Rozwiązania informatyczne w kancelariach a rozliczenia z klientami i obsługa płatności

Rozwiązania informatyczne pozwalają w kancelariach m.in. rozliczać zlecenia z klientami i obsługiwać płatności.

Aktualizacja: 26.06.2018 16:34 Publikacja: 26.06.2018 15:27

Foto: AdobeStock

Dynamiczny wzrost nowych technologii ma dziś znaczenie dla wszystkich. Także prawników. Wciąż jednak brak kompleksowych rozwiązań, które pozwoliłyby im prowadzić biznes.

„W Polsce można mówić o dwóch biegunach informatyzacji obsługi prawnej: stosunkowo niewielka grupa kancelarii wykorzystuje zaawansowane narzędzia informatyczne, a zdecydowana większość wciąż pracuje analogowo, korzystając jedynie z edytorów tekstu, elektronicznych baz informacji oraz podstawowych narzędzi do komunikacji elektronicznej".

Taką opinię o przedstawicielach rodzimej branży prawniczej mają badacze z Politechniki Warszawskiej oraz autorzy badania „Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych", które powstało na rzecz Fundacji LegalTech Polska.

Czytaj także: Nowe technologie w pracy prawnika

Dodatkowe czynności

Twórcy raportu zapytali prawników, co w prowadzeniu kancelarii jest dla nich najbardziej uciążliwe. Okazuje się, że czynności, które nie są bezpośrednio związane ze świadczeniem pomocy prawnej. 76 proc. pytanych wskazało, że doskwiera im rejestrowanie czasu pracy.

– Konieczne jest ewidencjonowanie drobnych czynności typu: rozmowa telefoniczna, przekazywanie prostych informacji, przygotowywanie pełnomocnictwa, informacji o opłatach, wpisach itp. – wskazywał jeden z badanych.

Kolejna uciążliwość? Również nie jest związana z merytorycznymi działaniami. Mowa o rozliczeniu zlecenia. Tę czynność należącą do prowadzenia prawniczego biznesu określiło jako uciążliwą 2/3 badanych. W jej trakcie prawnicy muszą bowiem negocjować wynagrodzenie. Wielu z klientów źle natomiast toleruje podwyżkę wynagrodzenia, mimo że jego prawnik wykonał szerszy niż umówiony zakres usług. Dojście do porozumienia wymaga zaś wielokrotnego kontaktu.

Z powyższą diagnozą prawniczych bolączek zgadzają się poproszeni o komentarz prawnicy, którzy już zastosowali nowoczesne rozwiązania w swoich firmach.

Czytaj także: Nowe technologie i psychologia orężem prawników

Czas do zarejestrowania

– Dla mnie najważniejsze w kwestii rozwiązań technologicznych dla kancelarii to właśnie możliwość rejestrowania czasu pracy, bo ma na celu równomierne obciążenie poszczególnych pracowników, a także możliwość dokumentowania wykonanych czynności oraz rozliczeń z klientami – wskazuje adwokat Małgorzata Krzyżowska, członek założyciel międzynarodowej kancelarii Aliant®.

– Bez rejestrowania czasu pracy powstaje ryzyko, że stawki będą niedostosowane do czasu pracy przeznaczonego na daną sprawę – dodaje.

W ocenie mec. Krzyżanowskiej technologie to jednak nie tylko czas pracy, ale i np. terminale płatnicze.

– W większości kancelarii ich nie ma, a teraz są doskonałe rozwiązania, np. z możliwością wysłania potwierdzenia płatności na e-mail lub esemesa klientowi – zauważa.

Trudno zarządzać

Z badania zresztą wynika, że większość prawników wykorzystuje już narzędzia informatyczne – najczęściej system informacji prawnych oraz program do ewidencjonowania czasu pracy. To jednak krople w morzu potrzeb. Ich zdaniem wciąż bowiem brakuje jednolitego systemu informatycznego do zarządzania kancelarią (na brak powyższego zwróciło uwagę 57 proc. respondentów). W efekcie mecenasi posługują się dziś innymi programami do np. zarządzania dokumentami, księgowości czy rozliczania pracowniczych wydatków. 63,6 proc. badanych prawników wskazało zaś, że potrzebuje narzędzia, które zapewniałoby im elektroniczny dostęp do statusu prowadzonych spraw. Jako drugie w drabinie potrzeb wymieniony został dostęp do szablonów i przykładów online.

Przeważająca część respondentów (87 proc.) zgodziła się ze stwierdzeniem, że technologie będą odgrywały coraz większą rolę w kancelariach w najbliższych latach. W ich ocenie mogą istotnie wpłynąć na zwiększenie wydajności, zautomatyzowanie rutynowych czynności, czy wdrożenie pracy zdalnej. Co interesujące, 66 proc. badanych wskazało na to, że sztuczna inteligencja zastąpi prawników w rutynowych czynnościach, pozwalając im skupić się na zadaniach niestandardowych i kontaktach z klientami – co z resztą jest zgodne ze zdiagnozowanymi potrzebami prawników.

Czytaj także: Nowe technologie usprawniają pracę prawnika

Powiedzieli dla „Rzeczpospolitej"

Tomasz Zalewski radca prawny, prezes Fundacji LegalTech Polska

Raport miał przede wszystkim przeanalizować często sygnalizowany przez prawników brak przeznaczonych dla nich narzędzi informatycznych. Z jednej strony oferta oprogramowania jest bardzo bogata, z drugiej jednak brakuje narzędzi zaprojektowanych razem z prawnikami i dla nich. Między innymi z tego powodu wielu prawników, którzy deklarują, że chcieliby korzystać z nowoczesnych technologii w swojej pracy, ciągle powstrzymuje się przed wdrożeniem konkretnych narzędzi. TXT - Krotko - 8.25 - L: Wyniki raportu w pełni potwierdzają tę hipotezę. Myślę, że stanowi to wyraźną wskazówkę dla tych, którzy chcieliby to oczekiwanie rynku zaspokoić.

Włodzimierz Albin, prezes Wolters Kluwer Polska

Coraz więcej prawników zdaje sobie sprawę, że trudno zdobyć przewagę na rynku bez nowych technologii. Aby im w tym pomóc, stworzyliśmy narzędzia oparte na rozwiązaniach chmurowych i sztucznej inteligencji. Mowa m.in. o Lex Cloud, który pozwala szybko i bezpiecznie wymieniać się dokumentami, czy Lex Search – nowej wyszukiwarce bazującej na filozofii Google'a, która pozwala jednym kliknięciem znaleźć dokładnie tę informację, której potrzebuje użytkownik.

Uważam, że technologia sprzyja prawnikom. Coraz więcej tworzonych dla nich programów łączy też własne zasoby – z zewnętrznymi bazami czy systemami. Microsoft ma swój Office do pracy z dokumentami własnymi, a Wolters Kluwer oferuje pakiet Lex Office do pracy z dokumentami prawnymi. Te dwa środowiska coraz efektywniej przenikają się i integrują.

Michał Jaworski, Microsoft

Raport diagnozujący potrzeby prawników w dziedzinie cyfryzacji ich zawodu wskazuje, że tę branżę czekają w najbliższym czasie ogromne zmiany. Z jednej strony bardzo wyraźnie pokazane są potrzeby: oczekiwanie wsparcia procesów merytorycznych, takich jak identyfikowanie problemów prawnych czy procesów organizacyjnych, jak rejestracja czasu pracy czy rozliczanie zlecenia. Z drugiej prawnicy mają kłopot z rozlicznymi aplikacjami, z których żadna nie spełnia do końca ich oczekiwań. To charakterystyka rynku przed przełomem. Ci, którzy w najbliższym czasie skutecznie wdrożą nowe rozwiązania IT, odskoczą od peletonu. Będą szybsi, sprawniejsi i zaoferują pełniejszą usługę. Chmura i sztuczna inteligencja będą dla nich codziennością.

Dynamiczny wzrost nowych technologii ma dziś znaczenie dla wszystkich. Także prawników. Wciąż jednak brak kompleksowych rozwiązań, które pozwoliłyby im prowadzić biznes.

„W Polsce można mówić o dwóch biegunach informatyzacji obsługi prawnej: stosunkowo niewielka grupa kancelarii wykorzystuje zaawansowane narzędzia informatyczne, a zdecydowana większość wciąż pracuje analogowo, korzystając jedynie z edytorów tekstu, elektronicznych baz informacji oraz podstawowych narzędzi do komunikacji elektronicznej".

Pozostało 93% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona