Prywatne przedłużenie delegacji z biletem na koszt firmy

aktualizacja: 12.08.2017, 19:28
Foto: Fotolia.com

Pracodawca może się zgodzić na to, aby podwładny wysłany w podróż służbową wrócił kilka dni później. Za te dni nie przysługują należności delegacyjne. Należy się natomiast zwrot kosztów podróży powrotnej.

REDAKCJA POLECA

- Pracownik pojechał pociągiem do Berlina. Spędził tam dwa dni (czwartek i piątek), podczas których realizował zadania służbowe. Następnie – za zgodą pracodawcy – pozostał w Berlinie na weekend. Czy możemy rozliczyć powrotną drogę pociągiem? – pyta czytelniczka.

Tak, pracodawca może się na to zgodzić i rozliczyć koszty przejazdu powrotnego. Należy tylko jasno wyznaczyć czas pobytu prywatnego – tj. godzinę w piątek, o której pracownik kończy realizować zadania służbowe.

Podróż służbowa to wyjazd w celu wykonania zadania służbowego. Jej czas musi być zatem powiązany z długością realizacji tego zadania. Skoro czynności służbowe miały być wykonywane w czwartek i piątek, to nie ma żadnych podstaw, aby rozliczać świadczenia delegacyjne przez następne dni. Wypłata diet, ryczałtów przejazdowych czy zwrot kosztów noclegu za czas weekendu byłaby wypłacaniem świadczeń, które nie są już związane z pobytem służbowym. Tym samym nie korzystałyby ze zwolnień podatkowo – ubezpieczeniowych.

Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca wyraził zgodę na rozliczenie w ramach delegacji biletu z innej daty niż koniec delegacji. W rozliczeniu wyjazdu musi jednak zostać wyraźnie wyodrębniony czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych oraz czas będący prywatnym pobytem pracownika.

Takiego podejścia nie kwestionują organy skarbowe. Wskazują na to interpretacje Dyrektora Izby skarbowej w Warszawie z 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09-4/JC) oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 kwietnia 2011 r. (IBPBII/1/415-27/11/BD). W drugiej z nich czytamy:

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż wnioskodawca jako pracodawca zleci swojemu pracownikowi wyjazd w delegację zagraniczną bądź krajową celem wykonania konkretnego zadania. Zlecenie potwierdzone będzie podpisem pracodawcy na druku stosowanym w jednostce. Delegacje będą rozliczane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

W szczególnych sytuacjach pracodawca może na wniosek pracownika wyrazić zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie podróży służbowej lub jej przedłużenie z powodów nie związanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej. W takim przypadku pracownikowi za dni/godziny przedłużenia delegacji wnioskodawca nie będzie pokrywał kosztów noclegu, diet i innych ewentualnych kosztów. Zwraca ma natomiast koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań na podstawie przedłożonego biletu.

Jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrócony pracownikowi koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zadań, na podstawie przedłożonego biletu, będzie podlegał zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mimo że pracownik – z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej – podróż rozpocznie wcześniej lub ją przedłuży.

—Marek Rotkiewicz, prawnik

POLECAMY

KOMENTARZE