Wykorzystanie narzędzi informatycznych (komputerów i zawartych w nich plików) w celu tworzenia metryk spraw w postaci elektronicznej jest możliwe, ale tylko pod pewnymi warunkami. Taka metryka musi być odpowiednio chroniona przed utratą. W związku z tym trzeba okresowo wykonywać kopie zabezpieczające na informatycznym nośniku danych innym niż ten, na którym na bieżąco są zapisywane dane do metryki. Metryka musi być jednoznacznie powiązania z nieelektronicznymi aktami spraw, do których się odnosi. Ponadto możliwe musi być szybkie jej odnalezienie i w razie potrzeby wydrukowanie.
Przykład
Dyrektor Oddziału Regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa odmówił w decyzji przyznania płatności do gruntów rolnych. Wojewódzki sąd administracyjny, który rozpatrzył skargę rolnika, stwierdził m.in., że przeprowadzono szerokie postępowanie dowodowe – w tym kontrolę na poszczególnych działkach, zgromadzono oświadczenia od licznych świadków. I uznał decyzję za zasadą.
W skardze do Naczelnego Sądu Administracyjnego zarzucono m.in., że w uzasadnieniu wyroku WSA brakuje obowiązkowej części akt sprawy w postaci metryki, z której by wynikało, kto i jakie podejmował czynności w sprawie administracyjnej z odesłaniem do odpowiednich dokumentów. W tym przypadku NSA uznał, że brak metryki sprawy nie stanowi tego rodzaju naruszenia przepisów postępowania, które mogłyby mieć jakikolwiek wpływ na wynik sprawy, tak administracyjnej, jak i sądowoadministracyjnej. Metryka sprawy jest tylko rejestrem czynności podejmowanych w postępowaniu administracyjnym. Nie ma ona waloru dokumentu (urzędowego) ani też nie stanowi dowodu, w szczególności zaś nie zastępuje dowodu z dokumentów, do których odsyła. Przyjmuje się też, że naruszenie obowiązku założenia i prowadzenia oraz aktualizacji metryki nie stanowi naruszenia przepisów postępowania, które mogłoby mieć wpływ na jego wynik albo wznowienia postępowania.
Na podstawie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 września 2014 r. sygn. II GSK 1178/13
—Rafał Langda
podstawa prawna: Art. 66 a – 72 ustawy z 4 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 267 ze zm.)
podstawa prawna: Rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 250)
podstawa prawna: Rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (DzU z 2012 r., poz. 269)