Kasa fiskalna nie musi być obowiązkowa, gdy klient nie płaci gotówką

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zasadniczo dotyczy wszystkich podatników prowadzących sprzedaż swoich towarów bądź usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, co wprost wynika z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Minister finansów w drodze rozporządzenia może jednak zwolnić niektórych podatników i niektóre czynności z obowiązku ewidencjowania sprzedaży na urządzeniach fiskalnych (art. 111 ust. 8 ustawy o VAT). Praktyką Ministerstwa Finansów jest wydawanie rozporządzeń na określony i względnie krótki okres (zazwyczaj rok).

Od 1 stycznia 2018 r. obowiązuje rozporządzenie z 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU poz. 2454; dalej: rozporządzenie), które zastąpiło rozporządzenie z 16 grudnia 2016 r. o tej samej nazwie. Do treści nowego rozporządzenia dodano przykładowo trzy duże grupy czynności, których wykonywanie pozbawia podatnika prawa do skorzystania ze zwolnień (wyłączono m.in. usługi związane z rozrywką i rekreacją).

Charakter czynności lub obrót

Pomimo stopniowego likwidowania ulg, rozporządzenie wciąż przewiduje zwolnienia, w tym:

- przedmiotowe (związane z charakterem świadczonych czynności),

- podmiotowe (dotyczące przede wszystkim nowych przedsiębiorców oraz podmiotów wykazujących niski roczny obrót),

- mieszane, przedmiotowo-podmiotowe.

Rozporządzenie wymienia też czynności, które bez względu na cechy świadczącego je podmiotu nie mogą korzystać z żadnych preferencji w powyższym zakresie (por. § 4 rozporządzenia).

Podstawowe zwolnienie pozwala podatnikowi nie stosować kas fiskalnych ze względu na wykazywany niski obrót roczny, ograniczony limitem 20 000 zł. Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2018 r., podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł. Zasadniczo zatem powyższe zwolnienie (lecz także zwolnienia jemu pochodne, określone dalej w § 3 rozporządzenia) dotyczy nowo powstałych podmiotów lub przedsiębiorców małych, wykazujących niski obrót roczny (nieprzekraczający 20 000 zł).

W odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców, większego znaczenia nabiera katalog zwolnień przedmiotowych stanowiący załącznik do rozporządzenia. Wykonywanie czynności wymienionych w załączniku jest zwolnione z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym i, co istotne, w ich przypadku nie ma znaczenia wysokość obrotu osiągniętego przez podatnika. Oznacza to, że z samego tytułu wykonywanych czynności podatnik ma prawo do zwolnienia ze stosowania kas rejestrujących. Może mieć to związek z samą sprzedażą danej kategorii towarów lub usług (część I załącznika), bądź sprzedażą dotyczącą szczególnych, wymienionych czynności zwolnionych ze stosowania kas rejestrujących bez względu na charakter działalności gospodarczej podatnika (część II załącznika).

Dla kogo preferencja

Na szczególną uwagę zasługuje jedno z popularniejszych zwolnień, mające związek z metodami płatności za świadczone usługi bądź sprzedawane towary (poz. 38 i 39 załącznika do rozporządzenia). Każdy przedsiębiorca może stosować zwolnienie z kas rejestrujących, jeżeli w swojej działalności gospodarczej, przy spełnieniu przesłanek opisanych poniżej, przyjmuje płatności w formie bezgotówkowej, a działalność ta nie znajduje się w katalogu czynności, dla których zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się (§ 4 rozporządzenia).

Możliwość korzystania z powyższego zwolnienia zależy od indywidualnych okoliczności, co oznacza, że w każdym przypadku należy wykazać spełnienie następujących przesłanek (wynikających z poz. 38 załącznika- w przypadku dostawy towarów, bądź poz. 39 – w przypadku świadczenia usług):

1. Dostawa towarów realizowana jest w systemie wysyłkowym bądź usługa świadczona jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

2. Pełna wpłata za towar bądź usługę następuje za pośrednictwem poczty, banku, lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek bankowy podatnika lub rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem).

3. Wpłata została należycie udokumentowana, tak aby z dokumentacji jednoznacznie wynikało, której transakcji (i którego odbiorcy) dotyczy dana płatność.

4. Przedmiotem świadczenia nie są usługi wymienione w § 4 rozporządzenia.

Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków sprawia, że sprzedaż powinna zostać zarejestrowana na kasie.

Co do zasady, świadczenie usług z zapłatą na rachunek bankowy podatnika nie musi być rejestrowane na urządzeniu fiskalnym, jednak w razie przyjęcia zapłaty w gotówce sprzedaż taka powinna zostać zaewidencjonowana.

W praktyce przedmiotem najczęstszych wątpliwości podatników jest rozumienie i stosowanie przesłanki dotyczącej przyjmowania zapłaty za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u, w przypadku, gdy wykorzystują oni najpopularniejsze metody płatności – przelew bankowy, zapłatę kartą, bądź system płatności on-line (pośrednictwo operatora).

Przelew

Przyjmowanie płatności w drodze przelewów bankowych pozwala na zastosowanie omawianego zwolnienia, co wprost potwierdzają organy podatkowe (np. interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 17 kwietnia 2015 r., IBPP3/4512-93/15/AŚ). Ze specyfiki przelewu bankowego wynika bowiem, że płatność dokonywana jest za pośrednictwem banku i może być z łatwością przypisana do danej transakcji (oraz danego kontrahenta), np. poprzez zindywidualizowany numer transakcji lub odbiorcy, ujawnione przez odbiorcę dane (w tym tytuł przelewu), czy poprzez wniesienie opłaty na indywidualne, dedykowane danemu kontrahentowi konto bankowe. W każdym przypadku podatnik musi jednak posiadać dowody, z których jednoznacznie będzie wynikało, jakiej czynności dana zapłata dotyczyła.

Przykład

Organ podatkowy zgodził się z wnioskodawcą, że praktyka rejestrowania płatności na oddzielnych kontach księgowych, która umożliwia identyfikację zarówno transakcji, jak i danego kontrahenta pozwala na zastosowanie zwolnienia z kas. Podatnik wyjaśnił przy tym, że świadczone usługi są dokumentowane fakturami. Nie ma więc przeszkód do stosowania zwolnienia z kas fiskalnych, jeśli płatności uiszczane są w drodze przelewów bankowych. Należy jednak mieć na uwadze konieczność skrupulatnego i precyzyjnego dokumentowania płatności dla celów dowodowych (por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 grudnia 2017 r., 0114-KDIP1-3.4012.516.2017.1.MT).

Przesłanka dotycząca obowiązków dokumentacyjnych jest szczególnie akcentowana w przypadku przyjmowania płatności w systemie płatności on-line.

System on-line

W odróżnieniu od klasycznego przelewu bankowego, przy realizacji takiej płatności uczestniczy podmiot trzeci (operator płatności), a więc przelew nie trafia bezpośrednio na konto podmiotu świadczącego usługę (dostawcy towaru). W praktyce najczęstszym rozwiązaniem jest stosowanie przelewów zbiorczych, polegających na tym, że zgromadzone od odbiorców usług środki operator przelewa na rachunek faktycznego sprzedawcy usług lub towarów raz na kilka dni. Oznacza to, że przelew nie pozwala na indywidualne zidentyfikowanie poszczególnych płatności, dlatego w celu właściwego udokumentowania transakcji potrzebne jest stosowanie dodatkowego systemu (metod) ewidencjonowania wpłat.

W tym kontekście podatnicy przyjmują różne praktyki.

Przykład

W interpretacji z 30 września 2015 r. (IPPP2/4512-695/15-2/KOM), wnioskodawca wskazał, że przelewom otrzymywanym od pośredników towarzyszy indywidualny „identyfikator", który pozwala przypisać wpłaty do danego odbiorcy. Ponadto, sprzedawca otrzymuje od pośrednika okresowe zestawienie wpłat, a sam niezależnie prowadzi własną ewidencję sprzedażową. Fiskus uznał takie rozwiązanie za pozwalające stosować zwolnienie z ewidencji na kasie fiskalnej. Podobnie organy aprobują system dokumentacji stosowany przy zakupach przez portal aukcyjny (Allegro) z płatnościami realizowanymi przez pośrednika (PayU). Każdy klient staje się tu unikalnym użytkownikiem, a w danych transakcji potwierdzany jest przedmiot umowy, cena indywidualna transakcji, cena jednostkowa i inne dane identyfikujące (w tym imię i nazwisko kupującego; por. interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 26 lutego 2015 r., IPPP2/443-1242/14-2/RR).

W przypadku zapłaty on-line, podobnie jak przy klasycznym przelewie bankowym, nie ulega wątpliwości, że transfer środków pieniężnych dokonany przy udziale operatora spełnia przesłankę zapłaty za pośrednictwem banku, o której mowa w poz. 38 i 39 załącznika do rozporządzenia. Jak wskazują organy podatkowe, przemawia za tym m.in. wykładnia celowościowa, ponieważ obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej na podstawie rozporządzenia objęta jest przede wszystkim sprzedaż detaliczna w żaden inny sposób nieudokumentowana. Natomiast w przypadku płatności on-line, każda sprzedaż pozostawia po sobie ślad w postaci wpływu na konto sprzedającego w związku ze wcześniejszą sprzedażą .

Karta płatnicza

O ile zatem zasadność stosowania zwolnienia z kas rejestrujących, gdy płatność następuje w drodze przelewu bankowego lub poprzez płatność on-line nie jest kwestionowana przez organy, tak możliwość skorzystania z omawianego zwolnienia, gdy zapłata następuje przy wykorzystaniu kart płatniczych, dotychczas nie była oceniana jednoznacznie. W niektórych interpretacjach można odnaleźć restrykcyjny pogląd, jakoby płatność kartą płatniczą (kredytową, debetową) należało traktować na równi z płatnością gotówką (bez względu, czy to płatność internetowa, czy płatność w terminalu płatniczym; por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 kwietnia 2017 r., 1462-IPPP2.4512.123.2017.2.IZ). Stanowisko to jest jednak kontrowersyjne – szczególnie z uwagi na fakt, że odpowiadając na zapytania podatników organy bliżej nie uzasadniają, dlaczego zapłatę kartą należy zrównać z zapłatą w gotówce.

Na to, że płatności kartą nie należy traktować na równi z zapłatą gotówką, wskazują zarówno nowsze wypowiedzi organów interpretacyjnych, jak i judykatura sądów administracyjnych.