Za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości odpowiada kierownik

Podmioty gospodarcze oraz pozostałe jednostki wymienione w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W tym celu kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego oraz przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Sprawozdanie finansowe składa się z:

1) bilansu;

2) rachunku zysków i strat;

3) informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Z czego składa się raport

W jednostkach wymienionych w art. 64 ust. 1 uor (z pewnymi zastrzeżeniami), których sprawozdania finansowe podlegają badaniu, sprawozdanie finansowe uzupełniane jest o zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Dodatkowo, jednostki wymienione w art. 49 ust. 1 uor (m.in. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a także te spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne) mają obowiązek dołączyć do rocznego sprawozdania finansowego sprawozdanie z działalności jednostki. Jednostki, spełniające warunki ustawowe dla uznania ich za mikro lub małe mają możliwość sporządzania skróconego sprawozdania finansowego, składającego się jedynie z uproszczonego bilansu, uproszczonego rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej z ograniczoną liczbą ujawnień.

Ważne podpisy

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Natomiast sprawozdanie z działalności podpisuje wyłącznie kierownik jednostki.

Uwaga! Odmowa podpisania sprawozdania wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Obowiązek zapewnienia sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki pełniącym tę funkcję na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego.

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za to, aby sprawozdanie finansowe jednostek, o których mowa w art. 64 uor (m.in. banków, zakładów ubezpieczeń, SKOK-ów, spółek akcyjnych oraz pozostałych jednostek) zostało zbadane przez biegłego rewidenta, a następnie zatwierdzone przez organ zatwierdzający, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego.

Rola organów spółki

Na podstawie art. 4a ust. 1 uor kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w uor. Z definicji ustawowych wynika, że przez kierownika jednostki należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wielo- osobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. I tak odpowiednio:

- w spółce jawnej i cywilnej – za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki;

- w spółce partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd;

- spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki;

- w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę;

- likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy. Jednak zarówno na kierowniku, jak i na osobie faktycznie prowadzącej sprawy księgowe jednostki, spoczywa odpowiedzialność karna wynikająca z uor oraz odpowiedzialność karna skarbowa.

Uwaga! Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Działanie na szkodę firmy

Na podstawie art. 4a ust. 2 uor kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe spełniało wymagania przewidziane w uor.

Odpowiednie przepisy wskazujące na obowiązki organów jednostek oraz zakres odpowiedzialności członków tych organów znajdują się także w kodeksie spółek handlowych >patrz tabela.

Odpowiedzialność kierownika jednostki obejmuje odpowiedzialność zarówno wobec spółki, jak i osób trzecich (np. instytucji finansowych – kredytodawców).

Trzeba złożyć w KRS

Przepisy uor stanowią, że roczne sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą zatwierdzającą to sprawozdanie i podział zysku lub pokrycie straty oraz opinią biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlega obowiązkowi badania) powinno zostać złożone we właściwym rejestrze sądowym w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez właściwy organ zatwierdzający. W przypadku niedotrzymania tego terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do jego złożenia, wyznaczając dodatkowy siedmiodniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych (postępowanie przymuszające). W przypadku niewykonania obowiązków w tym terminie, sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych (art. 24 ust. 1 ustawy o KRS).

Co wynika z ustawy

Odpowiedzialność karna za niesporządzenie sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sporządzenie ich niezgodnie z przepisami uor lub zawarcie w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych została określona w art. 77 pkt 2 uor i jest zagrożona grzywną lub karą pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tymi karami łącznie. Natomiast art. 79 pkt 4 uor stanowi m.in., że kto nie składa sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym – podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Orzeczenie na podstawie wyżej wymienionych przepisów prawomocnym wyrokiem karnym o odpowiedzialności członka zarządu jest podstawą wpisu o skazaniu w Krajowym Rejestrze Karnym. Naruszenie obowiązków nałożonych na kierownika jednostki może wiązać się również z orzeczeniem środka karnego na podstawie art. 39 pkt 2 kodeksu karnego, polegającego na zakazie zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Zarówno niesporządzenie, jak i nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego oraz niezłożenie sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym są występkami w rozumieniu przepisów kodeksu karnego. Ich karalność ustaje po upływie pięciu lat od dnia popełnienia czynu (art. 101 § 1 pkt 4 kodeksu karnego). Okres przedawnienia ulega przedłużeniu o dodatkowe pięć lat, jeżeli przed upływem pięciu lat od popełnienia czynu zostanie wszczęte postępowanie karne, tj. sprawcy czynu zostaną przedstawione zarzuty (art. 102 kodeksu karnego).

Urząd skarbowy też ma narzędzia

Na podstawie art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego mają obowiązek przekazać je w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych, a w przypadku spółek także z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania. Jednocześnie, kodeks karny skarbowy (k.k.s.) w art. 80b wskazuje, że ten kto nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego, opinii lub raportu, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Kara grzywny może zostać wymierzona w granicach od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Karalność wykroczenia polegającego na niezłożeniu sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego ustaje z upływem roku od jego popełnienia, natomiast w przypadku wszczęcia karnego postępowania przygotowawczego przeciwko sprawcy – z upływem dwóch lat od zakończenia tego okresu (art. 51 k.k.s.).