Sporządzenie sprawozdania finansowego wiąże się z koniecznością przeprowadzenia inwentaryzacji. Jest to proces, którego zadaniem jest znalezienie odpowiedzi na dwa zasadnicze pytania: jakimi aktywami faktycznie dysponuje dana jednostka oraz czy te aktywa, które wykazano w księgach rachunkowych, i w przygotowanym na ich podstawie sprawozdaniu finansowym, faktycznie istnieją. Ponadto, przeprowadzając inwentaryzację, możliwa jest ocena stanu tych aktywów i wyciągnięcie wniosków odnośnie do ich wartości oraz użyteczności.
Istota procesu
W efekcie inwentaryzacja powinna się przyczynić do nadrzędnego celu sprawozdania finansowego, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości (uor) – tzn. rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego danej jednostki. Aby ten cel osiągnąć, konieczne jest wykazanie w sprawozdaniu finansowym majątku firmy, który faktycznie istnieje, i temu właśnie służy inwentaryzacja.
W potocznym rozumieniu inwentaryzacja kojarzy się z fizycznym liczeniem, mierzeniem, ważeniem czy jakimkolwiek innym sposobem pomiaru według najbardziej adekwatnej jednostki poszczególnych składników majątku. Wyniki tego liczenia są skrupulatnie zapisywane najczęściej w papierowych arkuszach spisowych i następnie porównywane z zestawieniami z systemów komputerowych jednostki w celu zidentyfikowania i wyjaśnienia różnic. Inwentaryzacja „tradycyjna", czyli spis z natury, jest jednak tylko jedną z metod inwentaryzacji, adekwatną do ustalenia stanu ilościowego policzalnych składników majątku – np. środków pieniężnych w kasie, zapasów produktów gotowych, maszyn i urządzeń itp.
Pozostaje weryfikacja
Metoda spisu z natury, obok potwierdzania stanu majątku przez korespondencję z kontrahentami lub bankami, okazuje się jednak bezużyteczna i niemożliwa do praktycznego zastosowania w przypadku tych aktywów, których nie da się fizycznie zmierzyć, policzyć. W takim przypadku uor przewiduje uproszczoną procedurę – porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości składników majątkowych.
Do składników majątkowych, które inwentaryzuje się przez porównanie z odpowiednimi dokumentami, należą przede wszystkim:
