- Pracownik pojechał pociągiem do Berlina. Spędził tam dwa dni (czwartek i piątek), podczas których realizował zadania służbowe. Następnie – za zgodą pracodawcy – pozostał w Berlinie na weekend. Czy możemy rozliczyć powrotną drogę pociągiem? – pyta czytelniczka.
Tak, pracodawca może się na to zgodzić i rozliczyć koszty przejazdu powrotnego. Należy tylko jasno wyznaczyć czas pobytu prywatnego – tj. godzinę w piątek, o której pracownik kończy realizować zadania służbowe.
Podróż służbowa to wyjazd w celu wykonania zadania służbowego. Jej czas musi być zatem powiązany z długością realizacji tego zadania. Skoro czynności służbowe miały być wykonywane w czwartek i piątek, to nie ma żadnych podstaw, aby rozliczać świadczenia delegacyjne przez następne dni. Wypłata diet, ryczałtów przejazdowych czy zwrot kosztów noclegu za czas weekendu byłaby wypłacaniem świadczeń, które nie są już związane z pobytem służbowym. Tym samym nie korzystałyby ze zwolnień podatkowo – ubezpieczeniowych.
Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca wyraził zgodę na rozliczenie w ramach delegacji biletu z innej daty niż koniec delegacji. W rozliczeniu wyjazdu musi jednak zostać wyraźnie wyodrębniony czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych oraz czas będący prywatnym pobytem pracownika.
Takiego podejścia nie kwestionują organy skarbowe. Wskazują na to interpretacje Dyrektora Izby skarbowej w Warszawie z 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09-4/JC) oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 kwietnia 2011 r. (IBPBII/1/415-27/11/BD). W drugiej z nich czytamy: