Rachunkowość

Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych krok po kroku

123RF
Mając profil zaufany ePUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny, można założyć konto na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/, które jest potrzebne do złożenia dokumentów spółki do Krajowego Rejestru Sądowego.

15 marca 2018 r. obowiązek składania rocznego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego w formie papierowej został zastąpiony wymogiem jego zgłoszenia w formie elektronicznej. Domyślnym sposobem wykonania tego obowiązku jest złożenie wymaganych dokumentów w Repozytorium Dokumentów Finansowych znajdującym się pod adresem ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/. Utrudnieniem jest konieczność posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, oraz zawężona kategoria osób, które mogą dokonać tego zgłoszenia. Jak więc złożyć sprawozdanie do KRS? Oto instrukcja krok po kroku.

ETAP 1. – Przygotowania Jakie dokumenty należy złożyć

Lista wymaganych dokumentów nie zmieniła się. Trzeba złożyć:

- sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności (jeśli było wymagane),

- uchwały zatwierdzające te dokumenty,

- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty oraz

- sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności wielu kategorii podmiotów będą musiały mieć formę elektroniczną i będą podpisywane z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Na razie jednak podpisane odręcznie dokumenty należy zeskanować i zapisać, na przykład w formacie PDF, JPG lub innym akceptowanym przez portal. Każda część sprawozdania finansowego, czyli bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych, powinna stanowić oddzielny plik.

Warto pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości informacja dodatkowa obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego znajdujące się na początku dokumentu oraz dodatkowe informacje i objaśnienia znajdujące się na jego końcu – należy je połączyć w jeden plik, ponieważ system nie przewiduje możliwości składania tych elementów oddzielnie.

Termin na zgłoszenie

Termin na złożenie dokumentów również się nie zmienił i wynosi 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego (czyli na przykład od zakończenia roku obrotowego), to sprawozdanie należy złożyć w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami.

Osoby uprawnione do złożenia dokumentów

Dokumenty może zgłosić tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, i która jest do rejestru wpisana jako członek zarządu, wspólnik reprezentujący spółkę osobową, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, możliwość zgłoszenia dokumentów posiada osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Jak zdobyć profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny

Niektóre banki umożliwiają założenie profilu zaufanego w swojej bankowości elektronicznej, co jest dość szybkim i łatwym sposobem. Inną możliwością jest wypełnienie wniosku na stronie pz.gov.pl/pz/register, a następnie potwierdzenie tożsamości, na przykład przy użyciu kwalifikowanego podpisu, konta w bankowości elektronicznej lub w jednym z urzędów znajdujących się na liście punktów potwierdzających profil zaufany. Przewagą profilu zaufanego ePUAP nad kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jego bezpłatność.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie kupionym od kwalifikowanego dostawcy. Oznacza to, że kupując certyfikat należy sprawdzić, czy dostawca znajduje się na liście zatwierdzonych dostawców. Polscy kwalifikowani dostawcy są wymienieni na stronie www.nccert.pl. Wraz z certyfikatem otrzymujemy dostęp do oprogramowania umożliwiającego składanie podpisu, a także kartę kryptograficzną i czytnik.

ETAP 2. – Złożenie dokumentów Przebieg procedury

Mając profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny, można już założyć konto na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/, które jest potrzebne do złożenia dokumentów. ?

Po zalogowaniu się do konta i sporządzeniu skanów dokumentów, można przystąpić do przygotowania zgłoszenia. Należy ze strony głównej portalu ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ wybrać:

- „Bezpłatne zgłaszanie sprawozdań finansowych", potem

- „Przygotowywanie i składanie zgłoszeń" a następnie

- „Dodaj zgłoszenie".

Rejestrację nowego zgłoszenia zaczyna się od podania numeru KRS podmiotu, którego zgłoszenie dotyczy. Należy wypełniać kolejne wymagane pola, podając m.in. daty początku i końca okresu, którego dotyczy sprawozdanie, a także rodzaj zgłoszenia (sprawozdanie jednostkowe lub skonsolidowane). Następnie należy dodać skany dokumentów. W odniesieniu do każdego z elementów sprawozdania finansowego osoba składająca zgłoszenie powinna oświadczyć, czy zostały podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe. W przypadku sprawozdania z działalności należy oświadczyć, czy zostało podpisane przez kierownika jednostki.

Przygotowane zgłoszenie należy zweryfikować, a potem podpisać profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Uwaga! System automatycznie wskazuje osoby, które mogą podpisać zgłoszenie, pobierając ich dane z KRS. W przypadku podmiotów, które nie mają reprezentantów z numerem PESEL wpisanym do rejestru, od razu po wprowadzeniu numeru KRS podmiotu wyświetli się informacja, że dokonanie zgłoszenia nie jest możliwe w tym trybie.

Brak numeru PESEL

Osoby, które nie posiadają numeru PESEL ujawnionego w Krajowym Rejestrze Sądowym, nie będą mogły skorzystać z opisanej wyżej procedury. Nie będą także mogły złożyć sprawozdań do KRS w formie papierowej. Dla takich osób ustawodawca przewidział możliwość złożenia dokumentów na stronie ekrs.ms.gov.pl/s24/ w formie elektronicznego wniosku KRS-Z30, który podlega opłacie na ogólnych zasadach. W praktyce ten tryb dotyczyć będzie przede wszystkim spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie otrzymali numeru PESEL.

Przed złożeniem wniosku trzeba założyć konto w portalu i potwierdzić go profilem zaufanym e-PUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie ze strony głównej portalu należy wybrać: „S24 – Rejestracja Spółki, Inne wnioski", a potem „Moje przedsiębiorstwa" i dodać wnioskodawcę wypełniając jego dane. Choć zwrot „Dodaj przedsiębiorstwo" może być mylący, ta funkcjonalność umożliwia nie tylko utworzenie zupełnie nowej spółki, lecz również dodanie danych już istniejącej spółki na potrzeby składania sprawozdań finansowych.

Dla utworzonego w ten sposób wnioskodawcy należy wypełnić wniosek, dołączyć skany dokumentów oraz dodać dane osoby podpisującej. W tym trybie oczekiwane jest złożenie sprawozdania finansowego w jednym pliku, bez podziału na poszczególne części. Po zweryfikowaniu i podpisaniu wniosku należy go opłacić korzystając z płatności online, a następnie wysłać. Jeśli osoba podpisująca wniosek nie ma jednocześnie dostępu do rachunku bankowego lub karty płatniczej wnioskodawcy, należy zapewnić obecność osoby, która może dokonać płatności.

Uwaga! Sporym utrudnieniem jest również to, że obecnie portal nie umożliwia załączenia zwykłych skanów dokumentów i podpisania ich z wykorzystaniem profilu zaufanego ePUAP. Konieczne jest podpisanie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym w taki sposób, by miały format XAdES – inne formaty na razie nie są akceptowane. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, by plik z podpisem zawierał także treść samego dokumentu – należy to sprawdzić w ustawieniach programu służącego do składania podpisu.

Kolejnym problemem jest wymóg podania numeru PESEL przy potwierdzaniu profilu zaufanego, w związku z tym osoby nieposiadające tego numeru nie mogą na razie skorzystać z oferowanego przez profil zaufany bezpłatnego sposobu podpisywania dokumentów. Zgodnie z informacją uzyskaną od Ministerstwa Sprawiedliwości, system dopuszcza natomiast składanie elektroniczne wniosku Z-30 przez osoby nieposiadające w kwalifikowanym podpisie elektronicznym numeru PESEL. Co jednak oczywiste, złożenie takiego wniosku przez cudzoziemca nie jest łatwe, ponieważ portal jest wyłącznie w języku polskim.

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL