Firma w domu: jaki sprzęt domowy w kosztach podatkowych firmy

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów wydatki na wyposażenie biura. Tyle że nie wszystkie. Niektóre fiskus z pewnością zakwestionuje. Przy zaliczaniu wydatków do kosztów podatkowych powinien uważać zwłaszcza ten podatnik, który decyduje się przerobić część swojego mieszkania lub domu na firmowe biuro.

Oczywiście on również może wydatki na jego wyposażenie ująć w kosztach uzyskania przychodów. Jednak tylko takie, których związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości. Przy rozliczaniu wydatków wskazany jest zatem zarówno rozsądek, jak i umiar.

Meble tak, choć nie wszystkie

Fiskus nie powinien zakwestionować zaliczenia do kosztów podatkowych takiego wyposażenia mieszkania przeznaczonego na biuro, jak szafy na dokumenty, biurko, krzesło, sprzęt komputerowy, drukarki, faksy, aparat telefoniczny. To dlatego, że wszystkie te rzeczy są potrzebne przy prowadzeniu firmy. Bez problemu zatem podatnik wykaże związek poniesionych wydatków z działalnością gospodarczą.

Trudniej będzie jednak uzasadnić próby wrzucenia do kosztów podatkowych innych wydatków, np. na zakup pralki czy żelazka. Jak bowiem uzasadnić związek tego wydatku z prowadzoną działalnością? Wyjaśnienia, że podatnik musi dobrze wyglądać i że żelazko będzie używane do prasowania rzeczy, w których będzie przyjmował kontrahentów, z pewnością nie przekonają urzędników.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 14 października 2005 r. (I SA/Kr 261/03)

orzekł, że „z samego faktu zarejestrowania działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym nie wynika możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu całości poniesionych wydatków na jego wyposażenie, w szczególności takich wydatków jak zakup chłodziarki, żelazka, pralki”. Fiskus łatwo może wykazać, że sprzęty te służą osobistym celom podatnika.

Również Naczelny Sąd Administracyjny przypomniał, że „o zaliczeniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów decydują dwie przesłanki: związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i wpływ kosztów na fakt osiągnięcia przychodów. Ciężar dowodu co do istnienia tego związku przyczynowego spoczywa (...) na podatniku, ponieważ to on z tego faktu wywodzi skutki prawne” (wyrok NSA z 10 października 2006 r., II FSK 1224/05).

NSA w sprawie, którą się zajmował, orzekł, że „podatnicy nie wykazali, jak słusznie twierdzą organy podatkowe, aby zakup takich urządzeń jak: frytkownica, grill, golarka, wieża Sony, żelazko, które znajdowały się w ich mieszkaniu prywatnym, miały służyć prowadzonej działalności gospodarczej. Charakter tego sprzętu i umiejscowienie wskazują na jego wykorzystywanie do osobistych celów przez podatników”.

Z drugiej jednak strony WSA w Krakowie we wspomnianym wcześniej wyroku zauważył, że „określenie udziału wykorzystania lokalu mieszkalnego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej nawet w niewielkim procencie nie może jednak wykluczać (...) zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej części wyposażenia lokalu, co do którego organ podatkowy nie potrafi uzasadnić braku możliwości wykorzystania go w działalności gospodarczej.

W uzasadnieniach swoich decyzji organ II instancji akcentował brak związku z przychodem zakupów sprzętu AGD, pomijając w uzasadnieniu, dlaczego nie uznał takiego związku przy zakupach wyposażenia meblowego”.

Od razu lub poprzez odpisy

Gdy rzeczy stanowiące wyposażenie domowego biura są własnością podatnika, są kompletne i zdatne do użytku, a przewidywany okres używania ich na potrzeby firmy jest dłuższy niż rok, podatnik powinien je ująć w ewidencji środków trwałych i dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych.

Jeśli jednak jednostkowa wartość zakupionego sprzętu biurowego nie przekracza 3500 zł, to może wydatek taki zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych (lub amortyzować – decyzję w tej sprawie podejmuje sam).

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 22 maja 2009 r. (IPPB1/415-113/09-4/EC). Podatniczka planowała wynajęcie pokoju. Zamierzała przeznaczyć go na przygotowywanie się do świadczenia usług stomatologicznych (opracowywanie procesu i strategii leczenia pacjentów) oraz przechowywanie dokumentacji.

W związku z tym pokój trzeba było wyposażyć w meble. Izba skarbowa stwierdziła, że wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Przy czym „w przypadku gdy wartość jednostkowa pojedynczego składnika wyposażenia (meble, telewizor, amplituner, głośniki), nie przekracza 3500 zł, wnioskodawczyni może wydatek na zakup takiego wyposażenia – na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, w miesiącu oddania ich do używania, chyba że podejmie decyzję o ich amortyzacji w sposób wskazany w art. 22f ust. 3 ww. ustawy”.

Sprzęt powinien stać w biurze

Fiskus może sprawdzić, czy kupiony przez podatnika sprzęt biurowy i wyposażenie biura rzeczywiście znajduje się w pomieszczeniu, które przeznaczone jest na działalność gospodarczą, a nie np. w salonie.

Z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT wynika bowiem, że kosztem uzyskania przychodów nie są wydatki poniesione na zakup stopniowo zużywających się rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, które nie mogą być zaliczone do środków trwałych, czyli wyposażenia, jeśli nie są wykorzystywane do działalności gospodarczej przedsiębiorcy,

a służą celom osobistym jego, pracowników lub innych osób (czyli rodziny lub innych domowników mieszkających wspólnie z podatnikiem) albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą firmy.

Uwzględniając ponoszone wydatki w kosztach podatkowych warto też pamiętać, jakie wydatki i od jakich przychodów odliczamy. Przekonał się o tym jeden z podatników. Prowadzi działalność  w zakresie projektowania budowlanego i urbanistycznego oraz badania i analizy technicznej na terenie całego kraju. Kupił nieruchomość (lokal jednopokojowy z aneksem) z zamiarem wykonywania tam działalności i z zamiarem wynajmu tego lokalu. Wyposażył lokal

w meble, telewizor, lodówkę,

a wydatki na te urządzenia zaliczył do kosztów uzyskania przychodu bieżącej działalności.

Fiskus stwierdził, że nie może tych wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia związane będą bowiem

z najmem lokalu, nie zaś z pozarolniczą działalnością gospodarczą. Tak samo orzekł WSA w Łodzi w wyroku z 9 marca 2010 r.

(I SA/Łd 1060/09), do którego trafiła skarga podatnika. W uzasadnieniu wyroku czytamy, że „koszty uzyskania przychodu muszą wiązać się ze źródłem tego przychodu. Wynika to z ogólnej zasady wyrażonej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, który to przepis stanowi, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”.

Wcześniejsze używanie nie jest przeszkodą

Do środków trwałych podatnik może zaliczyć nie tylko nowy sprzęt biurowy, ale również używany (np. biurko czy komputer, których wcześniej używał na cele osobiste). Jeśli jednak wprowadza do firmy środek trwały kupiony przed jej założeniem, musi liczyć się z tym, że będzie musiał ustalić jego wartość.

I to aktualną (uwzględniając oczywiście stopień zużycia) i dopiero od tej wartości naliczać odpisy amortyzacyjne. Nie jest to jednak konieczne, gdy ma fakturę zakupu np. komputera. Wtedy może przyjąć pierwotną cenę (mimo że komputer stracił już na wartości).

Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 12 czerwca 2009 r. (ITPB1/415-436/09/TK). Wprawdzie dotyczyła ona innego środka trwałego niż komputer, jednak zawarte w niej informacje można zastosować również do pozostałych środków trwałych.

Izba stwierdziła, że „wartość początkową środka trwałego nabytego w drodze kupna ustala się na podstawie ceny jego nabycia. (...) wartość początkową należy zatem ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup”.

Jak domowo-firmowe wydatki oceniają urzędnicy

- Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą (centrum języków obcych) w lokalu, który jest jednocześnie jej miejscem zamieszkania. Pytała, czy zakup zestawu do odbioru telewizji satelitarnej może stanowić koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

Urząd Skarbowy Poznań-Winogrady w piśmie z 27 września 2005 r. (DG-I/005/41/2005)