Jaka stawka VAT na planery, kalendarze i organizery

Zbliża się koniec roku kalendarzowego i jak wiele firm oraz instytucji chcemy kupić i wręczyć pracownikom kalendarze. Aby uatrakcyjnić ten drobny upominek (czy też narzędzie pracy) w tym roku chcemy kupić nie tylko kalendarz sam w sobie, ale tzw. planer czy organizer, czyli kalendarz w formie książkowej z miejscem na sporządzanie notatek związanych z celami zawodowymi lub prywatnymi (jak podróże, działania fitness czy rozwój duchowy). Zauważyliśmy, że część firm opodatkowuje planery i kalendarze 5-proc. stawką VAT, a część stawką podstawową (23 proc.). Które z podejść jest prawidłowe? – pyta czytelnik.

Czytaj więcej

PIT & CIT & VAT

Obowiązkowe e-fakturowanie i nowe podatki. Oto, co czeka firmy w 2024 roku

Eksperci firmy doradczej PwC Polska opowiadali podczas konferencji, jakich przepisów i praktyk w świecie podatków mogą się spodziewać w 2024 roku osoby, które zajmują się podatkami w polskich firmach.

Temat jest bardzo skomplikowany, z uwagi na to, że w tym konkretnym przypadku stawka VAT jest uzależniona od zaklasyfikowania konkretnego kalendarza, planera czy organizera do odpowiedniego kodu CN. W sytuacji gdy ustawodawca – w ustawie o VAT lub w aktach wykonawczych do niej – określając wysokość opodatkowania względem towaru lub usługi powołuje klasyfikacje statystyczne (tj. uzależnia wysokość opodatkowania VAT od konkretnej klasyfikacji statystycznej, czyli tzw. kodu CN, PKWiU czy PKOB), wówczas ta klasyfikacja jest wiążąca. Jedynym kompetentnym organem, który może się wiążąco wypowiedzieć w tym zakresie, jest przy tym dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Wniosek o wiążącą informację stawkową

Przedsiębiorca, który chce się upewnić (a co za tym idzie zabezpieczyć), czy stosuje właściwą stawkę VAT dla oferowanych przez siebie produktów bądź usług, może wystąpić do dyrektora KIS o wydanie dla niego Wiążącej Informacji Stawkowej, w której organ podatkowy potwierdzi lub nie czy przedsiębiorca zastosował (może zastosować w przyszłości) właściwą stawkę VAT. We wniosku o wydanie WIS przedsiębiorca opisuje produkt lub usługę i ewentualnie zajmuje własne stanowisko w sprawie. Na podstawie tego opisu (lub ewentualnie załączonych zdjęć czy nawet okazanego egzemplarza towaru) dyrektor KIS przypisuje towar lub usługę do odpowiedniego kodu CN zgodnie z opisem zawartym w tzw. notach wyjaśniających.

Skąd w ogóle wątpliwość? Otóż jak wynika z art. 41 ust. 2 w zw. z poz. 19 załącznika nr 10 do ustawy o VAT, opodatkowane preferencyjną 5-proc. stawką VAT są towary objęte statystycznym grupowaniem CN ex 4901, tj. książki, broszury i podobne materiały, drukowane, nawet w pojedynczych arkuszach (z wyłączeniem ulotek).

Typowe organizery/planery mają formę książkową. Służą do organizowania czasu, łączą w sobie cechy kalendarza i notatnika. Mają miejsca na sporządzanie notatek czy tworzenie list. Niektóre zawierają myśli przewodnie lub testy motywacyjne. Pomagają monitorować cele, finanse, aktywność fizyczną, postępy.

Co wynika z not objaśniających

W nocie objaśniającej znajdującej się przy pozycji 4901 Nomenklatury Scalonej znajdujemy informację, że pozycja ta dotyczy "Książek, broszur, ulotek i podobnych materiałów, drukowanych, nawet w pojedynczych arkuszach". Pozycja ta: "(...) obejmuje praktycznie wszystkie publikacje i materiały drukowane do czytania, ilustrowane lub nie, z wyjątkiem materiałów reklamowych oraz wyrobów w sposób bardziej szczegółowy objętych innymi pozycjami niniejszego działu (zwłaszcza pozycją 4902, 4903 lub 4904). Obejmuje: (A) Książki i książeczki, składające się głównie z materiału tekstowego dowolnego rodzaju i wydrukowane w dowolnym języku lub dowolnymi znakami, włącznie z alfabetem Braille'a lub znakami stenograficznymi. Zaliczają się tu dzieła literackie wszelkiego rodzaju, podręczniki (włączając edukacyjne książki ćwiczeń), z tekstem narracyjnym lub bez, które zawierają pytania lub ćwiczenia (zazwyczaj z miejscem na odręczne wypełnienie); publikacje techniczne; książki źródłowe, takie jak słowniki, encyklopedie i informatory (np. książki telefoniczne zawierające >>żółte strony<<); katalogi muzealne i bibliotek publicznych (ale nie katalogi handlowe); książki liturgiczne, takie jak modlitewniki i śpiewniki (inne niż śpiewniki muzyczne objęte pozycją 4904); książki dla dzieci (inne niż książki obrazkowe dla dzieci, książki do rysowania lub kolorowania objęte pozycją 4903). Książki takie mogą być oprawione (w papier lub miękkie lub sztywne okładki), jedno-lub wielotomowe, lub mogą być w postaci drukowanych arkuszy obejmujących całość lub część kompletnego dzieła przeznaczonych do oprawienia”.

Stanowisko dyrektora KIS

Mogłoby się wydawać, że organizery czy planery wykazują cechy przywołane w ww. nocie. I zapewne część sprzedawców tego typu towarów uznaje wskazaną klasyfikację za prawidłową.

Warto tu jednak podać, że zdaniem dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej klasyfikacja ta jest błędna. W wydawanych WIS organ podatkowy uznaje, że tego typu towary należy przyporządkować do pozycji CN 4910 lub 4820.

Pozycja 4910 obejmuje kalendarze wszelkiego rodzaju, które są drukowane na papierze, tekturze, tkaninie lub jakimkolwiek innym materiale pod warunkiem, że druk nadaje takiemu artykułowi zasadniczy charakter. Mogą zawierać, oprócz normalnej kolejności dat, dni tygodnia itd., rozmaite inne informacje, takie jak uwagi na temat ważnych wydarzeń, świąt, danych astronomicznych i innych dat, wiersze i przysłowia. Mogą również zawierać materiały obrazkowe lub reklamowe.

Pozycja 4820 zawiera natomiast rejestry, księgi rachunkowe, notesy i notatniki, księgi zamówień, kwitariusze, bloki listowe, bloczki na notatki, dzienniki, terminarze i podobne artykuły, zeszyty, bibuły, okładki (z kartkami do wyjmowania lub inne), teczki, okładki do akt, różnorodne formularze pism, przekładane kalką zestawy do pisania i pozostałe artykuły piśmienne, z papieru lub tektury; albumy na próbki lub kolekcje i okładki książek, z papieru lub tektury.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyporządkowując planery/oraganizery do pozycji 4910 (WIS z 5 stycznia 2023 r., 0112-KDSL2-1.440.163.2022.3.AP) lub pozycji 4820 Nomenklatury Scalonej (WIS z 30 grudnia 2022 r., 0112-KDSL1-1.440.178.2022.4.MJ) uznaje, że zasadniczą część publikacji stanowi kalendarz i wskazuje, że planer/organizer zasadniczo służy do wypełniania, tworzenia notatek i jest przeznaczony do wypełniania. Zdaniem organu podatkowego pomimo faktu, że planery zawierają materiały drukowane, to jednak ten druk spełnia uboczną rolę. Podstawowym zastosowaniem tego produktu jest funkcja notatnika, kalendarza, planera. Nie służy on do czytania. W związku z tym nie wypełnia przesłanek do zakwalifikowania go do pozycji 4901 Nomenklatury Scalonej.

Trudna klasyfikacja

Czy taka klasyfikacja jest bezdyskusyjna? Oczywiście nie. Na uwagę zasługuje bowiem fakt, że w pozycji 4901 CN zostały również wymienione takie artykuły poligraficzne jak książki i książeczki składające się głównie z materiału tekstowego dowolnego rodzaju, wydrukowane w dowolnym języku lub dowolnymi znakami, włącznie z alfabetem Braille'a lub znakami stenograficznymi, broszury oraz podobne materiały drukowane.

Można się pokusić o twierdzenie, że planery również spełniają powyższe wymogi. Planery mogą zawierać teksty z różnego rodzaju poradami, np. zdrowotnymi lub – w przypadku planerów fitness – porady dotyczące diety czy sposobu wykonywania ćwiczeń oraz przepisy kulinarne. Na rynku są wszakże dostępne poradniki z taką samą treścią, kwalifikowane do kodu CN 4901. Co zatem przesądza o odrębnej kwalifikacji dla tych wyrobów? Ilość tekstu? W notach nie został zawarty wymóg, aby publikacja zawierała minimalną określoną ilość tekstu. W notach nie jest również zawarta informacja, że publikacja musi składać się z samego tekstu. Noty nie określają też rodzaju informacji, jakie ma zawierać tekst umieszczony w planerach. W notach nie ma również informacji o wyłączeniu z kodu CN 4901 towarów, w którym umieszczono łącznie tekst, grafiki oraz miejsce na notatki lub kalendarz. Wręcz przeciwnie. Zgodnie z notami wyjaśniającymi do pozycji 4901 niniejsza pozycja obejmuje praktycznie wszystkie publikacje i materiały drukowane do czytania, ilustrowane lub nie, z wyjątkiem materiałów reklamowych oraz wyrobów w sposób bardziej szczegółowy objętych innymi pozycjami niniejszego działu (zwłaszcza pozycją 4902 – Gazety, dzienniki i czasopisma, nawet ilustrowane lub zawierające materiały reklamowe, pozycją 4903 – Książki dla dzieci, obrazkowe, do rysowania lub kolorowania lub pozycją 4904 – Nuty drukowane lub w rękopisie, nawet ilustrowane lub oprawione).

W WIS z 30 grudnia 2022 r. (0112-KDSL1-1.440.178.2022.4.MJ) dyrektor Krajowej informacji Skarbowej uznał, że do planerów powinien zostać przypisany kod 4820, pod którym – ogólnie ujmując – znajdują się materiały do wypełniania, tj. notesy, bloczki na notatki, księgi zamówień, księgi rachunkowe… Czy można się z tym zgodzić? Wymienione w tej nocie towary pełnią raczej funkcję techniczną. Może i planery mają miejsca na notatki, ale zapisywanie w nich notatek nie jest jedyną ich funkcją. Planery nie tylko służą do robienia notatek, ale również (często) do czytania. W notach nie określono ścisłych norm co do ilości tekstu lub grafik, jakie ma zawierać publikacja.

Nie dziwi więc wskazana w pytaniu rozbieżność w klasyfikacjach stosowanych przez producentów. Należy jednak wskazać, że zdaniem dyrektora Krajowej informacji Skarbowej kalendarze oraz tzw. planery czy organizery powinny być opodatkowane podstawową 23-proc. stawką VAT.

Marcin Gryń jest konsultantem podatkowym w Tributis Group Sp. z o.o.