Finanse KOD: 192 faktury, nieksięgowane dokumenty, liczne błędy

W Komitecie wpadli na pomysł, jak sprawić, żeby wszystko wokół finansów stowarzyszenia stało się transparentne, bo – jak wynika z wpisu – do tej pory nic nie wpisywało się w taką definicję. Od teraz, zająć się prostowaniem szeregu błędów administracyjnych w KOD, miałaby „Grupa Dobrych Usług”.

Na co zwraca uwagę Danuta Kuroń?

„Ani informacja o wielkości wpłat ani informacja o ich wydatkowaniu nie zostały dotychczas opublikowane. Komitet został powołany do życia przez Stowarzyszenie na czas przed formalną rejestracją. Po zarejestrowaniu KOD w KRS-ie Komitet nie wyrejestrował konta bankowego więc darowizny od osób fizycznych w dalszym ciągu na to konto wpływają. Musi zostać wyjaśnione dlaczego Komitet Społeczny nie zaksięgował tych wpłat mimo upływu roku rozliczeniowego” – czytamy w oświadczeniu, które jest też nagrane w formie wideo.

„Przede wszystkim osoby odpowiedzialne za finanse i obsługę prawną nie dopełniły swoich obowiązków. Sądzimy, że w chwili obecnej najważniejsze jest, aby osoba czy też osoby, które z ramienia Zarządu odpowiedzialne są za dokonywanie przelewów, przekazały faktury o których mówi cała Polska do księgowości aby można je było zaksięgować” – czytamy w dalszej części obszernego wpisu.

„W mediach ciągle pojawia się informacja o konieczności zrobienia audytu. W chwili obecnej to nie jest możliwe gdyż audyt finansowy to badanie przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego sporządzonego na podstawie ksiąg finansowych. Trzeba więc najpierw dokonać księgowania faktur, wyciągów bankowych i pozostałych dokumentów aby na tej podstawie zrobić sprawozdanie i otworzyć w ten sposób możliwość dokonania audytu” – kolejny akapit dotyczy audytu, który zdaniem autorów pomysłu jest niemożliwy do zrealizowania.

„Sądzimy, że nie można pozostawić niewyjaśnionych spraw takich między innymi jak wyżej wymienione wyniesienie niezaksięgowanych faktur do mediów, niestosowanie się do wymogów ustawy o stowarzyszeniach (np. nieksięgowanie faktur i wyciągów bankowych, prawdopodobne nieodprowadzenie podatków), łamanie Statutu czy ustalenie odpowiedzialności” – według kolejnego fragmentu, zarząd nie stosował się do ustawy o stowarzyszeniach.

Publikujemy całą treść oświadczenia, który w imieniu własnym i niżej podpisanych, przedstawiła podczas zebrania KOD Mazowsze Danuta Kuroń. Jego treść została opublikowana też w różnych regionalnych grupach KOD:

„Zespół dobrych usług na rzecz KOD Danuta Kuroń, Halina Flis Kuczyńska, Piotr Niemczyk, Krystyna Skarżyńska, Monika Płatek

Komitet Obrony Demokracji powstał w obronie Konstytucji RP i jest ważnym ruchem obywatelskim – jest czymś więcej niż tylko zarejestrowanym Stowarzyszeniem. KOD przeżywa ciężki kryzys. Istotnym elementem tego kryzysu jest brak przejrzystości finansowej. Mimo upływu czasu organizacja, która finansuje swoje działania ze środków społecznych, nie publikuje sprawozdań. Brak merytorycznych i finansowych sprawozdań KOD jest szczególnie groźny dla Stowarzyszenia i ruchu w sytuacji, gdy w mediach od dłuższego czasu trwa dyskusja o wybranych elementach polityki finansowej organizacji. Trudność sytuacji pogłębia fakt, że dokumenty finansowe KOD nie są prezentowane opinii publicznej w sposób przyjęty w organizacjach, tylko „ujawniane” w formie przecieku przez nieznanych sprawców. Na domiar złego Zarząd Stowarzyszenia nie ma wiedzy o finansach, za które ponosi odpowiedzialność. Równocześnie w Stowarzyszeniu odbywają się wybory do władz. Sądzimy, że nie jest dobrą praktyką dokonywanie wyboru władz organizacji społecznej w sytuacji gdy członkowie tej organizacji nie mają wiedzy o jej finansach, a Zarząd nie podjął wysiłku rozliczenia się z darowizn przekazanych przez społeczeństwo.

W trosce o dobro wspólne postanowiliśmy zwrócić się do Mateusza Kijowskiego z propozycją „dobrej usługi” czyli pomocy w szybkim przygotowaniu informacji o finansach KOD i przełamania kryzysu zaufania. Mateusz Kijowski naszą propozycję przyjął. Sądzimy, że potrzebne jest zorganizowanie pomocy specjalistów w szybkim przygotowaniu sprawozdania merytorycznego i finansowego za rok 2015 i rok 2016. Nieuprzedzone spojrzenie z zewnątrz na poważny kryzys grupy często jest sposobem uniknięcia eskalacji wewnątrzgrupowego konfliktu.

Aby uświadomić Państwu skalę problemu przygotowaliśmy na dzisiejsze Walne Zebranie Mazowsza informację o sytuacji finansowej Stowarzyszenia korzystając ze źródeł ogólnie dostępnych oraz wiedzy zawartej w dokumentach, które mogłyby znaleźć się w sprawozdaniu gdyż zostały formalnie zaksięgowane.

2 grudnia 2015 roku odbyło się w Warszawie spotkanie założycielskie Stowarzyszenia KOD. Uchwalono statut i powołano tymczasowy Zarząd. W celu organizowania zbiórek pieniężnych powołano Komitet Społeczny „Komitet Obrony Demokracji”.

Komitet Społeczny „KOD”, który jest integralną częścią Stowarzyszenia KOD, stosuje trzy sposoby zbierania pieniędzy:

1. Zrzutka internetowa

9 grudnia 2015 Komitet Społeczny „KOD” ogłosił pierwszą internetową zbiórkę pieniędzy na „pomagam.zrzutka.pl”. Do 29 lutego 2016 zebrano 203 255,00 zł. W Apelu o „zrzutkę” była informacja: „Pieniądze będą skrupulatnie rozliczane przez zaufane i autoryzowane przez władze KOD osoby.” Tego rozliczenia do tej pory nie ma.

2. Zbiórka publiczna do puszek

Aby umożliwić przeprowadzanie zbiórek publicznych w rozumieniu ustawy o zbiórkach publicznych Komitet zgłoszony został do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Jego obowiązkiem jest organizacja zbiórki, rozdysponowanie zebranych środków oraz sporządzenie sprawozdania. 31 października 2016 Komitet Społeczny złożył do MAiC sprawozdanie z zebranych do puszek w okresie od 15 grudnia 2015 do 30 września 2016 roku pieniędzy. W sprawozdaniu podano sumę zebranych środków – 1 094 754,70 zł oraz koszty organizacji zbiórki – 787,61 zł. Ustawowy termin przekazania do MAiC informacji końcowej o wydatkowaniu tych pieniędzy jeszcze nie minął, ale informacje cząstkowe adresowane do opinii publicznej, a przede wszystkim Zarządu Stowarzyszenia powinny spływać sukcesywnie. Nie jest także dostępna informacja czy zbierano pieniądze do puszek i ile zebrano w listopadzie i grudniu 2016.

3. Darowizny na konto zarejestrowane przez Komitet Społeczny „Komitetu Obrony Demokracji” w Banku Zachodnim WBK S. A. Nr konta 28 1090 1043 0000 0001 3178 4256 i IBAN: PL 28 1090 1043 0000 0001 3178 4256

Ani informacja o wielkości wpłat ani informacja o ich wydatkowaniu nie zostały dotychczas opublikowane. Komitet został powołany do życia przez Stowarzyszenie na czas przed formalną rejestracją. Po zarejestrowaniu KOD w KRS-ie Komitet nie wyrejestrował konta bankowego więc darowizny od osób fizycznych w dalszym ciągu na to konto wpływają. Musi zostać wyjaśnione dlaczego Komitet Społeczny nie zaksięgował tych wpłat mimo upływu roku rozliczeniowego.

Niezależnie od zbieranych przez Komitet Społeczny pieniędzy również Stowarzyszenie KOD zbiera środki pieniężne na dwa konta przez siebie zarejestrowane przez.

1. Składki członkowskie przelewane są na konto Stowarzyszenia w Volksvagen Bank S. A.

Od 1 kwietnia do 30 listopada zaksięgowano wpływy w wysokości 246 545,86 zł.

2. Darowizny od osób fizycznych na rzecz Stowarzyszenia oraz pieniądze ze zbiórek przelewane przez Oddziały Regionalne wpływają na konto Stowarzyszenia w Idea Bank S. A. Od 1 kwietnia do 30 listopada zaksięgowano wpływy w wysokości 461 756,09 zł.

Stowarzyszenie korzystało z usług księgowych pro bono od 20 października 2016 do 16 stycznia 2017 roku. Ponieważ do księgowości nie docierały wszystkie dokumenty źródłowe w tym wyciągi bankowe w formie umożliwiającej implementację, dokumenty kosztowe, umowy cywilno-prawne, rachunki/faktury były błędnie opisywane, a osoba wydelegowana przez Zarząd nie odbierała telefonów i nie reagowała na monity firma księgowa 16 stycznia 2017 roku zrezygnowała ze współpracy.

Poniżej przedstawiamy cząstkową strukturę wydatków Stowarzyszenia zrobioną na podstawie planu kont oraz wydatkowane kwoty podane na podstawie 192 faktur, które przekazane zostały do księgowości. Daty wystawienia faktur obejmują czas od 1 kwietnia do 30 listopada 2016:

1. Zakup sprzętu komputerowego i telefonów – 22 808,29 zł

2. Koszty Oddziałów Regionalnych (czynsze, koszty eksploatacji, wyposażenie biura, materiały do remontu, artykuły biurowe, usługi promocyjne, koszty marszów i pikiet, od przypinek do wynajmowanych samochodów) – 91 794,87 zł

3. Usługi obce (noclegi, wynajem sal konferencyjnych, gastronomia, transport, telekomunikacja, poczta, sms-y, notariusz) – 45 754,31 zł

4. Wynagrodzenia z tytułu umów cywilno-prawnych z osobami trzecimi – 15 000,00 zł

5. Opłaty za prowadzenie rachunków bankowych – 467,77 zł

6. Koszty strony koduj24.pl: licencje – 10 127,10 zł, honoraria – 49 144,20 zł

7. Koszty gazety Obywatel – 5 866,00 zł

Niestety trzeba powiedzieć, że w Zarządzie Stowarzyszenia KOD nie dzieje się dobrze. Przede wszystkim osoby odpowiedzialne za finanse i obsługę prawną nie dopełniły swoich obowiązków. Sądzimy, że w chwili obecnej najważniejsze jest, aby osoba czy też osoby, które z ramienia Zarządu odpowiedzialne są za dokonywanie przelewów, przekazały faktury o których mówi cała Polska do księgowości aby można je było zaksięgować. Generalną zasadą jest, że faktury po ich zatwierdzeniu i po dokonaniu przelewu powinny w pierwszej kolejności trafiać do księgowości i dopiero później, o ile zapadnie takie prawomocne postanowienie, do mediów. Przypominamy, że prawo nakazuje aby Stowarzyszenie KOD prowadziło księgowość. Zwracamy również uwagę na to, aby osoba przygotowująca dokumenty do księgowania oddzieliła przychody i wydatki z konta Komitetu Społecznego od przychodów i wydatków z kont Stowarzyszenia KOD ponieważ na kontach Stowarzyszenia nie ma wydatków Komitetu i odwrotnie.

W mediach ciągle pojawia się informacja o konieczności zrobienia audytu. W chwili obecnej to nie jest możliwe gdyż audyt finansowy to badanie przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego sporządzonego na podstawie ksiąg finansowych. Trzeba więc najpierw dokonać księgowania faktur, wyciągów bankowych i pozostałych dokumentów aby na tej podstawie zrobić sprawozdanie i otworzyć w ten sposób możliwość dokonania audytu.

Zachęcamy natomiast do dokonania audytu organizacyjnego, wewnętrznego, który pomoże osobom odpowiedzialnym z ramienia Zarządu za finanse zorganizować ten dział w sposób profesjonalny. Sądzimy, że można w tej sprawie zwrócić się z prośbą o pomoc do którejś z cieszących się prestiżem organizacji pozarządowych.

Kolejna sprawa. Statut Stowarzyszenia przewiduje, że sprawy wymagające kontroli załatwiane są przez Komisję Rewizyjną a kwestie sporne i konflikty przez Sąd Koleżeński bądź przez Rzecznika Dyscyplinarnego. Tymczasem wszyscy byliśmy świadkami załatwiania spraw wymagających kontroli i wyjaśnienia nie w sposób przewidziany przez Statut lecz za pomocą instrumentu jakim jest konferencja prasowa. Sądzimy, że absolutnie konieczne jest ustalenie czy Statut został w ten sposób złamany czy też nie.

Sądzimy, że nie można pozostawić niewyjaśnionych spraw takich między innymi jak wyżej wymienione wyniesienie niezaksięgowanych faktur do mediów, niestosowanie się do wymogów ustawy o stowarzyszeniach (np. nieksięgowanie faktur i wyciągów bankowych, prawdopodobne nieodprowadzenie podatków), łamanie Statutu czy ustalenie odpowiedzialności. Nie sądzimy aby Stowarzyszenie mogło wyjść z tego kryzysu o własnych siłach więc proponujemy skorzystanie z pomocy społecznych mediatorów. A jeśli chodzi o ustalenie osobistej odpowiedzialności osób oraz przygotowanie informacji o zebranych i wydatkowanych środkach finansowych, to sądzimy, że właściwe będzie zrobienie tego przed Zjazdem Krajowym.

Sugestia generalna: prowadzenie organizacji społecznej jest tak samo trudne jak prowadzenie firmy. czy dowolnej instytucji publicznej. Konieczne jest działanie zgodne z prawem, przestrzeganie zasad, procedur, dobrych obyczajów. Oczywiście firmy i instytucje publiczne mają środki aby zatrudniać fachowy personel a organizacje społeczne przeważnie tych środków nie mają, więc ryzyko popełniania błędów jest większe. Dlatego organizacje powinny umieć pytać i prosić o pomoc fachowców.

Podsumowując: nasza opinia jest przygotowana na podstawie informacji ogólnodostępnych oraz dokumentów finansowych Stowarzyszenia KOD z okresu od 1 kwietnia do 30 listopada 2016, a także na podstawie protokołu kontroli sporządzonego przez Komisje Rewizyjną Stowarzyszenia KOD bez pewności, że mieliśmy wgląd w komplet dokumentów a także bez wglądu do kont bankowych. Ustalenie rzeczywistej sytuacji finansowej wymaga starannego badania przez specjalistów. Takie badanie uznajemy za niezbędne.

Uważamy również za niezbędne zbadanie finansów Komitetu Społecznego przez specjalistów zewnętrznych. Przedmiotem naszych poszukiwań nie była sytuacja finansowa Komitetu Społecznego „KOD” ani przepływy finansowe pomiędzy Komitetem a Stowarzyszeniem, ale uporządkowanie wiedzy o faktach, która jest dostępna. Nieprawidłowości w dokumentacji finansowej zarówno Stowarzyszenia jak i Komitetu Społecznego – biorąc pod uwagę dynamikę ruchu społecznego – mogą oznaczać niemożność udokumentowania niektórych kosztów, ale nie muszą oznaczać, że pieniądze te zostały wydane niezgodnie z celami ruchu. Jednoznaczną opinię można będzie wydać po szczegółowym i fachowym zbadaniu dokumentacji.

Warszawa, 28 stycznia 2017”.