Akta pracownicze – skrócenie okresu przechowywania i ich elektronizacja

• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.

W raporcie informacyjnym ZUS RIA wykazywać się będzie tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności – czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę, czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).

WAŻNE!

Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej – z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów. Po 31 grudnia 2018 r. nadal pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.

Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u niego.

WAŻNE!

Dokumenty pracownika będzie trzeba nadal przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika u danego pracodawcy w każdym przypadku, gdy:

• pracodawca zgłosił go po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazał za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,

• pracodawca zgłosił go do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u tego pracodawcy po 31 grudnia 1998 r.),

Do wiadomości pracownika

Pracodawca, po przekazaniu za pracownika raportu ZUS RIA, powinien mu przekazać:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,

• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),

• dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Dodatkowo będzie musiał pouczyć pracownika o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,

• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,

• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Z kolei zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,

• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

Informacje z ZUS

Niezależnie od pracodawcy / zleceniodawcy, również ZUS poinformuje pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobi to:

• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS,

• wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez pracodawcę do ZUS – jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

Byłego pracownika ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,

• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,

• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,

• konieczności wystąpienia do pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:

* dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),

* dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

Zleceniobiorcę, niezależnie od zleceniodawcy, ZUS poinformuje również o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,

• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,

• złożeniu przez zleceniodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu ZUS udostępni również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

Zmiany w bieżąco składanych dokumentach

Jeśli pracodawca przekaże ZUS raporty informacyjne, nie oznacza to, że nie będzie przekazywał danych za swoich pracowników za lata następne.

Na bieżąco, począwszy od 1 stycznia 2019 r., informacje o przychodzie pracownika i szczególnych okresach pracy, pracodawca będzie przekazywał w imiennym raporcie miesięcznym o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej na formularzu ZUS RPA.

Natomiast informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego pracodawca przekaże na formularzu ZUS ZWUA, na którym wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Nowy dokument – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA

Bez względu na to, w jakim charakterze pracodawca zatrudnił pracownika, powinien przekazywać za niego do ZUS imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej ZUS RPA (dalej zwany imiennym raportem miesięcznym ZUS RPA). Raportu tego nie trzeba będzie przekazywać za każdy miesiąc, lecz tylko za ten, w którym:

• pracodawca wypłaci tej osobie przychód należny za lata poprzednie, np. w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.,

• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. obok zasiłku chorobowego, wypłaci tej osobie taki składnik wynagrodzenia, np. dodatek stażowy, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.

Imienny raport miesięczny ZUS RPA ma za zadanie uzupełniać dane przekazane przez pracodawcę za pracownika w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Z formularza ZUS ZWUA, na którym pracodawca wyrejestruje swojego pracownika z ubezpieczeń społecznych, ZUS pozyska informację o sposobie rozwiązania – wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego.

Zmiany w Programie Płatnik i ePłatnik oraz na profilu płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze ZUS OSW, ZUS RIA, ZUS PRA oraz zmienione formularze ZUS DRA, ZUS ZWUA, Informacja miesięczna, Informacja roczna.

W programie dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania. Dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone także reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy. W PP zostanie także dodany komunikat, który będzie informował płatnika o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA.

Zostanie także w tym zakresie dostosowana aplikacja ePłatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, którzy zatrudniają do 100 pracowników.

ZUS dostosuje także profil płatnika na PUE. Na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW. Również zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których pracodawca złożył dokument ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie zrobił. Jednocześnie ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych

W związku ze zmianami wprowadzonymi ustawą o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacją konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych, jakie płatnicy będą przekazywać do ZUS co miesiąc.

Zatem jeśli program, z którego korzysta pracodawca, nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, należy w tym zakresie go dostosować.

Podstawa prawna:

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU z 2018 r., poz. 357)

Źródło: www.zus.pl