Jerzy Węglarz, ekspert firmy Biuro na miarę:

- Trzeba się zastanowić nad tym, jakie będą potrzeby firmy w przyszłości, a nie tylko skupiać na obecnej sytuacji.

- Decyzji nie należy podejmować pochopnie szczególnie dlatego, że przy dużych powierzchniach właściciele budynków z reguły wymagają zawarcia umowy na trzy–pięć lat.

- Aby dokonać dobrego wyboru, trzeba zadać sobie kilka pytań:

– czy w nowym miejscu będzie miejsce na rozwój?

– czy lokalizacja odpowiada najlepszym pracownikom?

– czy adres będzie dobry dla klientów?

– jak firma będzie postrzegana w tym biurze?

– jakie mogą być dodatkowe koszty najmu?

– czy jest gdzie zaparkować?

– czy można dzielić biuro z inną firmą?

– co będzie, jeśli sprzedamy firmę w trakcie trwania umowy?

– jak określona jest w umowie wysokość czynszu w przyszłości?

- Wybierając nową siedzibę, warto też pamiętać, że na jedną osobę w biurze musi przypadać odpowiednia liczba mkw. powierzchni. Polskie przepisy BHP dotyczące przestrzeni dla pracowników mówią o co najmniej 13 metrach sześciennych objętości pomieszczenia na jednego pracownika oraz minimalnie 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp. Jeżeli w pomieszczeniu pracuje jedna osoba, nie może być ono mniejsze niż 6 mkw.

- Na podstawie badań przeprowadzonych wśród europejskich firm można przyjąć, że powierzchnia na jednego pracownika w stosunku do całej powierzchni biurowej z reguły waha się w granicach 10–30 mkw., w zależności od branży i aranżacji przestrzeni.

- W Polsce nadal wybaczalne jest większe zagęszczenie, poniżej 10 mkw. na osobę, ale warto mieć na uwadze te ogólne liczby, planując zmianę siedziby lub powiększenie firmy.

- Najwięcej mkw. na osobę będzie potrzebne w przypadku powierzchni podzielonej na pokoje, bo metry zostaną „zabrane" przez ściany. Np. na podstawie danych z zebranych w biurowcach w Sydney przy takim układzie pomieszczeń należy szacować średnio 19 mkw. na osobę.

- W przypadku powierzchni otwartej (open space) w komfortowych warunkach może pracować znacznie więcej osób, bo średnia powierzchnia na jednego pracownika wynosi już 15 mkw.

- Największe zagęszczenie pracowników (poniżej 8 mkw. na osobę) umożliwiają biurka przechodnie (tzw. hot desks) – często spotykane w biurach call-center.

- Ile mkw. zwykle mają pomieszczenia biurowe? Oto przykłady:

– gabinet prezesa – 28–36 mkw.

– gabinet dyrektora – 24–28 mkw.

– biuro menedżera – 18–24 mkw.

– przestrzeń menedżera w open space – 15–18 mkw.

– typowy pokój biurowy – 12–15 mkw.

– miejsce pracy (zabudowane biurko, szafka) w open space – 8 mkw. na osobę

– sala spotkań z miejscem dla 10–14 osób – 25–39 mkw.

– pokój spotkań dla 2–4 osób – 13 mkw., dla 6–8 osób – 18 mkw.

– pokój techniczny (faks, fotokopiarka) – 8–12 mkw.

– miejsce na recepcję – 18–26 mkw. dla recepcjonistki i 2–4 gości

– pokój na dokumenty – 9–12 mkw.

– pokój obiadowy i kuchnia – 10–30 mkw., dodatkowo kuchnia 6–12 mkw.