Systemy informacji prawnej - dlaczego nie warto na nich oszczędzać

Klej, nożyczki i papierowy Dziennik Ustaw. Takie były jeszcze w latach 90. narzędzia, którymi prawnicy tworzyli jednolite teksty ustaw. Na Uniwersytecie Warszawskim zdarzyło się wówczas, że dwoje studentów prawa pracowało w ten sposób nad ujednolicaniem tekstu pewnej wielokrotnie nowelizowanej ustawy. Spędzili w ten sposób cały jesienny wieczór. Legislacyjne wycinanki tak ich do siebie zbliżyły, że... wkrótce się pobrali.

Na początku było ksero

Jednak w takiej działalności rzadziej chodzi o uczucia, a częściej o biznes. Legislacyjna eksplozja i zmiany w ustroju gospodarczym na początku lat 90. sprawiły, że na produktach związanych z aktami prawnymi można robić duże interesy. Na początku polegały one na kserowaniu Dzienników Ustaw i Monitorów Polskich i dostarczaniu ich do firm, zresztą nie tylko prawniczych.

Dziś rynek profesjonalnych systemów informacji prawnej oferuje znacznie więcej, niż tylko ujednolicone teksty ustaw i rozporządzeń. To serwisy z aktualizowanym na bieżąco orzecznictwem, aktami prawa lokalnego, planami zagospodarowania przestrzennego czy nawet wewnętrznymi zarządzeniami Lasów Państwowych. Dwa największe serwisy to Legalis wydawnictwa C.H. Beck i Lex wydawany przez Wolters Kluwer Polska. Oprócz nich działa na rynku kilku mniejszych graczy, np. InforLex czy LexLege.

Po wykupieniu abonamentu można mieć dostęp do ich produktów z każdego miejsca, gdzie dostępny jest internet. To zresztą standard dzisiejszych czasów, podobnie jest z dostępem do konta w banku czy do treści gazet.

Kto skończył, niech się wyloguje!

Bez korzystania z któregoś z dwóch serwisów trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie dzisiejszej kancelarii prawnej. Adwokat Paweł Ignatjew z kancelarii Janowski Porębski Dąbrowska Ignatjew przyznaje, że każdy z dwóch wiodących produktów ma swoje przewagi nad konkurentem.

– Korzystamy z obu, choć nie jest to tanie. W efekcie mamy zarówno szybki dostęp do aktów prawnych, jak też do bazy cennych komentarzy – przyznaje adwokat.

W większych kancelariach powszechną praktyką jest też zakup tylko kilku licencji na korzystanie z tych serwisów. Radca prawny Włodzimierz Chróścik, w którego kancelarii pracuje 12 osób, korzysta z czterech licencji. – Tyle nam wystarcza, a zakup większej liczby licencji byłby nieuzasadnionym obciążeniem dla finansów kancelarii – mówi Chróścik.

Czy jednak takie dzielenie się licencjami jest legalne? Nie zawsze pozwalają na to warunki wydawcy serwisu. Zresztą największe systemy informacji prawnej (SIP) oferują produkty według dwóch modeli: licencji dla jednego konkretnego użytkownika oraz tzw. pływającego, gdy z jednej licencji może korzystać kilku użytkowników końcowych.

Dopóki użycie takiego programu ogranicza się do sprawdzania treści aktów prawnych czy orzecznictwa, wspólne korzystanie z jednej licencji nie jest problemem. Co najwyżej ktoś czasem zakrzyknie na całą kancelarię: „kto skończył korzystać z systemu, niech się wyloguje!"

SIP jak szczoteczka do zębów

Jednak dzisiejsze serwisy oferują znacznie więcej. Użytkownik może zamówić sobie, by system informował go o zmianach z określonej, wąskiej dziedziny prawa, np. dotyczącej VAT od samochodów albo inwestycji w pasie drogowym. Można nawet uzyskać informację, jak orzekał konkretny sędzia, w konkretnym sądzie, w konkretnych sprawach. Można wreszcie dodawać do różnych aktów własne notatki i dokumenty dotyczące konkretnych klientów kancelarii.

– Nie zawsze prawnik jest zainteresowany udostępnianiem takiego sprofilowanego dostępu innym prawnikom, choćby z tej samej kancelarii – zauważa Wojciech Bierwiczonek, dyrektor zarządzający Wydawnictwem C.H.Beck. Przyznaje on, że dlatego właśnie jego firma zachęca klientów do nabywania dostępów dla użytkowników nazwanych, przypisanych tylko do jednej osoby.

Podobnego zdania jest Włodzimierz Albin, prezes wydawnictwa Wolters Kluwer Polska. – Udostępnianie spersonalizowanego konta na naszym Leksie to coś więcej, niż tylko udzielanie swojego fachowego know-how. Liczne funkcjonalności naszych produktów, w szczególności Leksa, umożliwiają kreację i przechowywanie efektów własnej pracy, autorskich notatek dotyczących prowadzonych spraw czy nawet dokumentów z informacjami i danymi klientów. Dzielenie się dostępem do takich danych to już poważna sprawa, wkraczająca w tajemnicę adwokacką czy radcowską – podkreśla szef Wolters Kluwer Polska.

Szefowie obu wydawnictw zgodnie ubolewają, że wielu użytkowników nie ma świadomości tych zagrożeń. – Zauważmy, że postęp techniczny spowodował personalizację wielu urządzeń, które dotychczas były użytkowane wspólnie. Kiedyś kilka osób korzystało z tego samego telefonu, komputera czy nawet adresu poczty elektronicznej. Dziś każdy ma swój telefon, swoją pocztę i swój komputer, a wszędzie tam pełno danych swoich i klientów – mówi Włodzimierz Albin. Jego zdaniem najlepiej traktować oprogramowanie z bazą danych o prawie jako swoistą szczoteczkę do zębów, coś osobistego, o czego higienę należy dbać.

– Kwestia bezpieczeństwa danych wydaje się tu nawet istotniejsza, niż naruszanie praw wynikających z licencji – dodaje prezes Albin.

Zaufanie i budżet

A jak to wygląda w praktyce? Włodzimierz Chróścik dostrzega pewne zagrożenie w udostępnianiu spersonalizowanych programów osobom, które tylko czasowo bywają w kancelarii, np. sekretarkom czy studentom praktykantom. – Jednak jeśli taka praktyka ma być coś warta, to nie można dawać studentom wyimaginowanych spraw, trzeba raczej dopuszczać do tych prawdziwych. To się wiąże z dostępem do spersonalizowanych kont – mówi radca prawny. Zauważa jednak, że w praktyce nie da się ograniczyć takiego dostępu tylko do jednego prawnika, zwłaszcza że nad niektórymi zleceniami pracuje się wspólnie. – Tu bardzo ważna jest kwestia wytworzenia pewnej dozy zaufania wewnątrz firmy – twierdzi Chróścik.

Jednak zaufanie jest równie cenną wartością jak firmowy budżet. Wiele kancelarii limituje wydatki na prawnicze bazy danych. Jednak wydawcy przekonują, że nie musi to być wielki wydatek. – Licencje nazwane, tj. do użytku przez jedną osobę, są o połowę tańsze od tych równoległych. Stanowią obecnie 30–40 proc. sprzedawanych przez nas licencji – mówi o swoich produktach Wojciech Bierwiczonek.

Cenniki są bardzo zróżnicowane w zależności od zakresu korzystania z różnych zasobów. Są to kwoty do kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Jednak Włodzimierz Albin wskazuje na pewną prawidłowość: miesięczny dostęp do produktu odpowiedniego dla potrzeb danej kancelarii kosztuje mniej więcej tyle, ile klient płaci za jedną godzinę pracy jej prawnika. Większe kancelarie wystawiają swoim klientom na ogół wyższe rachunki, ale też mają większe potrzeby korzystania z baz danych o prawie.

Piraci u bram

Wydawcy serwisów przyznają, że czasem, dzięki monitorowaniu logowań do systemu, udaje im się namierzyć piratów, którzy nadużywają licencji. – Jednak z uwagi na tzw. dynamiczne IP nie zawsze mamy pewność, kto tak naprawdę korzysta z programu. Identyfikujemy kilka–kilkanaście takich przypadków w ciągu roku – przyznaje Wojciech Bierwiczonek.

Jednak ani C.H. Beck, ani Wolters Kluwer, nie poszły, na razie, na wojnę z piratami w sądach. – Staramy się raczej przekonywać naszych klientów, że indywidualny dostęp jest po prostu opłacalny i bezpieczniejszy – deklaruje Włodzimierz Albin. Podkreśla on, że jego Lex to efekt ciągłej pracy kilkuset osób, nie licząc 3 tysięcy autorów zewnętrznych tworzących komentarze, glosy itp. – W rezultacie, z perspektywy użytkownika, Lex aktualizuje się co 60 minut – podkreśla prezes Albin.

Prawnicze wydawnictwa mają zresztą większy problem: piratów wydawnictw książkowych. Według Wojciecha Bierwiczonka dotyczy to głównie podręczników akademickich. W jego ocenie rozmaite serwisy, oferując darmowy dostęp do skopiowanych treści, i ich wymianę pomiędzy użytkownikami bazują na przyzwoleniu społecznym na nielegalne korzystanie z utworów.

– Z jednym z takich serwisów, wspólnie z innymi wydawcami, prowadzimy spór sądowy. Jeśli go wygramy, to mam nadzieję, że z czasem i zwyczaje internautów zaczną się zmieniać – przewiduje dyrektor Bierwiczonek.