Na te i wiele innych pytań starano się odpowiedzieć wczoraj w siedzibie Krajowej Izby Radców Prawnych, podczas debaty dedykowanej prawnikom posiadającym jednoosobowe kancelarie prawne, którzy mogliby mieć problemy z odnalezieniem się w regulacjach obowiązujących od 25 maja. Patronat nad wydarzeniem objęła „Rzeczpospolita".
Co zatem powinien zrobić radca prawny zatrudniający aplikanta i sekretarkę, by nie narazić się na zarzut braku profesjonalizmu i naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych?
– Przede wszystkim musi być bezpiecznie. Należy więc podpisać ze współpracownikami upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Możliwie jak najszersze – mówił Maciej Gawroński, radca prawny, współautor wielu rozwiązań w zasadach ogólnego rozporządzenia EU o ochronie danych osobowych (RODO). W jego ocenie niezbędne są również szkolenia. Tak by asystent czy aplikant zdawał sobie sprawę, że błahostką nie jest chociażby zgubienie służbowego pendrive'a.
W ocenie Gawrońskiego warto też zabezpieczyć się na wypadek rozstania. Dlatego pracownik powinien zostać zobligowany do tego, by po zakończeniu współpracy zwrócił lub zniszczył dane osobowe klientów. W tym celu warto zobowiązać go do sporządzenia stosownego oświadczenia, którego brak przedłożenia po zakończeniu współpracy byłby obarczony np. karą 100 zł za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu dokumentu.
Prawnicy koniecznie powinni się również zastanowić, w jakich systemach operacyjnych pracuje ich poczta czy wirtualny dysk. Należy sprawdzić, czy ich dostawcy w swych regulaminach nie posiadają zapisów, że przysługuje im prawo skanowania wiadomości. Nie jest też zalecane korzystanie z chmury, która nie jest ograniczona do terytorium Unii.
