarządzający z PKF Consult, na zorganizowanej przez „Rzeczpospolitą" i „Parkiet" konferencji poświęconej wdrażaniu PPK przez pracodawców.

Czy zatem pracodawcy mają możliwość, by nie przystępować do programu? – Taką możliwość mają tylko mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające poniżej 10 osób w przypadku, gdy wszyscy pracownicy nie będą chcieli dołączyć do PPK. Jeśli firma zatrudnia co najmniej 10 osób, to już takiej możliwości nie ma. Nawet jeśli w firmie jest 15 pracowników i wszyscy oświadczą, że nie chcą przystępować do PPK, to pracodawca i tak jest zobowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie i przeprowadzić cały proces wdrożenia. Jeżeli bowiem w firmie pojawi się nowy pracownik, który będzie chciał przystąpić do PPK, a pracodawca powie, że nie przyjmuje takich pracowników, to zapłaci karę, ponieważ nie można zniechęcać do PPK – wyjaśniała przedstawicielka PKF Consult.

Jak się przygotować...

Przed rozpoczęciem wdrożenia PPK w przedsiębiorstwie należy określić procesy, jakie będą zachodzić zarówno na etapie wdrożenia, jak i późniejszego funkcjonowania programu.

– Każda firma powinna przeprowadzić dokładną analizę przedwdrożeniową. Dzięki takiej analizie można dokonać wyboru, czy chce się wdrożyć PPE (pracowniczy program emerytalny – red.), PPK czy obydwa programy. Następnie trzeba się zastanowić, jakie procesy należy wdrożyć w firmie w związku z wejściem w życie nowego programu, a także, jakie zadania należy przypisać do konkretnych osób, aby to zrobić. Należy również wyłonić reprezentację załogi, z którą przeprowadzi się konsultacje dotyczące wyboru firmy zarządzającej. Nie powinno się tego odkładać na ostatnią chwilę, tak by dokładnie przeanalizować wraz z pracownikami, która firma odpowiada przedsiębiorstwu najbardziej, ale także, by potem firma ta miała możliwość wsparcia pracodawcy w procesie wdrażania PPK – zaznaczała ekspertka.

– Konsultacje z pracownikami dotyczące wyboru firmy zrządzającej nie są wiążące dla pracodawcy, ale muszą być udokumentowane – dodała.

...i nie przepłacić

Każda firma musi także oszacować koszty wdrożenia PPK, czyli obliczyć, ile pieniędzy może przeznaczyć na program. – Trzeba przygotować plan, który będzie atrakcyjny dla pracowników, ale zarazem optymalny dla przedsiębiorstwa. PPK wymagają opracowania całej strategii finansowej w firmie, ponieważ to dodatkowe koszty dla pracodawcy, co może wpływać również na politykę cen oferowanych przez nią produktów czy usług – zwracała uwagę Ewa Jakubczyk-Cały.

– Dlatego należy się zastanowić, jak zmienić system budżetowania, w czym również pomaga analiza przedwdrożeniowa. Pozwala ona bowiem na identyfikację nowych procesów w przedsiębiorstwie w związku z wdrożeniem PPK, oszacowanie kosztów wdrożenia oraz kosztów składek dodatkowych w różnych wariantach, a także uwzględnienie kosztów PPK przy budżetowaniu kosztów działalności – wyjaśniała.

Rzetelne informacje

Wprowadzanie w firmie PPK wymaga od pracodawcy, by w zrozumiały sposób przekazał swoim pracownikom wszystkie informacje, których potrzebują do zrozumienia idei i sposobu funkcjonowania programu oszczędnościowego. – Przed wdrożeniem PPK podmiot zatrudniający musi poinformować osoby zatrudnione o zasadach uczestnictwa w PPK oraz o obowiązkach i uprawnieniach pracodawcy i osoby zatrudnionej związanych z uczestnictwem w programie – mówiła ekspertka.

– Pracodawca musi przekazać osobom zatrudnionym informacje o możliwości złożenia wniosku o uczestnictwo w PPK w przypadku zatrudnionych, którzy ukończyli 55 lat i nie ukończyli 70 lat. Musi także poinformować pracowników o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej, wyższej niż 2 proc. Osobom z najniższą pensją pracodawca musi natomiast przekazać, że istnieje możliwość obniżenia wysokości wpłaty podstawowej w przypadku, jeśli wynagrodzenie nie przekroczyło kwoty odpowiadającej 120 proc. minimalnego wynagrodzenia – punktowała Jakubczyk-Cały.

Pracodawca odpowiada również za komunikację zewnętrzną. – Na pracodawcy spoczywa obowiązek komunikacji z firmą zarządzającą, jak i z nadzorem. Nadzór nad PPK sprawuje Polski Fundusz Rozwoju, ale szczególne uprawnienia dotyczące PPK w firmach otrzymała również Inspekcja Pracy. Nadzór sprawuje także Komisja Nadzoru Finansowego, ponieważ to pod jej opieką znajdują się wszystkie firmy zarządzające – wyjaśniła przedstawicielka PKF Consult.

Nowe obowiązki

Przedsiębiorcy muszą nie tylko rzetelnie informować o wszystkim swoich pracowników, ale również prowadzić dokumentację i zarządzać wszystkimi procesami związanymi z PPK.

– Pracodawcy muszą przyjmować wszystkie oświadczenia woli od pracowników dotyczące ich decyzji związanych z PPK, w tym deklaracje zmiany wysokości wpłat dodatkowych lub obniżenia wpłat podstawowych, a także rezygnacje z uczestnictwa w PPK. Wśród obowiązków pracodawcy jest także terminowe przekazywanie informacji zarówno uczestnikom PPK, jak i instytucji finansowej, a także naliczanie, pobieranie i odprowadzanie wpłat na PPK. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest także ustalenie wzorów dokumentów dotyczących poszczególnych czynności związanych z administrowaniem PPK, ustalenie sposobu ich agregowania, monitorowania i raportowania informacji z nich wynikających, ponieważ takie informacje nie zostały wyszczególnione w ustawie – przekazała Jakubczyk-Cały.

– Firmy muszą też prowadzić pełną dokumentację związaną z obliczaniem wpłat do PPK i archiwizować wszystkie dokumenty związane z programem. Natomiast jeżeli pracownik zmienia pracę, wtedy pracodawca może złożyć wniosek o przeniesienie zgromadzonych wcześniej środków z firmy zarządzającej, którą wybrał poprzedni pracodawca, do instytucji, z którą podpisał umowę nowy pracodawca. Jednak pracownik może w takiej sytuacji nie wyrazić zgody na ten proces. W takim przypadku pracownik może mieć dwa, trzy, cztery lub więcej PPK – dodała ekspertka z PKF Consult.

PPK jako benefit na rynku pracownika

Kwestią ważną dla wielu pracodawców w dzisiejszych czasach są trudności z pozyskaniem pracowników. Dlatego przedsiębiorcy powinni się zastanowić, w jaki sposób zmienić wewnętrzną politykę HR oraz kulturę organizacyjną, by program PPK stał się dla nich elementem przewagi względem innych przedsiębiorstw. – Nie jest to łatwe, ponieważ PPK jest zapisane w ustawie, co oznacza, że obowiązuje wszystkich i nie jest dodatkowym bodźcem zachęcającym pracowników. Pracodawca oferuje swoim pracownikom PPK, ponieważ musi to robić. Dlatego warto zastanowić się, czy firma potrafi stworzyć taką politykę HR, która przyniesie korzyści z tytułu ponoszenia kosztów związanych z PPK – zaznaczała Ewa Jakubczyk-Cały.

– Istnieje kilka możliwych działań, które pracodawcy mogą podjąć, aby zmienić postrzeganie PPK i nie traktować programu jako obowiązku, lecz jako atrakcyjny benefit pracowniczy. Pracodawcy mogą zwiększyć wysokość wpłaty dla tych pracowników, którzy zadeklarują zwiększenie własnej składki. Przedsiębiorcy mogą z PPK robić pewnego rodzaju wyróżnienie dla pracowników poprzez różnicowanie wysokości wpłaty pracodawcy ze względu np. na staż pracy albo wyniki roczne pracownika lub departamentu – zachęcała przedstawicielka PKF Consult.