– Zarząd spółki akcyjnej powziął uchwałę o utworzeniu oddziału w jednym z województw na terenie kraju. Czy rejestrując oddział, spółka może zdecydować, że księgi rachunkowe będzie prowadzić oddzielnie dla samego oddziału lub operacje dotyczące nowo powstałego oddziału będzie ewidencjonować w księgach spółki macierzystej? Jak ujmować w księgach operacje gospodarcze pomiędzy centralą a nowo powstałym oddziałem?
Odpowiadając na pytanie trzeba na samym wstępie podkreślić, że definicja oddziału nie została uregulowana ani w ustawie o rachunkowości (dalej: uor), ani w kodeksie spółek handlowych (dalej: k.s.h.). Definicja legalna znajduje się natomiast w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, dokładnie w art. 5 pkt 4. Zdaniem ustawodawcy za oddział możemy uznać wyodrębnioną i samodzielną organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności.
Kluczową kwestią jest tutaj określenie, czy nowo powstały oddział jest dokładnie taką komórką organizacyjną, o jakiej mówi definicja legalna. Jeśli spełnia on wymogi ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, to zgodnie z art. 38 pkt 1 lit. d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym dane o oddziale muszą być zamieszczone w dziale 1 rejestru przedsiębiorców.
Konsekwencją rejestracji oddziału w KRS jest to, że oddział ten traktowany jest wtedy jako jednostka wyodrębniona organizacyjnie w strukturze jednostki statutowej. A zatem zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej oddział ten nie posiada osobowości prawnej, jest jedynie wyodrębnioną na podstawie kryterium lokalizacji częścią działalności gospodarczej jednostki statutowej. W związku z tym powinien być traktowany jako oddział samobilansujący.
Gdy wyodrębniony organizacyjnie oddział prowadzi działalność jako oddział samobilansujący, to jest on zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania samodzielnego sprawozdania finansowego. Spółka macierzysta, w skład której wchodzi nowo powstały oddział, ma natomiast obowiązek sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego (art. 51 uor). Sprawozdanie to składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz wprowadzenia i dodatkowych informacji i objaśnień, a także – jeżeli sprawozdanie to podlega badaniu w trybie art. 64 uor – z zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych.
