Materiał powstał we współpracy z ING Bankiem Śląskim
Co oznaczają dla firm nadchodzące zmiany i rewolucja związana z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur? Z jednej strony można powiedzieć, że to obowiązek nałożony przez fiskusa, a z drugiej obietnica i szansa na uproszczenie prowadzenia działalności gospodarczej?
To rzeczywiście bardzo duża zmiana w księgowości – największa od co najmniej dekady – i jednocześnie bardzo złożone wdrożenie informatyczne. Jego powodzenie zależy od szeregu integracji między systemami, zarówno po stronie dostawców oprogramowania, jak i po stronie firm, które muszą dostosować swoje procesy. Nic dziwnego, że wiele przedsiębiorstw podchodzi do tego z obawą: każdy woli skupiać się na prowadzeniu biznesu, a nie na zmianach w administracji podatkowo-księgowej. Słychać też głosy wzywające do odroczenia tej reformy. Na ten moment wszystko jednak wskazuje na to, że KSeF zostanie wdrożony zgodnie z przedstawionym harmonogramem – dlatego z takim założeniem pracujemy również nad rozwojem własnych usług powiązanych z KSeF. Wdrożenie KSeF otwiera szereg ciekawych możliwości w zakresie automatyzacji procesów biznesowych, dlatego wierzę, że po całym początkowym zamieszaniu będziemy tę zmianę wspominać raczej pozytywnie i szybko przyzwyczaimy się do nowego sposobu wystawiania faktur oraz ich scentralizowanego obiegu.
Zegar jednak wyraźnie tyka, a czas papierowych faktur i przesyłania ich np. w postaci pliku PDF mailem bezpowrotnie mija. Jakie są te kluczowe daty związane z wprowadzeniem KSeF dla firm?
1 lutego 2026 roku jest pierwszą graniczną datą i wtedy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w systemie KSeF będą mieli wszyscy najwięksi podatnicy, którzy w 2024 r. osiągnęli przychody przekraczające 200 milionów złotych.
Kolejna data graniczna to 1 kwietnia 2026 roku i ona dotyczy w zasadzie wszystkich pozostałych mniejszych firm, z małym wyjątkiem. Otóż podatnicy, których miesięczny przychód fakturowy jest mniejszy niż 10 tysięcy złotych, mogą z KSeF wstrzymać się jeszcze do końca 2026 r. Ale tak naprawdę 1 lutego 2026 r. będzie kluczowy dla wszystkich – jeżeli bowiem najwięksi wystawcy faktur zaczną wystawiać faktury w systemie KSeF, to odbierać je w nim będą musieli również ci mniejsi.
Czyli trochę wymuszenie?
Trochę tak, bo wystarczy, że np. firmy telekomunikacyjne, masowo wystawiające faktury również do swoich klientów biznesowych, wystawią je w KSeF, to w tym systemie powinni być gotowi do ich odbioru wszyscy ich klienci.
Porozmawiajmy o skali tej rewolucji. Jak dziś wygląda obieg faktur w Polsce i co zmienia KSeF w tym zakresie? Dziś mamy zarówno faktury generowane w PDF-ie z programów księgowych, jak i te wysyłane mailem – przedsiębiorcy wciąż stosują tu różne metody.
Każda taka faktura z reguły jest wystawiana w jakimś systemie finansowo-księgowym. Zdarza się, że jeszcze jest wystawiana w Excelu czy w Wordzie – to są rzadsze sytuacje, ale są jeszcze firmy, które w dalszym ciągu tak robią. Natomiast później ona przyjmuje postać np. wydruku, który jest wysyłany papierowo, często razem z towarem. Tak wychodzi do 20 proc. faktur w Polsce, a zdecydowana większość, blisko 80 proc., to faktury, które są przekazywane PDF-em, najczęściej mailem albo za pośrednictwem innego systemu.
O wprowadzeniu KSeF mówi się, że to rewolucja, która ma pozwolić przedsiębiorcom na większą automatyzację swoich procesów i procedur. A jaką rolę może tu odegrać bank, który i tak na co dzień obsługuje przedsiębiorców?
Dla nas jest to przede wszystkim okazja, żeby pomóc usprawnić naszym klientom proces płatności. Wracając na chwilę do obiegu faktur, pamiętajmy, że faktura jest dokumentem księgowym, ale jest zarazem instrukcją płatności, na bazie której ktoś kiedyś na końcu tej ścieżki wykonuje przelew. To na niej są wszystkie szczegóły związane z kwotą, numerem faktury, numerem rachunku. Dziś firma, która chce zapłacić za tę fakturę, najczęściej najnormalniej w świecie wprowadza, często ręcznie, te dane do bankowości internetowej, żeby zlecić przelew. A teraz dzięki temu, że KSeF standaryzuje faktury i wprowadza centralną bazę, z którą się można zintegrować, bank ma okazję, żeby istotnie pomóc firmom w procesie płacenia za faktury.
Jak w takim razie może to wyglądać w przypadku ING Banku Śląskiego? Firmy mają horyzont dwóch albo nieco więcej miesięcy, a ten przyszły rok będzie też niejako rokiem testowym.
Przygotowaliśmy bardzo istotną nowość i można powiedzieć, że my też jesteśmy jeszcze na etapie wdrożenia, bo tak jak wszyscy chcemy zdążyć z pełną gotowością systemową na 1 lutego. Jako bank również chcemy się zintegrować z nowym systemem. Pamiętajmy, że do KSeF muszą się dostosować także wszyscy dostawcy oprogramowania finansowo-księgowego, w którym są wystawiane faktury, a my też oferujemy klientom takie usługi i z tej perspektywy też musimy się dostosować.
To, co chcemy udostępnić klientom, polega na tym, że oni w swoim systemie bankowości internetowej będą mogli wymienić klucze z systemem KSeF i jeżeli to zrobią, będą mieli dużą korzyść polegającą na tym, że faktury, które otrzymają, spłyną bezpośrednio do naszego systemu. Co to daje? Otóż będzie można skończyć z przepisywaniem jakichkolwiek danych z faktury w celu jej zapłacenia, bo ta faktura z tymi wszystkimi danymi po prostu będzie w systemie i będzie można ją kilkoma kliknięciami zapłacić. Ona będzie czekała, gotowa do opłacenia. I to jest właśnie ta rewolucja polegająca na zmianie obiegu faktur – bo to od banku klient de facto może się dowiedzieć, jaka faktura czeka na zapłatę, i nie będzie musiał wprowadzać jej do banku, żeby na tej podstawie zrobić przelew.
A co to może oznaczać w praktyce dla, załóżmy, małej firmy, która nie ma dziś rozbudowanego systemu IT albo też zaawansowanych systemów księgowych? Czy to oznacza konieczność zmiany całego systemu księgowego?
Zdecydowanie nie, ponieważ nasz sposób integracji nie ingeruje w żaden sposób w to, że klient na potrzeby wystawiania faktur może korzystać z jakiegoś innego oprogramowania. To jest tylko inna warstwa w systemie. Czyli tak na dobrą sprawę ktoś, kto będzie chciał z tej nowości u nas skorzystać, nie musi nic u siebie zmieniać. Będzie dalej wystawiał faktury w systemie, z którego korzysta, najprawdopodobniej już zintegrowanym z KSeF, ale będzie miał już trochę wygodniej i będzie mógł zaczytać te faktury bezpośrednio do swojej bankowości internetowej.
Wspomniał pan chwilę wcześniej o aspektach technicznych. Ja chciałbym zapytać o takie rzeczy, jak tokeny autoryzacyjne czy certyfikaty cyfrowe. Czy to nie będzie bariera trochę nie do przeskoczenia dla tych najmniejszych czy nawet średnich przedsiębiorców?
Zakładam, że jest to czynność, do której trzeba się po prostu przygotować i jej nauczyć. Warto zapoznać się przygotowanymi przez Ministerstwo Finansów instrukcjami nadawania dostępu do KSeF oraz integracji z systemem księgowym z użyciem tokena lub certyfikatu. Myślę, że jest to coś, za co lepiej się zabrać wcześniej, nie czekać na 1 lutego. Dlatego my będziemy zachęcali klientów, żeby – jak tylko ta nasza funkcjonalność zostanie udostępniona – nie czekali na pierwszą fakturę z KSeF, tylko od razu sobie ją włączyli, wymienili klucze z KSeF. Ale generalnie to nie jest skomplikowane – to jest kwestia na dobrą sprawę pobrania, w dużym uproszczeniu, pliku w jednym miejscu i wklejenia go w drugim miejscu.
Słuchając pana, można pomyśleć sobie, że KSeF to także szansa dla firm na zmianę technologiczną. Jakie konkretnie korzyści mógłby pan wskazać – ważne dla przedsiębiorców?
Sprawa numer jeden to wygoda i oszczędność czasu – patrzę z perspektywy zintegrowania bankowości internetowej z KSeF. Firma oszczędzi czas na przepisywaniu danych w celu zapłacenia faktury. Druga sprawa to bezpieczeństwo i wyeliminowanie ryzyka pomyłki. Trzecia – lepsza kontrola. Konkretna faktura, która będzie dostępna bezpośrednio w bankowości internetowej, oprócz kwoty będzie zawierała wszystkie szczegóły. Więc ktoś, kto zleca przelew, będzie mieć od razu pod ręką dane dokumentu, który może sobie zwizualizować i upewnić się, za co w danym momencie płaci. Te wszystkie informacje będą dostępne „naraz” bezpośrednio w bankowości internetowej. Dlatego wierzymy, że te zmiany przyniosą firmom duże ułatwienie w ich działalności.
Obsługa przedsiębiorców jednym z filarów nowej strategii
ING Bank Śląski realizuje ogłoszoną niedawno Strategię na lata 2025–2035 „ING. W rytmie życia”. Bank, który od początku swojej historii znany jest z obsługi przedsiębiorców, teraz w ramach nowych inicjatyw oferuje już przedsiębiorcom wsparcie
m.in. w ramach specjalnego portalu firmowe.pl, gdzie można znaleźć pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej i jej prowadzeniu.
Cel strategiczny banku? Ponad 800 tys. obsługiwanych firm wobec 589 tys. obecnie oraz bycie partnerem pierwszego wyboru w zakładaniu i skalowaniu biznesu. – Przygotowaliśmy cały ekosystem wsparcia przedsiębiorców, na który składają się m.in. baza wiedzy przedsiębiorcy, liczne kalkulatory, wzory dokumentów czy choćby marketplace. Naszym celem jest także prosty dostęp do wszystkich instrumentów – mówił niedawno, w trakcie prezentacji strategii, Marcin Kościński, wiceprezes ING Banku Śląskiego odpowiadający za pion Business Banking. – Ale nie zapominamy o roli doradcy-eksperta, który będzie zawsze dostępny i dzięki zdalnym spotkaniom nasi klienci nie będą musieli wybierać się do oddziału – dodał. Zgodnie z obecną strategią bank planuje osiągnąć poziom przekraczający łącznie 7,5 mln klientów w porównaniu z 5,1 mln w 2024 roku, w tym liczba klientów indywidualnych ma wzrosnąć do ponad 6,6 mln z 4,6 mln w 2024 roku, liczba klientów Private Bankingu ma osiągnąć poziom ponad 50 tys. w porównaniu z 15 tys. w 2024 roku, a liczba klientów segmentu korporacyjnego ma wzrosnąć do ponad 800 tys. z 573 tys. w 2024 roku. ING Bank Śląski zakłada także mniej więcej dwukrotny wzrost depozytów korporacyjnych (w porównaniu z 92 mld zł w 2024 roku), a także zwiększenie akcji kredytowej – chce osiągnąć ponaddwukrotny wzrost wartości kredytów korporacyjnych z poziomu 96 mld zł w 2024 roku. W leasingu dla przedsiębiorstw zakłada wzrost udziału w rynku do 5 proc. z 1 proc. w 2024 roku.
Dziś ING Bank Śląski jest czwartym największym bankiem w Polsce pod względem aktywów, z 11-proc. udziałem w rynku kredytów i 10-proc. w rynku depozytów (zajmuje trzecie miejsce wśród banków pod względem wolumenu kredytów i depozytów).
Materiał powstał we współpracy z ING Bankiem Śląskim
