- Chcę wybrać dla pracowników najkorzystniejszą ofertę ubezpieczenia. Czy mogę przekazać dane osobowe pracowników brokerowi czy tylko zakładowi ubezpieczeń? Czy takie działania pracodawcy są zgodne z prawem? – pyta przedsiębiorca.
Nie ulega wątpliwości, że administratorem danych osobowych pracowników w rozumieniu art. 7 ust 4 ustawy o ochronie danych osobowych jest pracodawca. Mogą być one przetwarzane przez pracodawcę w zakresie określonym w przepisach prawa pracy bez zgody pracownika. Dodatkowe ubezpieczenie jest czymś, co wykracza poza standardową realizację zakresu umowy o pracę czy przetwarzania danych, wskazanego w przepisach prawa. Powstaje wręcz pytanie, czy tego typu proces jest zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych?
Jaka istnieje zatem dopuszczalność przetwarzania danych pracowników w celu wyboru najlepszej oferty ubezpieczenia? Dane osobowe pracownika, najczęściej imię, nazwisko i PESEL są przekazywane do zakładu ubezpieczeń, co jest udostępnieniem danych w rozumieniu art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Takie przetwarzanie danych nie mieści się w przepisach prawa pracy i nie jest bezpośrednio związane z realizacją umowy o pracę. Pracodawca może jednak skorzystać z przesłanki prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych, określonej w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych. Skorzystanie ze wskazanej przesłanki jest możliwe, o ile nie narusza to praw i wolności osób, których dane dotyczą. Pracodawca więc, aby nie naruszyć tych praw powinien poinformować pracownika o możliwości czy zamiarze udostępnienia jego danych do zakładu ubezpieczeń.
Kolejną kwestią związaną z wybraniem przez pracodawcę najlepszego ubezpieczenia jest decyzja, czy pracodawca zrobi to sam, czy skorzysta z pomocy podmiotu zewnętrznego. Dopuszczalne jest skorzystanie w omawianej sytuacji z usług wyspecjalizowanego podmiotu w tym zakresie, czyli brokera ubezpieczeniowego. W tym przypadku w procesie wyboru najlepszej oferty ubezpieczenia pojawia się dodatkowy podmiot – broker. Na potrzeby wyboru oferty broker działa jako procesor czyli podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych. W związku z tym konieczne jest zawarcie umowy powierzenia, w której pracodawca jako administrator danych pracowników powierzy ich przetwarzanie brokerowi. Umowa powierzenia, zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, powinna zawierać przynajmniej zakres i cel powierzenia. Może ona stanowić część umowy brokerskiej lub być odrębną umową.
Piotr Janiszewski, radca prawny, prezes Auraco sp. z o.o.
