Problemy gmin dotyczące centralizacji rozliczeń VAT

Potrzebne zarządzenie

- Jakie czynności samorząd powinien podjąć przed przejściem na scentralizowany system rozliczania VAT i w jakim terminie?

W przypadku każdej jednostki samorządu terytorialnego (JST) jej organ wykonawczy powinien wydać najpóźniej do 1 stycznia 2017 r. do podległych jednostek organizacyjnych (tylko jednostek budżetowych i zakładów budżetowych) zarządzenie określające kluczowe sprawy związane z centralizacją rozliczeń VAT. Te kluczowe sprawy to: wewnętrzne rozliczenia, aneksowanie umów, zmiana danych na wystawianych i otrzymywanych fakturach, prowadzenie cząstkowych rejestrów sprzedaży i ewentualnie zakupów, składania do własnej JST cząstkowych rejestrów i cząstkowych deklaracji VAT-7, zasad stosowania kas rejestrujących i inne sprawy uznane za ważne przez daną JST.

Nowe obowiązki

- Jakie nowe, główne, obowiązki spadną na samorząd od dnia centralizacji, czyli najpóźniej 1 stycznia 2017 r.?

Już od dnia wdrożenia centralizacji na każdy samorząd spadną nowe obowiązki. Głównie takie, jak pełny nadzór nad prawidłowym rozliczeniem podatku VAT przez jednostki podlegające centralizacji, a także: prowadzenie pełnych rejestrów sprzedaży i zakupów (z uwzględnieniem sprzedaży i zakupów podległych jednostek organizacyjnych), składanie do urzędu skarbowego jednej kompleksowej deklaracji VAT-7 (z uwzględnieniem cząstkowych deklaracji podległych jednostek organizacyjnych).

Jedna deklaracja

- Czy samorząd – od dnia centralizacji – powinien do urzędu skarbowego sporządzić jedną deklarację zbiorczą VAT na podstawie deklaracji złożonych przez swoje jednostki, czy powinien sporządzać deklarację na podstawie złożonych dokumentów przez swoje jednostki?

Od dnia centralizacji każdy samorząd powinien do urzędu skarbowego sporządzić jedną zbiorczą deklarację VAT albo na podstawie cząstkowych deklaracji złożonych przez swoje jednostki, albo na podstawie złożonych dokumentów przez swoje jednostki, albo jednych i drugich dokumentów. Wyboru w tym zakresie samorząd dokonuje wg własnego uznania.

Identyfikator NIP

- Odrębnie każda organizacyjna jednostka samorządu terytorialnego oraz odrębnie każda JST mają swoje identyfikatory NIP. Który NIP należy stosować w umowach, na fakturach i w deklaracji VAT?

W umowach, na fakturach i w deklaracji VAT – od dnia centralizacji – należy stosować tylko i wyłącznie NIP nadany JST, a nie nadany jednostkom organizacyjnym JST. NIP nadany jednostkom organizacyjnym JST powinien być nadal stosowany, ale w innych celach (np. rozliczeń PIT i ZUS).

Wyliczanie prewspółczynnika

- Co to jest prewspółczynnik? Kto jest zobowiązany do jego stosowania i jak go wyliczyć?

Prewspółczynnik jest to wprowadzona od 1 stycznia 2016 r. nowa urzędowa metoda częściowego odliczania VAT z faktur zakupu adresowana głównie do samorządów. Prewspółczynnik jest używany, po pierwsze, wyłącznie w przypadku odliczeń VAT od dokonywanych zakupów wykorzystywanych dla celów działalności mieszanej (tj. zarówno publicznej, jak i gospodarczej). Po drugie, jest stosowany wyłącznie wtedy, gdy inne, dokładniejsze metody (opracowane indywidualnie) nie są możliwe. Sposób wyliczenia urzędowego prewskaźnika podaje zarówno ustawa o VAT, jak i nowe rozporządzenie ministra finansów o prewskaźnikach odliczeń.

Prowadzenie rejestru

- Czy konieczne będzie prowadzenie rejestrów VAT w przypadku, gdy cała sprzedaż jest przedmiotowo zwolniona z VAT?

Chociaż cała sprzedaż jest przedmiotowo zwolniona z VAT, należy prowadzić rejestr sprzedaży. A wszystko to dla celów prawidłowego wypełnienia poz. 10 w deklaracji VAT-7. Natomiast rejestru zakupów się wtedy nie prowadzi, gdyż nie dokonuje się w ogóle odliczeń, jeśli cała sprzedaż jest przedmiotowo zwolniona z VAT.

Kasa fiskalna

- Czy konieczne będzie wprowadzenie kasy fiskalnej, w sytuacji gdy wszystkie wpłaty za świadczone usługi są dokonywane bezgotówkowo?

Jeśli wszystkie wpłaty za świadczone usługi są dokonywane bezgotówkowo, to nie jest konieczne wprowadzenie kasy fiskalnej. Potwierdza to poz. 38 wykazu czynności zwolnionych z ewidencjonowania za pośrednictwem kas rejestrujących.

Dopłaty do obozu

- Placówka opiekuńczo-wychowawcza organizuje w okresie wakacyjnym obóz rekreacyjno-żeglarski dla dzieci i młodzieży z domów dziecka i rodzin naturalnych. Czy po centralizacji do opłat za obóz dla dzieci (sklasyfikowanych statystycznie do PKWiU 55.10.10.0) placówka ta będzie obowiązana naliczać 8-proc. podatek VAT ? Jeżeli tak, to co z odliczaniem podatku naliczonego? Czy placówka będzie mogła odliczać VAT z faktur zakupu artykułów spożywczych i gospodarczych oraz usług dotyczących działalności obozu?

Jeśli usługa ta nie mieści się w katalogu usług opieki społecznej, to placówka opiekuńczo-wychowawcza, organizując obóz rekreacyjno-żeglarski, będzie obowiązana naliczać 8-proc. podatek VAT. – W konsekwencji placówka będzie mogła odliczać VAT z faktur zakupu artykułów spożywczych i gospodarczych oraz usług dotyczących działalności obozu. Jeśli jednak organizacja tego obozu byłaby zaklasyfikowana jako usługi opieki społecznej zwolnione od VAT, to w konsekwencji odliczanie podatku naliczonego nie byłoby wtedy w ogóle możliwe. Wszystko zależy od prawidłowej kwalifikacji tych usług (tj. organizacji obozu).

Wynajem pokoi

- Placówka opiekuńczo-wychowawcza wynajmuje pokoje  na pobyt czasowy osobom kierowanym przez OPS z powodu przemocy w rodzinie. Odpłatność naliczana jest ryczałtowo za jeden dzień pobytu, a odbiorcą usług są poszczególne OPS. Czy usługi najmu pomieszczeń przez tę placówkę dla innych jednostek budżetowych będą podlegać VAT?

Jeśli jednostka świadcząca usługi najmu i jednostka z nich korzystająca są hierarchicznie podporządkowane tej samej JST, to usługi te i związane z nimi opłaty w ogóle nie będą podlegały opodatkowaniu. Będą to tzw. czynności wewnętrzne. Jeśli natomiast jednostki te będą należały do różnych JST, to świadczone pomiędzy nimi usługi będą przedmiotowo zwolnione od VAT jako usługi opieki społecznej (art. 43 ust. 1 pkt 22 ustawy o VAT). Odpłatności z tego tytułu muszą być wtedy wpisane do poz. 10 deklaracji VAT-7.

Stawki czynszu

- Czy czynsz za mieszkanie służbowe, który składa się z opłaty za powierzchnię według stawek ustalonych przez JST, oraz opłaty za  media: tj. wodę i ścieki wg cen zakładu wodociągów i kanalizacji, oraz opłata za gospodarowanie odpadami według stawki obowiązującej w gminie, podlegać będzie opodatkowaniu VAT?

Czynsz za mieszkanie służbowe, który składa się z opłaty za powierzchnię według stawek ustalonych przez JST oraz opłaty za  media, podlegać będzie zwolnieniu od VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT. Kwoty te należy wpisać do poz. 10 deklaracji VAT-7.

Obiady dla dzieci

- Czy odpłatność ponoszona przez ośrodki pomocy społecznej z różnych gmin za obiady dla dzieci objętych ich opieką będzie podlegać opodatkowaniu VAT? Jeśli tak, to z jaką stawką?  Obiady dzieci spożywają w szkole, a odbiorcą usług są poszczególne OPS.

Odpłatność ponoszona przez OPS z różnych gmin za obiady dla dzieci objętych ich opieką będzie zwolniona od VAT. Są to bowiem bezspornie usługi pomocy społecznej. Jeśli jednak jednostki te będą podlegały hierarchicznie pod tę samą JST, to opłata ta będzie traktowana jako nieopodatkowana VAT czynność wewnętrzna.

Rozmowy telefoniczne

- Czy zwrot kosztów za rozmowy telefoniczne pracowników oraz odpłatność za posiłki ponoszona przez pracowników i inne osoby fizyczne podlegać będzie VAT i z jaką stawką?

Zwrot kosztów za rozmowy telefoniczne pracowników podlegać będzie VAT ze stawką 23 proc. Natomiast odpłatność za posiłki ponoszona przez pracowników i inne osoby fizyczne, podlegać będzie VAT ze stawką 8 proc.

Kasy rejestrujące

- Czy w przypadku świadczenia ww. usług na rzecz pracowników (a także sporadycznie na rzecz innych osób) nastąpi obowiązek stosowania kas rejestrujących, jeśli w jednostce nie zostanie  przekroczony limit 20 000 zł dotyczący usług świadczonych dla osób fizycznych?

Po centralizacji w przypadku świadczenia ww. usług  nastąpi teoretyczny obowiązek stosowania kas rejestrujących, nawet jeśli w jednostce nie zostanie  przekroczony limit 20 000 zł dotyczący usług świadczonych dla osób fizycznych. W praktyce będzie to się jednak odnosiło wyłącznie do odpłatności za posiłki ponoszonej przez inne osoby fizyczne. Wszelkie bowiem usługi świadczone wobec pracowników są zwolnione z kas (poz. 35 wykazu czynności zwolnionych z kas).

Wynajem pomieszczeń

- Czy szkoła, wynajmując garaż osobom fizycznym lub plac – boisko osobom fizycznym, a także osobom prowadzącym działalność gospodarczą, będzie musiała od tych usług naliczać VAT?

Każdy wynajem (oprócz mieszkaniowego) jest objęty VAT ze stawką 23 proc. Dotyczy to także wynajmu przez szkołę pomieszczeń garażowych dla osób fizycznych oraz wynajmu placu – boiska dla osób fizycznych, a także osób prowadzących działalność gospodarczą.

Duplikaty dokumentów

- Czy opłaty za wydanie duplikatów dokumentów szkolnych, tj. legitymacji i świadectw, będą podlegać VAT? Wysokość opłat ustalana jest przez MEN.

Wydanie duplikatów dokumentów szkolnych jest objęte zwolnieniem od VAT (art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy o VAT), a odpłatność z tego tytułu należy wykazać w poz. 10 deklaracji VAT-7.

Baner reklamowy

- Czy usługa wynajmu części ściany budynku pod rozwieszenie baneru reklamowego będzie podlegać opodatkowaniu VAT?

Wynajem części ściany budynku pod rozwieszenie baneru reklamowego będzie podlegać opodatkowaniu VAT ze stawką 23 proc.