Należy zgodzić się z przeważającymi już na gruncie RODO interpretacjami, że kandydat do pracy świadomie i dobrowolnie podaje dodatkowe dane w celu udziału w toczącym się postępowaniu. Stąd sam fakt aplikowania przez niego na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę może być uważany za udzielenie zgody. Wysyłając swoją aplikację na wskazany w anonsie adres, kandydat nie tylko godzi się na przetwarzanie jego danych, ale wręcz oczekuje, że to nastąpi, ponieważ w wyniku przetwarzania danych może otrzymać upragniony angaż.
W tej sytuacji pracodawca powinien być w stanie jedynie wykazać, że kandydat podał dodatkowe informacje dobrowolnie – właśnie ta dobrowolność stanowi warunek wyrażenia ważnej zgody na przetwarzanie danych. Nie powinno to być jednak trudne – żadna firma nie ma takiej pozycji, żeby zmusić potencjalnych pracowników do aplikowania o pracę. Jest to dobrowolna zgoda zainteresowanego.
Inne obowiązki
Warto pamiętać, że brak konieczności uzyskania zgody na przetwarzanie danych nie zwalnia pracodawcy z innych obowiązków nałożonych na niego przez RODO, w tym przede wszystkim z obowiązku należytej ochrony udostępnionych danych oraz poinformowania zainteresowanego o prawie cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Zdaniem autorki
Karolina Nowak-Różycka, radca prawny, wspólnik w Nowak Świrski Legal Business Partners
Jest jeszcze jedna sytuacja, gdy pracodawca powinien zadbać o uzyskanie zgody osoby ubiegającej się o angaż na przetwarzanie jej danych osobowych. Chodzi o przypadek, gdy firma pragnie zachować dane kandydata na potrzeby kolejnych rekrutacji. Jeżeli nie uzyska wyraźnej zgody zainteresowanego na przetwarzanie jego danych przy poszukiwaniu pracowników w przyszłości, dane powinny zostać usunięte, chyba że pracodawca archiwizuje je na potrzeby potencjalnych roszczeń związanych z dyskryminacją w zatrudnieniu. W takim przypadku dane mogą pozostać w firmie, ale mogą być wykorzystane jedynie w przypadku zarzutu o nierówne traktowanie w zakresie nawiązania stosunku pracy. Po upływie przedawnienia potencjalnych roszczeń lub zakończeniu toczących się postępowań, dane osobowe należy trwale usunąć.