Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zfśs - komentarz do rozporządzenia

aktualizacja: 29.09.2011, 02:00

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349)

Na podstawie art. 5 ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. Podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej „ustawą”, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Komentarz
• W liczbie tej uwzględniamy zatrudnionych zarówno na stałe, jak i na czas określony. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie czy spółdzielcza umowa o pracę) ani wymiar etatu (pełny etat czy zatrudnienie niepełnowymiarowe). Do stanu zatrudnienia wliczać należy ponadto pracowników:
– przebywających na urlopach wychowawczych i macierzyńskich,
– interwencyjnych.
Od 18 marca 2009 ustalając liczbę pracowników należy pomijać chałupników oraz osoby wykonujące umowę-zlecenie. Pracowników młodocianych w ogóle nie uwzględniamy w przeciętnej liczbie zatrudnionych, mimo że ustalamy za nich odpisy w zależności od ich stażu. Nie wliczamy również byłych pracowników – emerytów lub rencistów, niezależnie od tego czy były pracodawca przyznał im prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych z zfśs.
Gdy przyzna im to prawo, na każdego może (ale nie musi) zwiększyć zfśs o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2011 r. o 182,32 zł. Nie wchodzi tu w grę zwiększenie o tę kwotę podstawowego odpisu. Za każdą taką osobę można jedynie przekazać niejako odrębny, mały odpis w wysokości 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
Jeśli firma korzysta z usług agencji pracy tymczasowej, to do stanu zatrudnienia nie wlicza wypożyczonych pracowników tymczasowych. Uwzględnia ich agencja pracy tymczasowej.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych pomijamy ponadto:
– pracowników korzystających z urlopów bezpłatnych przez cały miesiąc; zgodnie z art. 174 kodeksu pracy urlopu tego nie wliczamy bowiem do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (choć tu są wątpliwości),
– osób zaangażowanych na podstawie umów cywilnych, np. zlecenia, o dzieło, na kontrakcie menedżerskim czy innej umowie o zarządzanie,
– byłych pracowników, w tym pobierających zasiłki przedemerytalne lub świadczenia przedemerytalne,
– poborowych odbywających służbę zastępczą; nie łączą ich z pracodawcami stosunki pracy >patrz stanowisko MPiPS z maja 2007.
§ 2. Podstawę naliczania odpisu, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
Komentarz
• Do członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych zajmujących się produkcją rolną stosujemy trochę inne zasady niż do pracowników. Odpisy na nich ustalamy na podstawie liczby członków spółdzielni z dnia naliczenia zfśs, skorygowanej 31 grudnia do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni. Nie bierzemy zatem pod uwagę etatów, lecz liczbę osób.
§ 3. 1. Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
2. Sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, o którym mowa w ust. 1, stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy.
Komentarz
• Aby ustalić przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych, najpierw należy obliczyć stan zatrudnionych w poszczególnych miesiącach w roku, a dopiero potem w ciągu całego roku. Rozporządzenie i ustawa nie mówią, jak to zrobić w skali miesiąca. Wobec tego większość firm sięga po metody statystyczne opisane w objaśnieniach do sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach Z-03. Osoby wliczane do limitu średniozatrudnionych przeliczamy na pełne etaty. Licząc planowane średnie zatrudnienie w danym miesiącu, trzeba:
KROK 1 – ustalić liczbę pracujących zarówno na pełnych, jak i niepełnych etatach w danym miesiącu bądź w poszczególne jego dni, stosownie do obranej metody statystycznej, odrębnie w każdej kategorii zatrudnionych (jedna kategoria to zatrudnieni w normalnych warunkach, a druga – wykonujący prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze);
KROK 2 – przeliczyć niepełnozatrudnionych na pełne etaty w ramach poszczególnych kategorii zatrudnionych;
KROK 3 – zsumować pełne etaty z przeliczonymi niepełnymi, nadal osobno dla obu kategorii zatrudnionych.
Średnie zatrudnienie w miesiącu należy natomiast oszacować – w zależności od rotacji kadr w danym podmiocie – według jednej z metod: średniej arytmetycznej, uproszczonej lub średniej chronologicznej. Wybór metody zależy od specyfiki danej firmy.
Metoda średniej arytmetycznej jest najlepsza w przedsiębiorstwach o dużych rotacjach personelu, np. angażujących pracowników sezonowych czy agencjach pracy tymczasowej. Sprawdza się również w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega ona na dodaniu zatrudnionych przeliczonych na pełne etaty w poszczególnych dniach miesiąca.
Bierzemy pod  uwagę nie tylko dni robocze, lecz także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich stan etatów z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca.
Przykład
Agencja pracy tymczasowej zakłada, że liczba etatów zajmowanych przez pracowników wyniesie: od 1 do 10 października  87,5 etatu, od 11 do 25 października 95,75 etatu, a do końca miesiąca 97 etatów.
By obliczyć przeciętne planowane zatrudnienie w tym miesiącu, najpierw dodajemy liczby etatów zajmowanych w poszczególne dni: (10 dni x 87,5 etatu) + (15 dni x 95,75 etatu) + (6 dni x 97 etatów) = 875 + 1436,25 + 582 = 2893,25 etatu. Następnie uzyskany wynik dzielimy przez liczbę dni kalendarzowych października, czyli przez 31.
Planowana średnia liczba pracowników agencji w październiku równa się 93,33 etatu (2893,25 etatu : 31 dni).
Metoda uproszczona służy do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym stanie personelu. Zsumowaną liczbę pracowników z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca (przeliczoną na etaty) dzielimy przez 2.
Przykład
Kadrowa spółki ustaliła z prezesem, że zatrudnienie 1 września wyniesie 52,63 etatu, a ostatniego dnia tego miesiąca 55,3 etatu.
W celu obliczenia średniej planowanej liczby pracowników we wrześniu dodajemy stany z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca (52,63 etatu + 55,3 etatu), a potem dzielimy przez 2, co daje 53,97 etatu.
Przy metodzie średniej chronologicznej sumujemy połowę stanu zatrudnienia z pierwszego i z ostatniego dnia miesiąca oraz pełny stan z 15 dnia miesiąca, a wynik dzielimy przez 2. Mogą ją stosować firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej.
Przykład
Pracodawca zamierza zatrudniać pracowników w wymiarze: 1 listopada 76,5 etatu, 15 listopada 75 etatów, 30 listopada 74,5 etatu. Sumujemy połowę zatrudnionych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca ze wszystkimi zatrudnionymi z 15 dnia miesiąca:
(1/2 x 76,5 etatu) + (1/2 x 74,5 etatu) + 75 etatów = 38,25 etatu + 37,25 etatu + 75 etatów = 150,5 etatu. Potem wynik dzielimy przez 2, co daje 75,25 średniego zatrudnienia w listopadzie.
Kiedy już mamy ustalone przeciętne miesięczne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach, musimy sprawdzić, ile ono wynosi w skali roku. W tym celu dodajemy kwoty ze wszystkich miesięcy i dzielimy przez 12.
Przykład
Spółka obliczyła według metody arytmetycznej, że przeciętne zatrudnienie w poszczególnych miesiącach bieżącego roku wyniesie:
– w styczniu, lutym i marcu po 32,5 etatu,
– w kwietniu, maju i czerwcu po 33,75 etatu,
– w lipcu, sierpniu, wrześniu i październiku po 30 etatów,
– w listopadzie i grudniu po 40,2 etatu.
Wobec tego zatrudnienie średnioroczne wynosi:
(3 miesiące x 32,5 etatu) + (3 miesiące x 33,75 etatu) + (4 miesiące x 30 etatów) + (2 miesiące x 40,2 etatu) : 12 miesięcy = (97,5 + 101,25 + 120 + 80,4) : 12 miesięcy = 399,15 etatu : 12 miesięcy = 33,26 etatu.
Tak samo liczymy przeciętne roczne zatrudnienie w przedsiębiorstwie działającym krócej niż rok. Nawet wówczas sumę średnich z poszczególnych miesięcy dzielimy przez 12.
Przykład
Firma powstała w wyniku podziału zakładu pracy i przejęła część jego pracowników. Działa od kwietnia 2011. Zakłada, że w poszczególnych miesiącach jej zatrudnienie osiągnie:
– w kwietniu, maju, czerwcu i lipcu po 102,45 etatu,
– w sierpniu, wrześniu i październiku po 120,3 etatu,
– w listopadzie i grudniu po 115 etatów.
Wobec tego zatrudnienie średnioroczne wynosi: (4 miesiące x 102,45 etatu) + (3 miesiące x 120,3 etatu) + (2 miesiące x 115 etatów) = (409,8 + 360,9 + 230) : 12 miesięcy = 1000,7 etatu: 12 miesięcy = 83,39 etatu.
§ 4. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
Rozporządzenie weszło w życie 18 marca 2009.
Resztę odpisów i zwiększeń odpisów oraz samego zfśs przekazujemy do 30 września. Dotyczy to zwiększenia o 6,25 proc. odpisów na zfśs na niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym oraz innych zwiększeń funduszu, np. za emerytów i rencistów objętych opieką socjalną firmy.
Przykład
Spółka opisana w przykładach 10 i 12 posyła drugą ratę środków socjalnych. Może to zrobić, odejmując od całorocznych odpisów (39 512,72 zł) środki posłane w pierwszej turze (29 224,33 zł). Druga rata wynosi zatem 10 288,39 zł.
Jeśli pracodawca zatrudnia 1 stycznia mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty i nie ma statusu jednostki budżetowej czy samorządowego zakładu budżetowego, nie musi gromadzić środków socjalnych na odrębnym koncie. Jak je powinien rozliczać, przepis nie podpowiada. Najlepiej jest to czynić metodą kasową, wypłacając je np. na podstawie dokumentów KW, oczywiście według zasad określonych w regulaminie socjalnym. Jednak aby wrzucić odpisy do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest założenie osobnego konta dla zfśs.
• Ostateczna korekta środków. Działania, jakie trzeba wykonać, by przelać do końca maja 75 proc. odpisów podstawowych, a do końca września resztę podstawowych i zwiększenia, opierają się na szacunkowo ustalonej planowanej liczbie zatrudnionych. Dlatego konieczne jest sprawdzenie prawidłowości tych działań, gdy mamy już pewność co do stanu zatrudnienia. Zfśs trzeba rozliczyć do końca grudnia. W tym celu należy porównać rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie z wcześniej planowanym, które stanowiło podstawę naliczenia odpisu. Jeśli to pierwsze jest wyższe, trzeba uzupełnić konto zfśs, a gdy okaże się niższe, możemy wycofać nadmiar pieniędzy z konta funduszu.
Aby porównać obydwie wartości, najpierw trzeba oszacować rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie. Postępujemy podobnie jak przy liczeniu stanu planowanego, z tym że rachunków dokonujemy na podstawie znanej już i rzetelnie sporządzonej ewidencji kadrowej. Najpierw więc liczymy osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczamy na pełne etaty, posługując się jedną z trzech metod statystycznych: średniej arytmetycznej, uproszczonej lub średniej chronologicznej. Dodajemy ustalone w ten sposób liczby zatrudnionych w obrębie każdego z 12 miesięcy i dzielimy przez 12. Wynik to rzeczywiste przeciętne zatrudnienie w danym roku.
Po ustaleniu rzeczywistego średniorocznego stanu zatrudnienia naliczamy na jego podstawie odpisy. Ustalamy, ile średnio osób w ciągu roku firma angażowała w normalnych warunkach, w szczególnie uciążliwych warunkach, ilu miała pracowników młodocianych, a ilu niepełnosprawnych. Sprawdzamy także liczbę emerytów i rencistów objętych opieką socjalną. Potem jeszcze raz, niejako od początku, liczymy odpisy w stosunku do faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku.
Następnie korygujemy środki socjalne. Porównujemy wysokość odpisów ustalonych według rzeczywistego średniego zatrudnienia z tymi przekazanymi na konto funduszu, liczonymi według zatrudnienia planowanego. Jeśli te pierwsze okażą się wyższe, niedobór trzeba uzupełnić. Gdy wyjdą niższe, nadwyżkę możemy cofnąć na konto firmy.
Przykład
Zakład pracy opisany w przykładach 10, 12 i 13 ustalił na koniec grudnia średnie rzeczywiste zatrudnienie na poziomie:
– 25 etatów zatrudnionych w normalnych warunkach, w tym trzy osoby niepełnosprawne w stopniu umiarkowanym,
– 12 etatów zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych,
– 3 młodocianych w I roku nauki i 2 w III roku nauki.
Dodatkowo przybyło dwóch młodocianych w drugim roku nauki. Poza tym nic się nie zmieniło w stanie zatrudnienia.
Teraz przedsiębiorstwo musi naliczyć całoroczne odpisy na podstawie tak ustalonej faktycznej liczby pracowników. Wygląda to następująco:
– za zatrudnionych w normalnych warunkach (25 etatów x 1093,93 zł) + (3 osoby x 182,32 zł) = 27 348,25 zł + 546,96 zł = 27 895,21 zł
– za zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych (12 etatów x 1458,57 zł) = 17 502,84 zł
– za młodocianych (3 osoby x 145,86 zł) + (2 osoby x 175,03 zł) + (2 osoby x 204,20 zł) = 437,58 zł + 350,06 zł + 408,40 zł = 1196,04 zł
Całoroczne rzeczywiste odpisy wynoszą więc 46 594,09 zł. Porównujemy je z ustalonymi według średniego planowanego zatrudnienia 39 512,72 zł.
Wychodzi na to, że firma musi do końca roku dopłacić na konto funduszu 7081,37 zł (46 594,09 zł – 39 512,72 zł).
Jeśli pod koniec roku nic nie pozostanie na koncie zfśs, firma nie odzyska nadpłaty, jeżeli okaże się, że wydała więcej, niż musiała. Ustrzeże się przed tym, jeśli będzie trzymać do końca roku na rachunku funduszu pewne rezerwy. Praktyka pokazuje, że są z tym problemy. Nie ma jednak skutecznej recepty na zabezpieczenie się przed takim ryzykiem. Są jedynie półśrodki, głównie rzetelne podejście do obowiązków socjalnych.
Przede wszystkim rozważnie należy zaplanować średnioroczne zatrudnienie w zakładzie, zwłaszcza o dużej rotacji personelu.
Powinno ono uwzględniać zakładane na dany rok ruchy kadrowe (zwolnienia i ewentualnie werbunek nowych pracowników). Oczywiście nie da się przewidzieć wszystkiego, warto więc zachować pewien margines swobody.
W limit ten należy więc zawczasu wkalkulować np. kłopoty finansowe, z którymi firma boryka się od dłuższego czasu. Mogą się bowiem skończyć redukcjami grupowymi czy nawet upadłością.
Przykład
Z powodów finansowych spółka musi zwolnić kilka osób pracujących na podstawie umów terminowych. Na koniec bieżącego roku faktyczne średnioroczne zatrudnienie okaże się zatem niższe od planowanego.
Tymczasem środki zfśs zostały już rozdysponowane. To typowa sytuacja, kiedy na jakąkolwiek prewencję jest za późno. Zakład nie odzyska nadwyżki odpisów wynikających z przewagi zatrudnienia planowanego nad rzeczywistym.
W żadnym razie nie może też o nią pomniejszyć odpisów na następny rok kalendarzowy. Środki socjalne bilansujemy bowiem w cyklu rocznym i wszystko musi być domknięte w tym przedziale czasowym.
Co więcej, przedsiębiorcę czekają również komplikacje podatkowe. Przekazane odpisy, które na koniec roku nie znajdują potwierdzenia w faktycznej średniorocznej liczbie pracowników, nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Art. 6a. Początkujący pracodawca

1. Pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do  utworzenia funduszu, dokonuje, z zastrzeżeniem ust. 1a, odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego.
1a. Jeżeli rozpoczęcie działalności następuje w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawca, o którym mowa w art. 3 ust. 2, tworzą fundusz.
2. (skreślony)
Komentarz
• Na uprzywilejowanej pozycji przepisy stawiają pracodawców, którzy zaczynają działać podczas roku kalendarzowego. Odpisów na zfśs dokonują oni, co do zasady, dopiero w następnym roku. Z odroczenia tego terminu nie mogą jednak skorzystać zatrudniający, którzy:
– przejęli zakład pracy lub jego część wraz z pracownikami objętymi układem zbiorowym przewidującym fundusz; w takiej sytuacji do przejętych osób stosuje się przez rok postanowienia tego układu. Nowy pracodawca otrzymuje bowiem wraz z nimi odpowiednią część masy funduszu i musi go prowadzić na warunkach nie gorszych od obowiązujących u poprzednika (art. 2418 k.p.);
– zaczęli działać podczas roku w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu albo jego części z równoczesnym przejęciem pracowników; dotyczy to wyłącznie podmiotów mających przynajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty bądź będących państwowymi lub samorządowymi jednostkami budżetowymi albo zakładami budżetowymi. Muszą one prowadzić fundusz od początku działalności.

Art. 7. Zwiększenia funduszu

1. Środki funduszu zwiększa się o:
1) wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej, o której mowa w art. 2 pkt 1,
2) darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
3) (skreślony)
4) odsetki od środków funduszu,
5) wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
6) wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
7) przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
8) przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych,
9) inne środki określone w odrębnych przepisach.
1a. Za przychód ze sprzedaży lub likwidacji, o którym mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, uważa się przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji.
2. Zwiększenia, o których mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, nie dotyczą pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji.
3. W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego.
3a. W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 231 kodeksu pracy na pracodawcę, który nie jest zobowiązany do tworzenia funduszu, pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego.
Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na zasadach określonych ustawą dla dokonywania wydatków z funduszu. Art. 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
3b. W razie przejścia części zakładu pracy w trybie art. 231 kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu – według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście.
3c. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami.
3d. Przekazanie środków, o których mowa w ust. 3b i 3c, następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie, o którym mowa w ust. 3c, stanowi inaczej.
4. Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.
Komentarz
• Na zfśs nie składają się tylko obowiązkowe odpisy podstawowe i dobrowolne dodatkowe. Ustawa o zfśs pozwala go zasilać innymi dochodami. Możemy również wpłacać na konto zfśs inne pieniądze, jakie wskazuje ustawa o zfśs. Chodzi o wyliczone w art. 7 ustawy o zfśs:
– opłaty pobierane od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej, tzn. z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej organizowanej na terenie kraju, w tym od osób uprawnionych u danego pracodawcy do korzystania z funduszu oraz od osób i jednostek obcych;
– darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
– odsetki od środków zfśs z tytułu oprocentowania środków na rachunku bankowym funduszu (zwykle a vista) oraz od ewentualnych lokat terminowych w ramach tego rachunku;
– oprocentowanie pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe; ustawa o zfśs nie wprowadza obowiązku oprocentowania tych pożyczek, decydują o tym strony w regulaminie socjalnym i wielu pracodawców udziela nieoprocentowanych pożyczek mieszkaniowych;
– wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
– przychody ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
– przychody ze sprzedaży i likwidacji zakładowych domów oraz lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkalnych (za przychód ze sprzedaży środków trwałych służących działalności socjalnej oraz zakładowych domów i lokali mieszkalnych uważa się przychód ze sprzedaży pomniejszony wyłącznie o koszty bezpośrednio związane z aktem sprzedaży.
Nie obniża się go zatem o wartość ewidencyjną sprzedanych lub likwidowanych obiektów socjalnych, domów i lokali mieszkalnych. Tym samym wartość ta nie stanowi elementów kosztów sprzedaży lub likwidacji, o których mowa w art. 7 ust. 1a ustawy.
Przychód taki nie może jednak zwiększać funduszy pracodawców postawionych w stan upadłości czy likwidacji z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji);
– inne środki określone w odrębnych przepisach, np. kwoty pochodzące ze sprzedaży przedsiębiorstwa, dokonywanej zgodnie z  art. 48 ustawy z 30 sierpnia 1996 o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 171, poz. 1397 ze zm.);
– u przedsiębiorców z zysku netto do podziału, a w spółdzielniach – z nadwyżki bilansowej.
Zwiększenia określone w art. 7 ustawy o zfśs musimy przekazywać na konto zfśs każdorazowo z chwilą ich uzyskania (wyrok SN z 9 sierpnia 2002, V KKN 357/00). Obowiązek przekazania na zfśs przychodów z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych (...) dotyczy środków, które aktualnie służą działalności socjalnej, a nie tych, które służyły lub mogłyby jej służyć w przyszłości (orzeczenie SN z 17 marca 2002,  I PKN 538/99).
• Firma upadająca lub likwidowana. Nawet gdy zostanie ogłoszona upadłość pracodawcy lub zostaje on przekształcony, niewykorzystane środki socjalne muszą trafić do uprawnionych. W dobie transformacji przedsiębiorstw dokonywanej praktycznie z dnia na dzień konieczne jest, by przepisy odpowiednio chroniły prawa zatrudnionych.
Ustawa nie daje jednak odpowiedzi na zasadnicze pytania w tym zakresie. Dość dokładnie reguluje jednak sposób postępowania z zfśs w zakładzie przejmowanym w całości bądź w części przez innego pracodawcę w trybie art. 231 k.p.
Dochodzi wówczas do przekazania pewnych funkcji, majątku lub kadry poprzednika. Dotyczy to np. sprzedaży sklepu, wydzierżawienia pralni, również podziału lub połączenia podmiotów. Zjawiska takie obserwujemy codziennie, np. w Orlenie, Telekomunikacji Polskiej, KGHM Polska Miedź czy przy fuzjach w sektorze bankowym. W takiej sytuacji żadna z transferowanych osób nie traci posady, a nowy właściciel staje się automatycznie pracodawcą transferowanych osób.
Firma kupująca np. cały zakład otrzymuje, niejako w spadku, środki pieniężne, należności oraz zobowiązania funduszu zbywcy. I to bez względu na to, jakie sama ma obowiązki socjalne (prowadzi fundusz czy wypłaca świadczenia urlopowe). Jeśli nie jest zobowiązana do tworzenia funduszu, to nadwyżkę aktywów nad pasywami przejętego funduszu ma obowiązek ulokować na odrębnym rachunku i wydatkować na cele socjalne.
W razie przejścia części zakładu zbywca musi oddać nabywcy część funduszu przypadającą na transferowane osoby tylko wtedy, gdy ten ostatni ma obowiązek założenia funduszu.
Rozliczenie robimy według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym doszło do przekształcenia. Zdarza się, że przejście następuje w trakcie roku kalendarzowego. Wówczas nowy pracodawca powinien otrzymać skorygowane środki w ciągu 30 dni od daty przejścia. Sposób przekazania pieniędzy strony określają w porozumieniu.
Środki zfśs wraz ze zwracanymi po ogłoszeniu upadłości pożyczkami na cele mieszkaniowe, odsetkami od tych środków itd. są wyłączone z masy upadłości. Mienie to oznacza sędzia komisarz. Zarządza nim upadły albo odpowiednio syndyk, likwidator, kurator. Zfśs nadal należy przeznaczać zgodnie z regulaminem socjalnym. Po zakończeniu postępowania upadłościowego niewykorzystane pieniądze przekazuje się do FGŚP
• Prywatyzacja przedsiębiorstwa państwowego. Gdy następuje prywatyzacja bezpośrednia przedsiębiorstwa państwowego (jego wniesienie do spółki), zfśs przejmującego zwiększa się o środki socjalne przekazującego. Z kolei w ramach prywatyzacji pośredniej umowa sprzedaży musi określać m.in. zobowiązania socjalne kupującego, które ustalił on z reprezentantem transferowanej załogi.
Nabywca powinien przekazać na fundusz socjalny do 15 proc. wartości przedsiębiorstwa, ale nie więcej niż iloczyn liczby pracowników zatrudnionych w dniu sprzedaży i 18 średnich wynagrodzeń miesięcznych w sektorze przedsiębiorstw (bez wypłat z zysku) obowiązujących podczas sześciu miesięcy poprzedzających sprzedaż.
Gdy zbywane przedsiębiorstwo nie miało w chwili wykreślenia z rejestru długów wobec Skarbu Państwa i ZUS, w grę wchodzą 24 średnie wynagrodzenia, a nie 18. Kwestie te reguluje art. 48 ust. 2 ustawy o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych.

Art. 8. Kryteria udzielania pomocy

1. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
2a. (uchylony)
3. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz.
Komentarz
• Osobami uprawnionymi do pomocy z zfśs są te związane z firmą posiadającą fundusz:
– pracownicy i ich najbliżsi,
– byli pracownicy będący teraz emerytami lub rencistami i ich rodziny,
– inne osoby, którym zakład przyznał takie prawo w regulaminie socjalnym; najczęściej w grę wchodzą dzieci z domów dziecka, podopieczni z domu seniora, niepełnosprawni, bezrobotni, dzieci i inni najbliżsi zmarłych pracowników, byli pracownicy pobierający obecnie świadczenia przedemerytalne, zatrudnieni w firmie zleceniobiorcy, agenci i chałupnicy, a także podopieczni wybranego ośrodka pomocy społecznej.
Byli pracownicy, będący teraz emerytami lub rencistami, mogą się starać o wsparcie z zfśs niezależnie od tego, czy zostali wskazani jako objęci opieką w regulaminie socjalnym. Dotyczy to również członków ich rodzin. Chodzi tutaj wyłącznie o emerytów i rencistów, dla których dany zakład był „ostatnim pracodawcą”. Czyli takim, który jako ostatni rozwiązał z nimi stosunek pracy (uchwała SN z 15 listopada  1991,  I PZP 56/91). Nie ma oczywiście przeszkód, by korzystali oni również z funduszy innych pracodawców, którzy przyznają im taki przywilej w swoich regulaminach socjalnych.
Na emerytów lub rencistów byłych pracowników nie naliczamy jednak odpisów na zfśs, lecz fakultatywne tzw. zwiększenia funduszu w wysokości 6,25 proc. średniej płacy, czyli w 2011 r. 182,32 zł od każdej takiej osoby.
Ustawa o zfśs nie precyzuje jednak sposobu ani terminu ustalania liczby emerytów i rencistów, za których chcemy przekazać zwiększenia na zfśs. Można to zrobić dowolnie, według uznania, np. według daty przesłania pierwszej raty odpisów za pracowników lub w innym terminie, tak aby środki z tego tytułu trafiły na rachunek bankowy do 30 września każdego roku.
Należy przy tym pamiętać, że nieobowiązkowe zwiększenia nie podlegają korekcie na koniec roku stosownie do faktycznej liczby emerytów lub rencistów. Obowiązek korekty dotyczy jedynie odpisów podstawowych na zfśs, dokonywanych na faktyczną, przeciętną średnioroczną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Przykład
Spółka ustala odpisy na zfśs oraz zwiększenia na emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami. W 2011 r. zwiększyła się liczba takich emerytów o kilku pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, którzy w trakcie roku przeszli na emeryturę.
Konieczna jest korekta naliczenia odpisu ze względu na zmianę statusu grupy osób z pracowników na emerytów. Osoby te uwzględniamy w faktycznym średnim zatrudnieniu tylko w tych miesiącach 2011 r., kiedy byli pracownikami.
Jednocześnie, w momencie uzyskania przez nie statusu emeryta, możemy skorzystać z art. 5 ust. 5 ustawy o zfśs i naliczyć na nich 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia z tytułu zwiększenia funduszu.
• Charakter świadczeń socjalnych. Świadczenia socjalne nie mają charakteru roszczeniowego. Wsparcie przysługuje z zasady ubogim, chorym i skrzywdzonym przez los. Nie wszyscy zainteresowani je zatem otrzymają. Zawsze musimy się kierować kryterium socjalnym, czyli sytuacją życiową, materialną i rodzinną.
Tworząc zfśs, naliczamy odpisy na każdego zatrudnionego. Kwoty te nie mają jednak nic wspólnego z pomocą, na jaką ma on szansę. Jeśli więc na konkretnego pracownika księgowa dokonała odpisu w wysokości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia, nie oznacza to wcale, że tyle właśnie powinien on dostać z zfśs np. w formie dopłat do wczasów. Wręcz przeciwnie, czasami nie otrzyma on żadnego wsparcia.
Dlatego że świadczeń z zfśs udzielamy po zbadaniu sytuacji socjalnej zainteresowanego. Weryfikujemy zatem jego stan majątkowy, życiowy i rodzinny. Chodzi o to, by pieniądze trafiły do rzeczywiście potrzebujących, czyli biednych, mających na utrzymaniu kilkoro dzieci, przewlekle i ciężko chorych czy poszkodowanych wskutek zdarzeń losowych, jak pożar, powódź, czy okradzionych.
• Kryterium socjalne. Najbardziej właściwym kryterium jest dochód przypadający na  członka rodziny. Same zarobki starającego się np. o zapomogę z funduszu nie odzwierciedlają bowiem w pełni źródeł utrzymania całego gospodarstwa domowego.
Małżonek pracownika wynagradzanego pensją minimalną może bowiem osiągać znacznie wyższe przychody, a zatrudniony z niskim wynagrodzeniem może mieć lepszą sytuację majątkową od innego zarabiającego więcej, który ma na utrzymaniu wieloosobową rodzinę.
Choć przepisy są ogólnikowe, przy przyznawaniu świadczeń należy kierować się zasadą: im cięższa sytuacja socjalna wnioskującego, tym wyższe wsparcie. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 16 sierpnia 2005 (I PK  12/05): „Wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego i  sprzecznie z zakładowym regulaminem świadczeń socjalnych, jest niezgodne z ustawą (...)”.
Powszechne praktyki obdarowywania zainteresowanych takim samym wsparciem są zatem nieprawidłowe. Podobnie jak rozdawanie ich przy okazji różnych świąt, np. pączków i kwiatów dla pań na Dzień Kobiet, benefitów dla personelu z okazji jubileuszu firmy, paczek bożonarodzeniowych.
Hojny szef może, owszem, sponsorować załodze takie gratisy, ale z własnej kieszeni. Ze środków socjalnych nie powinien też dawać nagród wyróżniającym się pracownikom. Powinien z nich nieść pomoc wyłącznie osobom rzeczywiście potrzebującym. Jest bowiem mało prawdopodobne, by wszyscy pracownicy legitymowali się identyczną sytuacją socjalną, a tylko wtedy przyznanie świadczeń jednakowej wysokości można uznać za uzasadnione (patrz wyrok SN z 20 sierpnia 2001,  I PKN 579/00).
Zasady udzielania pomocy z funduszu powinny być dokładnie określone w regulaminie socjalnym. Zwykle w praktyce wygląda to tak, że w firmie działa komisja socjalna czuwająca nad wydatkowaniem środków socjalnych, składająca się z przedstawicieli pracodawcy i związków zawodowych czy załogi.
Przepisy każą bowiem uzgadniać ze związkiem zawodowym bądź reprezentantem załogi również sposób ich rozdawania. Dlatego komisja socjalna powinna uchwalić specjalną procedurę ubiegania się o świadczenia z funduszu, np. zapomogę, pożyczkę mieszkaniową, oraz ich przyznawania. Powinna ona zostać zaakceptowana przez obu partnerów.
Najczęściej komisja opracowuje wnioski o wsparcie z funduszu, które składają zainteresowani, a także wzory oświadczeń mających udowadniać zarobki ich i najbliższych oraz inne fakty czy okoliczności wpływające na sytuację socjalną uprawnionych. Takie oświadczenie jest dokumentem w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego, a  prawdziwość zawartych w nim danych wnioskujący potwierdza własnym podpisem.
• Dane osobowe. Czasem zainteresowani uzyskaniem wsparcia ze środków zfśs odmawiają składania oświadczeń, powołując się na ochronę danych osobowych. GIODO twierdzi, że nie mają racji. Według niego ustawa o ochronie danych osobowych pozwala je przetwarzać, gdy zezwalają na to inne przepisy.
Skoro ustawa o zfśs uzależnia wysokość pomocy od sytuacji życiowej, finansowej i rodzinnej uprawnionego, pracodawca ma prawo żądać danych i informacji uwiarygodniających te okoliczności. Inaczej nie mógłby stosować ustawy o zfśs. Może również wymagać od starającego się zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego u drugiego pracodawcy.
Gdy zainteresowany nie chce dostarczyć dokumentów, pracodawca może odmówić udzielenia mu wsparcia. Takie postępowanie SN uznał w wyroku z 8 maja 2002 (I PKN 267/01) za zgodne z prawem i nienaruszające dóbr osobistych zatrudnionego.
Pracodawca ma również prawo żądać od podwładnego starającego się np. o zapomogę z funduszu socjalnego, aby przedstawił swoje roczne zeznanie podatkowe. Ma to pomóc w wykazaniu wysokości dochodu, jaki osiąga on i jego rodzina. Pozwolił na to generalny inspektor ochrony danych osobowych. Uznał, że jest możliwe wykorzystywanie takich danych osobowych.
• Regulamin socjalny. Regulamin socjalny zakład pracy tworzy w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka w firmie nie działa, to w uzgodnieniu z reprezentantem personelu.
Oznacza to, że związek i przedstawiciel załogi muszą się zgodzić na daną wersję regulaminu, a swoją wolę wyrazić na piśmie. Inaczej regulaminu nie będzie. Negocjacje co do jego treści muszą więc trwać tak długo, aż strony dojdą do porozumienia. W żadnym razie przedsiębiorcy nie wolno przyjąć regulaminu samodzielnie >patrz wzór regulaminu str. 10.
Zdarza się, że w zakładzie działa kilka związków zawodowych. Wówczas regulamin socjalny trzeba uzgodnić ze wszystkimi (wyrok SN z 11 maja 1999, I PKN 664/98). Nie zawsze jest to jednak możliwe.
W takiej sytuacji, jeśli w ciągu 30 dni od rozpoczęcia rozmów wspólnego stanowiska nie przedstawią chociażby struktury reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p., regulamin uchwala sam pracodawca po  rozpatrzeniu ich odrębnych stanowisk (art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych).
Przygotowując projekt regulaminu, badamy sytuację socjalną załogi. Zatrudniający kilkaset czy kilka tysięcy osób powinien więc mieć inny regulamin niż podmiot mający kilkudziesięciu młodych, samotnych pracowników o relatywnie wysokich dochodach. Pierwszy pracodawca ma zwykle rozbudowaną infrastrukturę socjalną i jest w stanie dodatkowo zwiększać środki funduszu o odpis z zysku netto.
Drugi, jeśli działa poza sferą budżetową i zatrudnia poniżej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, powinien zrezygnować z funduszu na rzecz wypłacania świadczeń urlopowych. By sprawdzić sytuację socjalną pracowników, można np. przeprowadzić ankietę anonimową o średnich dochodach przypadających na członka ich rodziny.
Firmy dopuszczają się licznych nieprawidłowości przy sporządzaniu regulaminów socjalnych. Wiele robi to nieświadomie, ale niektóre specjalnie, by wydatki na rzecz personelu załatwić jak najmniejszym kosztem. Najczęstsze błędy to:
a) określanie w regulaminie socjalnym spraw wykraczających poza właściwy zakres, np.
– uregulowanie zasad tworzenia funduszu i ustalania wysokości odpisu (kwestie te reguluje tymczasem ustawa),
– wprowadzanie pożyczek na cele niezwiązane z mieszkaniowymi potrzebami pracowników i innych osób uprawnionych,
b) wyłączanie niektórych osób z grona uprawnionych do korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. małżonków, emerytów dostępu do płatnych usług medycznych w formie abonamentowej oferowanych przez niepubliczną służbę zdrowia, finansowanie systemu ulg w przejazdach koleją i w dojazdach do pracy, kosztów utrzymania zakładowej służby zdrowia, zbiorowego żywienia, szkoleń i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, badań i szczepień, obchodów jubileuszy zakładowych i branżowych, tzw. firmowych imprez integracyjnych (spotkań noworocznych, wigilii zakładowych itp.), wydatków związanych z pożegnaniem pracowników przechodzących na emeryturę, upominków i prezentów z okazji świąt,
d) posługiwanie się pozasocjalnymi kryteriami udzielania świadczeń socjalnych, jak staż zakładowy, wymiar czasu pracy, przynależność do określonej grupy zawodowej, nakładanie obowiązku składania deklaracji o miejscu korzystania ze świadczeń przez pracowników zatrudnionych u kilku pracodawców.
Przykład
Firma chce udzielać z funduszu socjalnego zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe. W regulaminie powinna określić:
– przeznaczenie tej pomocy,
– wysokość ewentualnego oprocentowania (pożyczki nie muszą być nieoprocentowane),
– sposób zabezpieczenia i spłaty pożyczki,
– warunki zawieszania spłaty pożyczki i ewentualnego jej umorzenia.
Przykład
Spółka zamierza dotować z funduszu socjalnego różne formy wypoczynku personelu. W regulaminie musi sprecyzować:
– czy zakład dopłaca wyłącznie do usług wypoczynkowych realizowanych w formach stacjonarnych, np. urlopy rodzinne w obiektach wczasowych, kolonie dla dzieci pracowników, dostępne na rynku usług turystycznych jako tzw. wypoczynek zorganizowany na podstawie skierowania,
– czy dopuszcza alternatywną pomoc finansową z funduszu, uzależnioną od skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, tzw. wczasy pod gruszą.
By uzgodniony i sporządzony regulamin socjalny wszedł w życie, trzeba go podać do wiadomości zatrudnionych. Może to nastąpić w sposób przyjęty w firmie – przez powieszenie informacji na tablicy ogłoszeń, przez firmowy radiowęzeł lub przez udostępnienie jej w firmowym intranecie. Regulamin zaczyna obowiązywać po upływie dwóch tygodni od  upublicznienia go w opisany sposób. Treść regulaminu musi być ogólnie dostępna. Jest to wyraz dbałości pracodawcy o dobro pracowników (dostarczanie informacji ważnych z uwagi na realizację uprawnień pracowniczych).
Pracownicy i inne osoby uprawnione, jako adresaci świadczeń socjalnych, muszą mieć zapewniony bieżący wgląd do regulacji zakładowych (np. w intranecie). Powinni wiedzieć, o jaką pomoc i na jakich zasadach mogą się ubiegać w swoim zakładzie.
Dobrą praktyką co do formy informowania o bieżących ustaleniach w sprawie funduszu jest także corocznie wydawana w wielu zakładach informacja o działalności socjalnej w danym roku. Regulamin socjalny jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 k.p. (wyrok SN z 6 grudnia 2001, I PKN 355/00). Wynika z niego również, że sąd nie może stwierdzić nieważności prawa zakładowego, w tym regulaminu socjalnego. Według tego werdyktu niedopuszczalna jest droga sądowa w sprawie o ustalenie nieważności zfśs.
• Kiedy na zasadzie równości. Udziału w zbiorowej formie partycypacji pracowników w środkach zfśs (np. imprezy kulturalno-rozrywkowe) nie trzeba uzależniać od kryterium socjalnego. Może się to odbywać według reguły jednakowego dostępu wszystkich uprawnionych osób na równych prawach (wyrok SN z 23 października 2008, II PK 74/08).
W świetle tego wyroku przejawy działalności socjalnej pracodawcy, inne niż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń czy ustalanie wysokości świadczeń z zfśs, pracodawca może realizować na zasadzie powszechnej dostępności pracowników na równych prawach.
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość tych świadczeń musimy warunkować kryterium socjalnym, czyli badając rodzinną, życiową i materialną sytuację osoby uprawnionej. Inaczej kontrolerzy ZUS i fiskusa mogą je zakwestionować jako niepochodzące z zfśs i nakazać zapłatę od nich składek i podatku dochodowego od osób fizycznych (wyrok SN z 16 września 2009, I UK 121/09).

Art. 9. Wspólna działalność socjalna

1. Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Przepisy art. 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
2. (skreślony)
3. Umowa, o której mowa w ust. 1, określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
Komentarz
• By lepiej wykorzystać potencjał zakładów, przedsiębiorcy mogą zawierać porozumienia co do wspólnej działalności socjalnej. W  uproszczeniu polega to na tym, że kilka firm łączy część albo całość własnych zasobów socjalnych (w częściach równych bądź różnych), a potem ich pracownicy korzystają z nich na jednakowych zasadach, bez względu na udział poszczególnych pracodawców.
W ten sposób często łączą swoje siły firmy z jednej branży, wielozakładowe czy powiązane kapitałowo. Także szkoły czy inne placówki oświatowo-wychowawcze z jednej gminy czy miasta.
Liczebność każdej załogi jest inna. Wobec tego do wspólnej działalności socjalnej przystępują różne podmioty, dysponujące skromnymi i większymi środkami socjalnymi. Dlatego wszystkie szczegóły współpracy trzeba ustalić w umowie, która musi określać:
– przedmiot wspólnej działalności socjalnej; każdy z koalicjantów ma prawo przyłączyć całość środków swego funduszu albo tylko ich część, i to na określone cele socjalne, np. na pomoc mieszkaniową,
– zasady jej prowadzenia,
– sposób rozliczeń,
– tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.
Może także regulować warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
Porozumienie między zakładami następuje w drodze podpisania umowy cywilnej. Wobec tego spory na tym tle rozstrzygają sądy cywilne. Każdy pracodawca przystępujący do  wspólnej działalności socjalnej musi swój zamiar uzgodnić z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka u niego nie działa, to z przedstawicielem personelu.
Przepisy nie wymagają, by pracodawcy wnosili jednakowe kwoty do wspólnej działalności socjalnej. Umowa zakreśla wielkość ich udziałów zazwyczaj wskaźnikiem procentowym, np.  20, 50 czy 70 proc. połączonych środków funduszu. Następnie osoby zatrudnione u wszystkich koalicjantów i inni uprawnieni korzystają z nich na jednolitych zasadach. W tym właśnie wyraża się istota wspólnej działalności socjalnej.
Nawet gdy umowa przewiduje otwarcie wspólnego rachunku bankowego, pracodawcy nie mogą zlikwidować swych odrębnych kont założonych dla własnych funduszy socjalnych. Mogą bowiem odpisy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy przekażą je na odrębne konto funduszu.
Prowadzący wspólną działalność powinni za to opracować jeden regulamin socjalny, ustalający jednakowe warunki udzielania wsparcia dla wszystkich ich pracowników i innych uprawnionych. Ci, którzy do wspólnej działalności przeznaczyli tylko część swoich funduszy, zachowują również własne regulaminy socjalne.

Art. 10. Administrator funduszu

Środkami funduszu administruje pracodawca.
Komentarz
Wydatkowaniem środków socjalnych zarządza pracodawca. Pieniędzy nie może przeznaczyć na dowolne cele. Ograniczają go nie tylko przepisy, ale i regulamin socjalny uzgodniony ze związkami bądź przedstawicielem załogi. Co więcej, nie wolno mu odstąpić od regulaminowych zasad, bo naraża się na poważne sankcje.
Jak stwierdził SN w wyroku z 20 sierpnia 2001 (I PKN 579/00): „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”.

Art. 11. Niewykorzystane pieniądze

Środki funduszu niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
Komentarz
• Według wyroku NSA z 23 października 1998 (SA/Sz 2041/97) „sprawa o zwrot zakładowemu funduszowi świadczeń socjalnych środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami (...) jest sprawą z zakresu prawa pracy.
Legitymowanym biernie w takiej sprawie jest pracodawca, który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej.
Czynnie legitymowana do wystąpienia z takim roszczeniem może być międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca swoim działaniem pozwanego pracodawcę”.

Art. 12. Gromadzenie środków

1. Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
2. Środki funduszu nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami funduszu.
Komentarz
• Same środki zfśs, zgromadzone na wyodrębnionym koncie funduszu, nie są objęte egzekucją. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami zfśs, wówczas środki te podlegają egzekucji.
Inaczej jest natomiast z samymi świadczeniami udzielanymi ze świadczeń zfśs, które podlegają egzekucji w pełnych kwotach netto. Aby je zająć, komornik lub administracyjny organ egzekucyjny (zwykle naczelnik urzędu skarbowego) muszą przedstawić zajęcie innych wierzytelności – świadczenia wypłaconego z zfśs.
Nie wystarczy standardowe zajęcie wynagrodzenia za pracę i świadczeń z ubezpieczenia chorobowego; te nie obejmują swoim znaczeniem świadczeń socjalnych >patrz  stanowisko Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 21 czerwca 2011.

Art. 12a. Naruszenia ustawy

1. Kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny.
2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od  właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Rozdział 3 Zmiany w przepisach obowiązujących oraz przepisy przejściowe i końcowe

Art. 20. Odesłanie

Ilekroć w innych ustawach jest mowa o zakładowym funduszu socjalnym i zakładowym funduszu mieszkaniowym, oznacza to zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzony na zasadach określonych w ustawie.

Art. 21. Inne fundusze

Niewykorzystane środki zakładowego funduszu socjalnego i zakładowego funduszu mieszkaniowego przechodzą na fundusz.

Art. 21a. Spółdzielnie produkcyjne

W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną przepisy ustawy mogą być również stosowane do członków tych spółdzielni. Decyzje w tym zakresie podejmuje walne zgromadzenie spółdzielni.

Art. 22. Derogacja starych przepisów

Traci moc ustawa z 24 października 1986 o zakładowych funduszach socjalnym i mieszkaniowym w jednostkach gospodarki uspołecznionej (DzU z 1990 r. nr 58, poz. 343 ze zm.).

Art. 23. (pominięty)

Mówił, że ustawa weszła w życie z dniem ogłoszenia, ale z mocą wsteczną od 1 stycznia 1994.
Więcej w serwisie:
Dobra Firma » Kadry i płace » Świadczenia dla pracowników » Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Zobacz inne przepisy z komentarzami:
Dobra Firma » Kadry i płace » Przepisy z komentarzami
 
 
 
Komentarz dnia
Żródło: Rzeczpospolita

Żadna część jak i całość utworów zawartych w dzienniku nie może być powielana i rozpowszechniana lub dalej rozpowszechniana w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób (w tym także elektroniczny lub mechaniczny lub inny albo na wszelkich polach eksploatacji) włącznie z kopiowaniem, szeroko pojętę digitalizację, fotokopiowaniem lub kopiowaniem, w tym także zamieszczaniem w Internecie - bez pisemnej zgody Gremi Business Communication. Jakiekolwiek użycie lub wykorzystanie utworów w całości lub w części bez zgody Gremi Business Communication lub autorów z naruszeniem prawa jest zabronione pod groźbą kary i może być ścigane prawnie.

Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami "Regulaminu korzystania z artykułów prasowych". Formularz zamówienia można pobrać na stronie www.rp.pl/licencja.

POLECAMY

KOMENTARZE