Księgowa w komputerze, ale to specjalista musi nią kierować

Jak podkreślają eksperci, automatyzacja procesów księgowych to przede wszystkim zwiększenie wydajności i efektywności działania wielu biur rachunkowych. A dodatkowo pozwala odciążyć pracowników od skupiania się na mniej ważnych elementach pracy, zmaksymalizować zyski i zminimalizować straty ponoszone w związku z prowadzeniem własnej działalności księgowej.

Programy wspierają księgowych

Coraz więcej dziedzin życia podlega coraz obszerniejszej digitalizacji oraz wsparciu licznych systemów komputerowych. Ten stan rzeczy zaczyna dotykać nawet sfer, które wcześniej uważane były za najbardziej tradycyjne i związane z wytężoną pracą ludzką. Wśród nich m.in. księgowość.

Automatyzacja części procesów zachodzących w przedsiębiorstwach jest naturalnym oraz coraz częstszym zjawiskiem. Skutkuje ona zwiększeniem efektywności pracy, możliwością skupienia się personelu na istotnych dla firmy sprawach oraz zmniejsza koszty prowadzenia działalności. Aby osiągać lepsze rezultaty mniejszym nakładem, wiele firm opracowuje coraz skuteczniejsze metody automatyzacji procesów zachodzących w firmie, by maksymalizować efektywność pracy oraz zyski.

Do tej pory księgowość miała zazwyczaj charakter reaktywny, skupiając się m.in. na zapisywaniu i księgowaniu transakcji, które miały miejsce w przeszłości. Obecnie jej rola się zmienia, i to bardzo szybko.

Ze względu na takie czynniki jak zmieniające się modele biznesowe, nowe przepisy i rosnącą rolę rachunkowości w podejmowaniu decyzji biznesowych działy księgowości powinny odgrywać ważną rolę w zrozumieniu potencjalnych skutków każdej znaczącej inicjatywy biznesowej. Dobrze zorganizowane operacje księgowe, dzięki zastosowaniu najnowszych technologii, mogą dostarczyć dokładnych i cennych informacji finansowych, prowadząc do lepszych decyzji biznesowych, co w znaczącym stopniu może zagwarantować zwiększenie dochodów danego przedsiębiorstwa.

Przyśpieszają znacząco ich pracę

Automatyzacja zmienia i jeszcze zmieni dotychczasowy sposób wykonywania pracy w tej branży. Dzięki ogólnodostępnym rozwiązaniom opartym na uczeniu maszynowym i automatyzacji wybranych czynności „ręczne" praktyki księgowe są coraz rzadziej spotykane.

Uczenie maszynowe i sztuczna inteligencja pozwalają już dziś na analizowanie dużych ilości danych z dużą prędkością, a także zwiększenie wydajności i generowanie dokładniejszych danych przy niższych kosztach. Znaczenie sztucznej inteligencji w księgowości stale rośnie, ponieważ optymalizuje ona zadania administracyjne i procesy księgowe, które prowadzą do różnych zmian strukturalnych.

Roboty przejmują od ludzi obsługę najprostszych, a czasochłonnych operacji, które dotąd wymagały zaangażowania wielu osób. Jakie to czynności? Rejestracja faktur zakupowych, rozliczenia bankowe, płatności za usługi, przekazywanie spraw do działów windykacji czy dekretacja faktur.

Efektywność robotów jest imponująca – maszyny w dziale fakturowania skracają czas obsługi procesów o połowę. To gigantyczna oszczędność dla firmy.

Jak podkreślają eksperci, pierwszą i zdecydowanie najważniejszą zaletą automatyzacji procesów księgowych jest zwiększenie wydajności i efektywności działania firmy korzystającej z jej dobrodziejstw.

Przejęcie części zadań, wykonywanych dotychczas przez pracowników, przez komputery i specjalne oprogramowania księgowe umożliwia bowiem odciążenie księgowych z niektórych żmudnych i niewymagających specjalistycznej księgowej wiedzy obowiązków.

Automatyzacja procesów księgowych największe znaczenie odgrywa przy wykonywaniu najbardziej czasochłonnych, żmudnych i powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie dużej liczby faktur do systemu, księgowanie ich i dekretowanie.

Inną ważną korzyścią automatyzacji księgowości jest łatwość i dokładność prowadzenia biurowych archiwów. Przechowywanie wszystkich dokumentów i ich kopii w wirtualnej rzeczywistości prowadzi do zwiększenia wydajności całego systemu. Wpływa też pozytywnie na ich bezpieczeństwo.

Przechowywanie dokumentów w ich tradycyjnej papierowej formie ma dziś już niewiele wspólnego z wydajnością systemu i efektywnością działania, ponieważ odszukanie jednej konkretnej faktury wiąże się z długotrwałym procesem poszukiwawczym, który nierzadko może się zakończyć niepowodzeniem. A może to się zdarzyć np. w sytuacji, gdy jedna osoba nie zastosowała się do wprowadzonego układu organizacyjnego i włożyła dokument do niewłaściwej teczki.

Ale dla specjalistów jej nie zabraknie

Jednak roboty nie zabiorą pracy księgowym, lecz rewolucyjnie zmieniają ich pracę. Technologia, w tym robotyzacja, pozwoli takim specjalistom nie tylko odtwarzać zdarzenia z przeszłości, ale też na podstawie posiadanych danych przewidywać wyzwania podatkowe i księgowe w przyszłości.

Wiele firm nadal podchodzi konserwatywnie do możliwości, jakie daje im wdrażanie nowych technologii w obszarze księgowym. Przy czym zasłaniają się brakiem budżetu, co świadczy o tym, że nie widzą oszczędności, jakie niesie zastosowanie narzędzi informatycznych. Ale jest całkiem spora grupa firm otwartych na wsparcie w księgowości w sytuacjach nadzwyczajnych, w momentach natłoku zadań, np. kontroli czy urlopów.

Wiele z przedsiębiorstw uważa, że rola nowych technologii w księgowości będzie ograniczona. Większość z nich skłania się ku przekonaniu, że nowe technologie będą pełnić jedynie rolę służebną wobec pracy ludzkiej. – Dzisiejszy księgowy, opierający raportowanie na papierowych sprawozdaniach, powoli oddaje miejsce nowemu typowi księgowego. Księgowy przyszłości świetnie porusza się w środowisku nowoczesnych technologii i wykorzystuje je, by poprawić jakość raportowania i analitykę procesów umożliwiającą bardziej trafione prognozowanie – podkreślają eksperci.