Przykład
Z pracownikiem zatrudnionym od 1 czerwca 2016 r. umowa o pracę zostanie rozwiązania za porozumieniem stron w dniu 31 maja 2019 r. Pracodawca 1 lipca 2019 r. złoży oświadczenie ZUS OSW. W ciągu roku od daty złożenia tego oświadczenia, tj. do 1 lipca 2020 r., powinien przekazać za pracownika raport informacyjny ZUS RIA. Spowoduje to skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego,
w którym raport informacyjny został złożony. Decydujące znaczenie ma tu data złożenia raportu informacyjnego.
Jeśli pracodawca zdecyduje, że chce skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, musi złożyć raporty za wszystkie ubezpieczone osoby – zarówno pracowników jak i zleceniobiorców. Nie ma możliwości, aby złożyć raporty pozwalające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej jedynie w stosunku do części ubezpieczonych. Wynika to z konieczności stosowania jednolitych zasad przechowywania dokumentacji tak, aby zapewnić równe traktowanie wszystkich osób zatrudnionych przez pracodawcę.
Decyzję o skróceniu 50-letniego okresu pracodawca może podjąć dowolnie w każdym momencie. Jej cofnięcie też jest możliwe, ale jedynie do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.
Nowa umowa, stara teczka
Dotychczas, w świetle braku odpowiednich regulacji prawnych, pracodawcy stawali przed problemem, jak prowadzić akta osobowe ponownie zatrudnianego pracownika. Zmienione przepisy wyraźnie przewidują, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10-letniego terminu przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji. Wówczas ma obowiązek przechowywać dokumentację pracownika przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiąże się lub wygaśnie ostatni stosunek pracy z tą osobą.
Niższe koszty
Opisane zmiany mogą przynieść pracodawcom wymierne korzyści finansowe. Spowodują bowiem obniżenie kosztów związanych z zapewnieniem przechowywania dokumentacji pracowniczej, co pracodawcy coraz częściej powierzają podmiotom specjalizującym się w tego rodzaju usługach.