Często zdarza się, że mieszkańcy chcą zobaczyć dokumenty, jakie w imieniu wspólnoty mieszkaniowej przechowuje zarządca - na przykład umowy z dostawcami usług, faktury. Czy zarządca ma obowiązek udostępnić te materiały? Czy może odmówić właścicielowi mieszkania?

Komentuje Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus:

- Właściciel mieszkania we wspólnocie może w każdej chwili poprosić o wgląd w dokumenty, zaś zarządca ma obowiązek je udostępnić. Wynika to z artykułu 29 ustęp 3 Ustawy o własności lokali, który stanowi, że właścicielom lokali służy prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Dlatego też, właściciele lokali mogą zwrócić się do zarządcy o udostępnienie konkretnych dokumentów, a także możliwość zrobienia ich kopii.

Właściciele lokali coraz częściej chcą angażować się w działania wspólnoty, a także orientować się, z jakimi podwykonawcami zostały zawarte umowy. W tym celu właśnie korzystają z możliwości wglądu w dokumentację.

Zdarza się, że zarządca odmawia wydania dokumentów lub nie zezwala na wykonanie ich kserokopii zasłaniając się ochroną danych osobowych. Jednakże w większości przypadków takie działanie nie ma podstaw prawnych.

Warto pamiętać, że zarząd wspólnoty ma dostęp i uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w granicach niezbędnych do zarządu nieruchomością wspólną, a więc są to dane, które w praktyce mogą być udostępnione.

Właściciel lokalu ma możliwość przejrzenia dokumentów na miejscu, ale może też poprosić o wykonanie ich kserokopii. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wspólnota nie pokrywa kosztów wydruku, dlatego należy się przygotować na koszty związane z wykonaniem kserokopii.

Właściciel, który zwraca się z wnioskiem o wgląd do dokumentów musi się również liczyć z tym, że w przypadku chęci zapoznania się z nimi na miejscu nie może paraliżować pracy zarządu - czyli nie może przeglądać dokumentów całymi dniami, utrudniając tym samym dostęp do nich np. zarządcy.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest, aby właściciel lokalu złożył wniosek, czy zwrócił się do zarządu z prośbą i informacją, w jakie dokumenty chciałby mieć wgląd. Następnie ustala się, w jakim terminie chciałby się z nimi zapoznać lub na kiedy zostaną przygotowane ich kserokopie.