Wraz z wejściem w życie ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (dalej: tarcza antykryzysowa 1.0.) zaczęły obowiązywać nowe rozwiązania odnośnie do zdalnego odbywania zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy (dalej łącznie: zgromadzenie). Chodzi o przepisy art. 2341 i art. 4065 Kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh), które regulują możliwość przeprowadzenia zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (e-zgromadzenie). Może to więc stanowić znaczne ułatwienie dla wspólników lub akcjonariuszy, którzy z uwagi na ograniczenia związane z COVID-19, nie będą w stanie wziąć osobistego udziału w zgromadzeniu, podczas którego miałoby dojść do zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Brak wyłączenia
Warunkiem skorzystania z możliwości odbycia e-zgromadzenia jest brak odpowiedniej wzmianki w umowie lub statucie spółki, wyłączającej dopuszczalność przeprowadzenia zgromadzenia przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. Rozważając zatem skorzystanie z omawianej formy organizacji obrad zgromadzenia należy w pierwszej kolejności ustalić w tym zakresie aktualne brzmienie umowy lub statutu spółki. W razie zaś stwierdzenia istnienia odpowiedniego postanowienia wykluczającego możliwości organizacji e-zgromadzeń, skorzystanie z możliwości odbycia e-zgromadzenia wiązać się będzie z koniecznością odpowiedniej zmiany umowy lub statutu spółki.
Czytaj też: Koronawirus a sprawozdanie finansowe za 2019 rok: pandemia to też zdarzenie po dniu bilansowym
Decyzji o zdalnej organizacji zgromadzenia
Zarówno w przypadku spółki z o.o., jak i spółki akcyjnej, decyzję o zdalnym udziale w zgromadzeniu podejmuje podmiot je zwołujący. W odniesieniu do sp. z o.o. w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
