a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Uwaga! Przez „wydatki z tytułu używania" samochodu rozumie się wszelkie sumy wydane w związku z jego wykorzystywaniem, np. koszty paliwa, napraw, części zamiennych itd.
Organy podatkowe przyjmują, że zachodzi konieczność podwójnego udokumentowania wydatków z tytułu używania samochodu, tj.:
- ewidencją przebiegu,
- dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki,
– a zasadą jest, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można kwotę niższą.
Przykład
Od 1 kwietnia 2017 r. prokurent wykorzystuje na potrzeby spółki jawnej swój samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. W kwietniu 2017 r. przejechał na potrzeby działalności gospodarczej spółki 1000 km. W związku z używaniem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej spółki poniósł w kwietniu 2017 r. wydatki w łącznej wysokości:
- 770,23 zł (wariant I)
- 982,07 zł (wariant II)
– udokumentowane fakturami wystawionymi na prokurenta.
Prokurent wykorzystuje prywatny samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, zatem stawka przebiegu za jeden kilometr wynosi 0,8358 zł. Limit wydatków wynikających z „kilometrówki" w marcu 2017 r. wyniesie 835,80 zł (1000 km x 0,8358 zł).
Wariant I:
Kosztem uzyskania przychodu będzie kwota wynikająca z faktur potwierdzających poniesione wydatki (tj. 770,23 zł), gdyż są one niższe niż kwota wynikająca z „kilometrówki".
Wariant II:
Kosztem uzyskania przychodu będzie kwota wynikająca z „kilometrówki", tj. 835,80 zł", gdyż kwota wynikająca z faktur potwierdzających poniesione wydatki jest wyższa.
Ujęcie w ewidencji
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka jawna prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Spółki jawne osób fizycznych wykonujące działalność gospodarczą są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (zob. art. 24a ust. 1 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; dalej: rozporządzenie).
Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi prokurenta (diety, zwrot kosztów noclegów i zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem osobowym prokurenta) należy ująć w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) podatkowej księgi przychodów i rozchodów prowadzonej przez spółkę jawną.
Kolumna 13
Jak wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra. Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, to pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.
Kiedy limit, kiedy pełna kwota
Uzasadnione i udokumentowane wydatki związane z podróżami służbowymi prokurenta, w czasie w których reprezentuje on sprawy spółki jawnej, mogą być rozpoznawane jako koszty podatkowe jej wspólników.
- W pełnej wysokości mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wypłacone prokurentowi kwoty zwrotu wydatków za noclegi w hotelu lub wypłacone ryczałty za noclegi.
- Kosztem uzyskania przychodu mogą być również diety z tytułu podróży służbowych odbywanych przez prokurenta, ale tylko w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT.
- Koszty przejazdów prywatnym samochodami, w trakcie odbywania przez prokurenta podróży służbowych, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów do wysokości tzw. kilometrówki, ustalonej na podstawie prowadzonej przez prokurenta ewidencji przebiegu pojazdu.
Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 20 kwietnia 2016 r. (ITPB1/4511-99/16/WM).
Także wynagrodzenie
Na marginesie należy zauważyć, że także (ewentualne) wynagrodzenie wypłacane prokurentowi z tytułu pełnienia przez niego funkcji prokurenta, tj. wykonywania czynności związanych z przedsiębiorstwem spółki niemającej osobowości prawnej (np. spółki jawnej) i w ramach prowadzonej w tej formie pozarolniczej działalności gospodarczej, ma związek z uzyskiwaniem przychodu przez wspólników tej spółki. Nie jest ono także wymienione w art. 23 ustawy o PIT. Może zatem stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez wspólników takiej spółki działalności, pod warunkiem właściwego udokumentowania (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 3 czerwca 2011 r., IBPBI/1/ 415-291/11/KB).
Autor jest doradcą podatkowym
Kodeks o spółce jawnej
Spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową (art. 22 § 1 kodeksu spółek handlowych; dalej: k.s.h.)
Spółka jawna zaliczana jest do spółek osobowych (zob. art. 4 § 1 pkt 1 k.s.h.).
Spółka osobowa może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana (art. 8 § 1 k.s.h.).
Spółka osobowa prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą (art. 8 § 2 k.s.h.).
W spółce jawnej może być ustanowiona prokura. Stosownie do art. 41 § 1 k.s.h., ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki.
Prokura jest stosunkiem prawnym uregulowanym kodeksie cywilnym (k.c.). Na potrzeby niniejszego artykułu przedstawione zostaną jedynie niektóre uregulowania dotyczące prokury.
Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 § 1 k.c.).
Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 1092 § 1 k.c.).
Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do rejestru przedsiębiorców (art. 1098 § 1 k.c.).
Zatem prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, w którym przedsiębiorca upoważnia inną osobę fizyczną do przeprowadzania w jego imieniu określonych czynności związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem.
Pełna dieta za dobę delegacji
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50 proc. diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 50 proc. diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie – 25 proc. diety;
2) obiad – 50 proc. diety;
3) kolacja – 25 proc. diety.
Zasady te stosuje się odpowiednio, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w której zapewniono wyżywienie (zob. § 7 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).
Ile można zwrócić za hotel
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej ten limit.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył ww. rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.
Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (zob. § 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej).
Ewidencja przebiegu pojazdu
Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ustawy o PIT, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca (art. 23 ust. 5 zdanie pierwsze ustawy o PIT).
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (zob. art. 23 ust. 7 ustawy PIT).
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (art. 23 ust. 5 zdanie drugie ustawy o PIT).
W przedstawionym stanie faktycznym ewidencje te powinien prowadzić prokurent będący właścicielem samochodu, który używa go na potrzeby działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki.
Uwaga! W razie braku ewidencji wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 zdanie trzecie ustawy o PIT).
