Prace nad nowelizacją ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych znajdują się na zaawansowanym etapie. Regulacje będą dotyczyć wszystkich osób prawnych, spółek handlowych z udziałem Skarbu Państwa oraz polskich oddziałów podmiotów zagranicznych. Jest to kolejny akt prawny, obok projektowanej ustawy o jawności życia publicznego, który zmierza do zwiększenia efektywności narzędzi służących do wymierzenia sankcji podmiotom zbiorowym. Wpisuje się on także w trend ustawodawczy polegający na zwiększonej ingerencji prawa karnego w stosunki gospodarcze.

Zgodnie ze statystykami, od 2015 r. liczba spraw prowadzonych przeciwko podmiotom zbiorowym wyniosła 71, a kary były nieznaczne. Stąd też liczne głosy, że dotychczas obowiązująca ustawa była nieefektywna.

Celem zwiększenia efektywności znowelizowanej ustawy poszerzono m.in. podstawy odpowiedzialności podmiotów zbiorowych oraz zrezygnowano z wymogu uprzedniego uzyskiwania prejudykatu (wyroku skazującego pracownika spółki).

Liczne zakazy

Zgodnie z projektem dla przypisania spółce odpowiedzialności wystarczające będzie, że czyn zabroniony został popełniony. Nie będzie konieczności ustalenia sprawcy. Postępowanie przeciwko podmiotowi będzie mogło zostać wszczęte, jeżeli zachodzić będzie uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu zabronionego oraz gdy przemawiać będzie za tym interes społeczny. Pojęcia te pozostają niezdefiniowane. Oznacza to, że zasadność wszczęcia postępowania będzie podlegać ocenie organu.

Celem zabezpieczenia prawidłowego toku postępowania możliwe będzie zakazanie podmiotowi promocji i reklamy, ale także wprowadzenie zakazu prowadzenia określonej działalności, zakazu łączenia się czy podziału, jak też zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne na czas trwania postępowania. Wstrzymane mogą zostać także udzielone wcześniej dotacje i subwencje. Możliwe będzie także wprowadzenie zarządu przymusowego.

Do katalogu kar wymienionych w projekcie należy w szczególności kara pieniężna w wysokości od 30 tys. zł do 30 mln zł. Kara nie będzie odnoszona do osiągniętego przychodu, a zatem możliwe będzie orzekanie jej wobec podmiotu, który nie wykazuje przychodu, ale posiada majątek. Możliwe będzie także rozwiązanie lub likwidacja podmiotu zbiorowego. Ponadto nałożony może zostać także środek karny w postaci zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne.

Aby przypisać podmiotowi zbiorowemu odpowiedzialność, czyn powinien zostać popełniony w związku z prowadzoną przez niego działalnością. Ponadto podmiot ten powinien uzyskać korzyść z tego czynu (nawet w sposób pośredni).

Modelowy wzorzec

Odpowiedzialność w dużej mierze zależeć będzie od dochowywania należytej staranności przez podmiot zbiorowy, w szczególności w zakresie koncepcji winy w wyborze, winy w nadzorze czy też winy w organizacji. Ustawa nie definiuje pojęć należytej staranności, a zastosowanie znajdzie tu art. 355 § 2 kodeksu cywilnego. Jest to odpowiedzialność o charakterze mieszanym – zawiera koncepcje typowe dla prawa karnego oraz prawa cywilnego. Przez należytą staranność należy rozumieć określony, modelowy sposób postępowania. Wzorzec postępowania powinien być zaś formułowany w sposób obiektywny. Pod uwagę brać należy powszechnie stosowane sposoby postępowania w danej sytuacji. Zatem dla przedsiębiorców zajmujących się różnymi przedsięwzięciami stosowne będą różne wzorce należytej staranności.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 projektu ustawy podmiot zbiorowy, który osiągnął z czynu zabronionego, choćby pośrednio, korzyść majątkową, odpowiada również za ten czyn, jeśli został popełniony nie tylko przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, ale także osobę zatrudnioną w tym podmiocie w ramach wykonywanych obowiązków albo przy ich przekroczeniu, jak również przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną lub innym podmiotem, bezpośrednio współdziałającym z podmiotem zbiorowym w realizacji celu prawnie dopuszczalnego.

Oznacza to, że podmiot zbiorowy może ponieść odpowiedzialność także za czyny zabronione popełnione przez swoich pracowników oraz osoby współpracujące z nim na podstawie umów B2B, czyli najczęściej kadrą menedżerską. Doświadczenie pokazuje, że to pracownicy i współpracownicy mogą być grupą, której działania będą wiązały się z podwyższonym ryzykiem.

Projekt ustawy w art. 6 ust. 2 i 3 wskazuje, że podmiot zbiorowy podlegać będzie odpowiedzialności wynikającej z czynów pracowników i współpracowników wyłącznie wtedy, gdy do popełnienia czynu zabronionego doszło:

1) w następstwie co najmniej braku należytej staranności w wyborze pracownika lub współpracownika lub w nadzorze nad tą osobą ze strony organu lub osoby uprawnionej do wyboru lub nadzoru, w szczególności jeżeli podmiot zbiorowy zgodnie z prawem, umową lub treścią czynności prawnej bezpośrednio kierował działaniami tej osoby;

2) na skutek organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która nie przeciwdziałała istotnym zagrożeniom prowadzącym do popełnienia czynu zabronionego przez osobę, pracownika lub współpracownika, m.in. jeżeli nie zostały określone zasady postępowania w wypadku nieprawidłowości i zakres odpowiedzialności organów podmiotu zbiorowego, innych osób uprawnionych do działania w jego imieniu lub interesie albo pracowników.

Na marginesie można wskazać, że podobne rozwiązanie zostało wprowadzone do projektu ustawy o jawności życia publicznego, gdzie odpowiedzialność uzależniona została także od braku wdrożenia w organizacji skutecznych procedur antykorupcyjnych.

W przypadku wskazanym powyżej w pkt 2 podmiot zbiorowy może zwolnić się z odpowiedzialności w związku z winą w organizacji, o ile wykaże, że wszystkie obowiązane organy i osoby uprawnione do działania w imieniu lub w jego interesie zachowały należytą staranność wymaganą w danych okolicznościach w organizacji działalności tego podmiotu oraz w nadzorze nad tą działalnością.

Przepis wskazuje wprost na to, jak ważne jest w takim wypadku wdrożenie w danym podmiocie odpowiednich procesów mających na celu zapobieganie nadużyciom i wykonywanie cyklicznych kontroli ich przestrzegania przez pracowników i współpracowników. Takie czynności mogłyby bowiem służyć wykazaniu zachowania należytej staranności przez podmiot zbiorowy celem uniknięcia nieprawidłowości.

Czas na przygotowania

Zapewnienie skuteczności zapobiegania i wykrywania nadużyć, które mogłoby pozwolić podmiotom zbiorowym na uniknięcie odpowiedzialności, możliwe jest jedynie przez implementację odpowiednich procedur i wprowadzenie właściwych systemów monitorowania. Zasadne jest, by przygotowując się do wejścia w życie znowelizowanej ustawy, podmioty zbiorowe przygotowały odpowiednie regulaminy, wytyczne i procedury postępowania, które służyłyby zapobieganiu nadużyciom, ale także pokazywałyby, w jaki sposób powinny zachowywać się osoby pracujące w organizacji w przypadku, gdy do takiego nadużycia dojdzie (także whistleblowing).

Należy też wprowadzić odpowiednie zmiany do systemów operacyjnych stosowanych przez organizację, które pozwolą na monitoring działalności podmiotu, a także poczynań poszczególnych osób odpowiedzialnych za dane procesy.

Warto również wprowadzić obowiązkowe cykliczne szkolenia pracowników i współpracowników, mające na celu wykreowanie u nich prawidłowego wzorca postępowania, co także dawałoby podmiotowi zbiorowemu większe bezpieczeństwo prawne i faktyczne. Wreszcie, warto wprowadzić obowiązkowe audyty komunikacji i procesów wewnątrz podmiotu, mające na celu wychwycenie potencjalnych nadużyć jeszcze na etapie, który pozwoli na podjęcie kroków mających na celu zmniejszenie odpowiedzialności lub zupełne uwolnienie się od niej.

Mając na względzie, że znowelizowana ustawa powinna wejść w życie jesienią tego roku, już dziś przedsiębiorcy powinni rozważyć, jakie procesy rozpocząć wewnątrz organizacji, aby przygotować się możliwie najpełniej do momentu, w którym przepisy te zaczną obowiązywać. ?

Michał Aleksander Kulesza jest adwokatem, Senior Associate w Deloitte Legal, a Magdalena Bartosiewicz jest tam radcą prawnym