Jak udokumentować zakupiony towar bez faktury

aktualizacja: 22.09.2011, 03:48
Foto: www.sxc.hu

- Sam prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Kupiłem towar handlowy, ale został on przywieziony do sklepu bez faktury. Jak udokumentować zakup?

REDAKCJA POLECA
16.12.2015
Księgowanie faktur zakupowych z grudnia i stycznia
kariera
Jak przekonać szefa do awansu?
Towar powinien być wpisany do księgi w dniu otrzymania. Brak faktury zakupu nie zwalnia z tego obowiązku. Zakup należy zaksięgować na podstawie sporządzonego opisu otrzymanego towaru handlowego. Tak wynika z rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zakup towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (§ 17 ust. 1 rozporządzenia). Od tej reguły są jednak odstępstwa. Dokumenty można księgować w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Jest to możliwe, jeżeli spełniony jest jeden z warunków określonych w § 30 rozporządzenia, np. gdy księgę prowadzi biuro rachunkowe, ale nie tylko. Zapisy w porządku chronologicznym, przeważnie po zakończonym miesiącu, mogą być dokonywane także przez przedsiębiorców, którzy sami prowadzą ewidencje księgowe, jeśli spełniony jest jeden z warunków:
- podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami,
- prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
- nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale rejestruje sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej,
- prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe.
Zasady ewidencjonowania zakupu towaru w razie braku faktury reguluje § 16 rozporządzenia. Należy wówczas sporządzić szczegółowy opis otrzymanego towaru handlowego. Przepisy nie określają wzoru takiego dokumentu, wskazują jednak, jakie dane musi on zawierać.
Obowiązkowo należy podać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego. Dokument można zatytułować „Opis otrzymanego towaru”. Musi się na nim znajdować data otrzymania towaru i podpis osoby, która go przyjęła.
Opis otrzymanego towaru jest dowodem księgowym i stanowi podstawę zaksięgowania kosztu w księdze. Wpisu do księgi na podstawie opisu należy dokonać tylko w sytuacji, gdy przedsiębiorca księguje zakup towarów niezwłocznie po ich otrzymaniu. Sporządzony opis powinien być połączony z nadesłaną w późniejszym terminie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.
Wtedy  podstawą wpisu jest otrzymana faktura. Opis zdarzenia gospodarczego wówczas może mieć następujące brzmienie: „różnica wynikająca z otrzymanej faktury nr …. w stosunku do opisu sporządzonego dnia …”.
Jeżeli  przedsiębiorca dokonuje wpisów do księgi po zakończonym miesiącu, sporządzony opis dołącza do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury.
Nie ma konieczności sporządzania opisu, jeżeli zakup towaru udokumentowany jest specyfikacją dostawcy. Musi ona jednak spełniać wymogi określone dla opisu. Sposób postępowania ze specyfikacją jest taki sam jak z opisem. W momencie otrzymania towaru należy na niej dokonać adnotacji o dacie przyjęcia towaru wraz z podpisem osoby, która towar przyjęła. Specyfikację należy połączyć z dosłaną fakturą.
W zależności od sposobu ujmowania kosztów podatnik powinien wartości wynikające ze specyfikacji ująć albo w momencie otrzymania towaru, albo w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Jeżeli przedsiębiorca jest VAT-owcem, wówczas VAT odliczy z chwilą otrzymania faktury albo w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę, albo za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Sporządzony opis lub otrzymana specyfikacja nie dają podstaw do odliczenia VAT.
Więcej w serwisie:
Dobra Firma » Podatki i księgi » VAT » Moment powstania obowiązku podatkowego

POLECAMY

KOMENTARZE